top of page

Éljenek a könyvelési hibák!

Bevezetés a lean módszer alapjaiban, könyvelőirodaként


Ha könyvelőirodai modernizálásról beszélünk, akkor mindenkinek az automatizáció és a digitalizáció jut eszébe.


A digitális technológiákra épülő automatizációnak azonban van két hosszú távon is költséges hátránya, ami leginkább akkor üti fel a fejét, ha úgy automatizálunk, hogy alapfolyamataink eleve rosszak, vagy nem illeszkednek a digitalizáció logikájához. (Rupprecht -Kahler -Ovelles, 2013):

  1. A gépek csak azt tudják megcsinálni, amit mi (emberek) mondunk nekik

  2. a gépek nem túl jók abban, hogy ítélkezzenek vagy kivételeket kezeljenek.

Egyszerűen mondva, például hiába vezetünk be egy forradalmi OCR alapú szállítói számla felismerést, hiába várunk, mint a messiásra, hogy új könyvelőprogramunk NAV xml adatokat fogad, az nagyon drágává és gyorsan teherré válhat, ha nem értjük meg (újra) a szállítói számlák kezelésének alapfolyamatait, vagy saját irodánk és technológiánk helyzetét a teljesen megújult digitális környezetben, ahol a könyvelési anyagokat kell éppen összehalásszuk. És ilyenkor jönnek tapasztalt kollégáink mondatai:


"ezt kézzel ezerszer gyorsabban meg tudom csinálni."

Számos olyan szempont lehet tehát, mely egy új rendszer bevezetése előtt átgondolandó, javítandó vagy alakítandó, ahhoz, hogy digitalizációs beruházásunk valóban megtérüljön. Ebben segíthet a lean mint módszertan, ami azért forradalmi, mert az alapfolyamatokkal foglalkozik.

Mi a lean?

A lean menedzsment néhány évtizeddel ezelőtt radikális újszerűségével robbant be az autóiparba, majd szépen lassan minden egyéb termelő szektorba és jelenleg világszinten teszteli, hogyan válhat domináns vállalatszervezési rendszerré a szolgáltatások körében (Losonci, 2010)

A könyvelés, mint technológiai folyamat már első ránézésre is sok hasonlóságot mutat az autógyártással, de ha mélyebbre ásunk, akkor még több összefüggést találunk a két technológia között.

Nem véletlen, hogy a lean, — szolgáltatások esetében- a nagyvállalatok számviteli osztályán ütötte fel először a fejét és ott gyors, áttörő és bizonyított sikereket okozott (Rupprecht -Kahler -Ovelles, 2013)

A pazarlás megszüntetése

A lean menedzsment célja a pazarlás/ a selejt mindennemű formájának megszüntetése. A pazarlásoktól mentes folyamatok gyorsabbak, megbízhatóbbak, jobb minőséget eredményeznek, de talán mindennél fontosabb, hogy alacsonyabb költségek mellett működtethetőek. (Losonci, 2010)

Egy lean könyvelőiroda a tevékenységeit elsősorban az alapján alakítja ki és az alapján dönti el, hogy mi pazarló és mi nem.

Ügyfélnek történő értékteremtés a központban!

A lean szempontjából minden selejt, ami nem az ügyfél érdekében történik.


2019-ben egy 800 fős könyvelői kutatásban a válaszadók több mint 40%-a, kifejezetten az ügyfelének vállalkozói képességét okolta saját könyvelői vállalkozásának hatékonytalansága miatt, de további 40%-a a válaszadóknak, ha nem is őket okolta, de általánosságban alkalmatlannak gondolta ügyfelét egy vállalkozás vezetésére.

llyen környezetben bár nagyon nehéz meghonosítani a leant, de ha sikerül, akkor annál nagyobb eredményeket hoz a piaci többi szereplőjéhez képest.


De ki egyáltalán a vevő?

Egy lean átszervezés nulladik lépése megérteni azt, hogy ki a “vevő”. Bár az esetek többségében nyilván ügyfelünk lesz egy folyamat központja, mégis számos olyan könyvelőirodai munkafolyamat létezik, ahol a “vevő” nem feltétlenül az ügyfél, hanem mondjuk egy másik osztály vagy kolléga, vagy akár az állam egy bank, satöbbi. (Például az évvégi zárás során elképzelhető, hogy azt a kollégát, vagy csapatot fogjuk vevőnek tekinteni saját irodánkban, akik a beszámolót készítik össze, és az ő szempontjukból vizsgáljuk az értékes és pazarló folyamatokat a zárással kapcsolatban.)

Párbeszéd: mi a termék, vagy a szolgáltatás?

A vevő azonosítása után, kulcsfontosságú egy párbeszéd keretében definiálni a vevői értéket, és lefordítani egy meghatározott áron, meghatározott képességeket kínáló termékre. A lean folyamatok kialakítása során mindig azt a kérdést tesszük fel, hogy „Mit vár el a vevő ettől a folyamattól?”. Ami a vevő számára nem teremt értéket, amiért a vevő nem fizet, azt a lean veszteségnek (pazarlásnak) tekinti, és a munkafolyamatok hatékonyságát ezeknek a veszteségeknek a megelőzésével, megszüntetésével vagy minimálisra csökkentésével növeli.

Ha a “termék” megvan.

Miután egész pontosan értjük mi a termék vagy a szolgálatás egy adott folyamaton belül, a lean módszertannak még három nagyon fontos lépése van:

  1. Áramlás tervezése: Azaz miként lehet megszakítás nélkül elvégezni az értékteremtő tevékenységeket, illetve mi az értékteremtő tevékenységek legjobb sorrendje.

  2. Húzásos rendszer: pontosan minek, mikorra, mekkora mennyiségben és hol kell rendelkezésre állnia.

  3. Folyamatos fejlesztés: ha a fenti kettőt kialakítottuk, mit és hogyan fejlesszünk tovább.

A cikk keretei nem teszik lehetővé mindegyik folyamat tárgyalását konkrét könyvelőirodai helyzetekre, azonban az utolsóval, a fejlesztéssel kapcsolatban néhány fontos gondolatot mindenképpen ki kell emeljünk.

Éljenek a hibák!

Társadalmunk a hibákat főleg munkahelyi környezetben sokszor fetisizálja. (ebben a könyvelői társadalom egyébként is élen jár, szinte a könyvelők DNS-ében van a hibakeresés és megtalálás istenségként való tisztelése). Kutatásaink alapján sok könyvelőirodai vezető tapasztalja, amikor egy tehetséges munkavállalóval szemben egy pillanat alatt húznak fel egy bizalmi-alapú ellenséges frontvonalat kollégái, azért mert az sokat hibázik.


A “hibázó” ezután nagyon hamar eszkalálódik, majd gyorsan el is elhagyja a fedélezetet. Ez egy könyvelőirodában elég normális és nem igazán róható fel senkinek.


A lean azért elemántáris erejű csapatépítő módszer is, mert amikor valaki hibázik, akkor azt egy lean szervezet megünnepli . A hibák számának növekedése szinte egy érv arra, hogy eszeveszett csapatépítő bulit szervezzen a lean menedzsment.

Az öröm oka igen egyszerű: A lean felfogásában a hiba egy jel azzal kapcsolatban, hogy a fent bemutatott lean folyamat során(megismerés, érték definiálás, áramlás tervezés, húzásos rendszer) valamit nem jól gondoltunk magáról a környezeről, vagy a folyamatról. Így nem az embert hibáztatjuk, hanem magát a rendszert. (“blame the process not the people”)

A rendszer hibáztatása pedig óriási lehetőség arra, hogy azt gyorsan, (lehetőleg azonnal) kijavítsuk és ezzel ismét szervezetünk/vállalatunk értékét növeljük. Ez pedig ünneplésre ad okot.

Ez a fajta “hiba-deperszonalizáció” hosszú távon óriási eredményeket jelent, főleg egy állandóan munkaerőhiányos könyvelőirodai csapatban. Ha a csapatunk, a munkavállalóink valóban elhiszik a “blame the process not the people” elvet, vagy azt, hogy a hibák jó dolgok, akkor idővel azt fogjuk tapasztalni, hogy szinte mindenki automatikusan együtt gondolkozik, dolgozik azon, hogy folyamatosan vevői értéket teremtsen, ami egyidejűleg javítja a munkahelyi morált, a csapat szellemet és az elköteleződést cégünk felé. ((Rupprecht -Kahler -Ovelles, 2013)


Ha hasonló gondolatok foglalkoztatnak, sőt szeretnéd elsajátítani a QUiCK új haladói könyvelői modulját, velünk a helyed egy üdítő nyári eseményen, melyről további információkat itt találsz.

Felhasznált irodalom:

Rupprecht-Kahler-Ovalles: Finance Transformation: A lean approach to increase value.

Losonci Dávid: Bevezetés a lean menedzsmentbe — a lean stratégiai alapja.

Eric Ries: Lean Startup

Kránitz Éva: Lean Szemlélet

Jean Cunningham: How to apply lean principles and lean tools to accounting


Комментарии


Legyen egy QUiCK fiókod minden kötöttség nélkül.

Nem kell bonyolult rendszerbevezetésekkel bajlódj. Fejlettebb technológiát használhatsz, mint a nagyok. Mindezt egy jobb vacsora áráért. 

Csomag kiválasztása

Számlabox

6 000 Ft + áfa/hónap

Mini pénzügyi rendszer a legkisebb vállalkozóknak, ha egy helyen szeretnéd kezelni számláidat, azok fizetettségét és vállalkozásodat érintő alapvető számokat. A fiókot könyvelőd is eléri. Összesen 10.000 bejövő és kimenő számláig. 

Okosbox

8 000 Ft + áfa/hónap

Pénzügy számlaiktatással, bejövő- és kimenő számlakezeléssel, utaláskönnyítéssel. Kategóriák és címkék alapján látod havi eredményeidet. A fiókot könyvelőd is eléri. Összesen 10.000 bejövő és kimenő számláig. 

Multibox

20.000 Ft + áfa/hónap

Dönts szabadon, hogy ki milyen számlákhoz fér hozzá, legyen csak rád jellemző számlaiktatási- és jóváhagyási folyamatod. Mindenki csak azokat az eredményeket lássa, amiért valójában felel. Összesen 10.000 bejövő és kimenő számláig. 

Enterprise

Minden funkció, korlátlan tranzakció számmal. Dedikált ügyfélszolgálat és onboarding.  Nemcsak költségeidet kategorizálhatod, vagy címkézheted automatikusan, de egyedi szkriptekkel a bevételeket is.

bottom of page