Költségoptimalizálási checklist cégvezetőknek

Az infláció és az elmúlt években tapasztalható folyamatos költségnövekedés mély nyomot hagyott a KKV szektorban. Ezért mondhatjuk, hogy a jelenlegi gazdasági helyzetben minden költségnek fokozott jelentősége van a vállalkozások számára. 

Cégvezetőként bizonyára Te is nagy nyomást élsz meg. A folyamatosan változó piaci környezet, a növekvő kiadások és a bizonytalan bevételek mellett nem könnyű minden fronton helytállni. Gyakori, hogy a költségek részletes átvizsgálása hátrébb sorolódik a teendők listáján, hiszen mindig van sürgősebb ügyfélkérés vagy valamilyen napi operatív feladat. Nem beszélve arról, hogy sokan küzdenek halogatással, amikor a költségoptimalizálásra gondolnak, pedig a mostani helyzetben ez az egyik legjobb, amit a cégedért tehetsz.

Ebben a cikkben egy checklist-et mutatok be Neked a vállalati költségek átvilágításához és optimalizálásához. Kezdjük azzal, hogy miért is olyan nehéz nekilátni ennek a feladatnak.

Miért halogatjuk a költségek átvilágítását?

A halogatás sokszor észrevétlenül, de életünk része. Jó hír viszont, hogy egy kis tudatossággal könnyedén legyőzhetjük. Nézzük át milyen tényezők állnak annak a hátterében, hogy halogatjuk a kiadások áttekintését:

• Félelem a kellemetlen felismerésektől: Emberi tulajdonság, hogy ha tartunk tőle, hogy valami rossz hírt tartogat, hajlamosak vagyunk inkább homokba dugni a fejünket. Attól tarthatsz, hogy a költségátvilágítás során kiderül, mennyi pénz folyt el feleslegesen, és ez nyomasztó érzés lehet. Azonban lássuk be, a számokkal való szembenézés az első lépés lehet a korábbi hibák kijavítása felé, és jobb most szembesülni ezzel, minthogy később akár nagyobb baj legyen.

  
  

• Időt “kell” szakítani rá: A napi operatív tennivalók mellett nehéz időt szakítani a pénzügyek stratégiai elemzésére. Gyakran érezheted úgy, hogy „most nincs idő Excel-táblákat bújni”, hiszen ezer más feladat vár. Sajnos rossz hírem van. Szinte sosem lesz erre “megfelelő pillanat”, úgyhogy itt az idő betervezni a naptáradba egy néhány órás időintervallumot, amikor sort keríthetsz az áttekintésre. Hidd el meg fog térülni!

  
  

• A változástól való irtózás: A megszokott bankot vagy szolgáltatót otthagyni, felmondani egy régóta fennálló szerződést, vagy átalakítani a belső folyamatokat kényelmetlen és bizonytalan érzéssel jár. Sokszor ragaszkodunk a régi, jól ismert dolgokhoz, de érdemes néha kibillenteni ebből magunkat, mert sokkal jobban járhatunk.

Hogyan lehetünk tudatosabbak a pénzügyi döntésekben? 

Nulladik lépés, hogy felismerjük, a költségek átvilágítása valóban szükségszerű „karbantartása” a vállalkozásunknak. Ezt követően érdemes bejegyezni a naptárunkba magunknak egy ismétlődő időpontot (például negyedévente), amikor ezzel foglalkozunk. 

A következőkben bemutatom azt a checklist-et, amin végig tudsz menni, akár egyfajta sorvezetőként is szolgálhat.

1. Bankköltségek – számlavezetés és tranzakciók áttekintése

2. Havi előfizetések – szoftverek és szolgáltatások leltára

3. Szállítói szerződések – költségek felülvizsgálata, alternatívák keresése

4. Oktatási költségek – egy kis tudatossággal sokat nyerhetünk

5. Adminisztráció – ahol sok kicsi tényleg sokra megy

1. Bankköltségek – számlavezetés és tranzakciók áttekintése

Első lépésként vedd górcső alá, mennyit fizetsz a bankolásért éves szinten. Sokszor a bankszámla díjain, egyéb banki költségeken lehet a legkönnyebben faragni. Szerencsére ma már törvény is segíti az átláthatóságot: minden év január 31-ig a bankokat jogszabály kötelezi arra, hogy részletes díjkimutatást küldjenek ügyfeleiknek az előző év banki költségeiről. Ha még nem láttad a tavalyi évre vonatkozó kimutatást, keresd meg a netbankodban, vagy a banki levelek között. Sokan nem is tudnak róla, hogy létezik ilyen összesítés. 

• Rejtett díjak felkutatása: Az éves díjkimutatás vagy akár a havi számlakivonatok alapján nézd át a főbb banki költségtételeket! Mennyit fizettél számlavezetési díjra, utalásokra, kártyadíjra, SMS értesítőkre, készpénzfelvételre? Ha az áttekintés után soknak érzed, érdemes tovább menni a témában és alternatívákat keresni.

  
  

• Tárgyalj a bankoddal: Mielőtt végleg bankot váltanál, adhatsz egy esélyt a jelenlegi bankodnak is. Vannak esetek, amikor egy ügyfélmegtartó kedvezmény vagy egy számlacsomag-váltás is jelentősen csökkentheti a díjakat. Vázold fel a banki kapcsolattartódnak, hogy szeretnél csökkenteni a bankköltségeken, és kérdezd meg, tudnak-e versenyképesebb feltételeket nyújtani. A pénzintézetek is kezdik felismerni, hogy erős a konkurencia a fintech cégek részéről, így lehet, hogy hajlandóak engedni a díjakból.

  
  

• Bankváltás és fintech megoldások: Ha a díjak magasak és úgy érzed nem érdemes maradni a jelenlegi bankodnál, nézz körül a piacon kedvezőbb ajánlatokért! Ma már elérhetők kifejezetten vállalkozóknak szánt digitális banki megoldások. Például a BinX egy magyar fintech, amely kedvező díjazású számlavezetést és extrém alacsony, fix utalási díjakat kínál. Ugyanígy, a Revolut Business és a Wise is versenyképes díjakkal dolgozik. Bár azt hozzá kell tenni, hogy a Revolut és Wise esetén szükség lesz egy másik belföldi pénzforgalmi számlára is, míg a BinX számla teljes értékű pénzforgalmi számlának felel meg, amely a NAV felé is bejelentésre kerül, valamint a cégnyilvántartásban is megjelenik.

  
  

• + 1 tipp: Tranzakciós illeték megkerülése fizetési kérelemmel: Magyarországon az utalásokat tranzakciós illeték terheli, amit jellemzően a “hagyományos” bankok továbbhárítanak rád. Van azonban egy okos trükk ennek elkerülésére: a fizetési kérelem használata. Ez egy banki szolgáltatás, amellyel tulajdonképpen megfordítod az utalást – a kedvezményezett indít egy kérelmet, amit a fizető fél egy gombnyomással jóváhagy. Érdemes utánanézni a bankodnál: ha például rendszeresen utalsz nagyobb összegeket partnereknek, a fizetési kérelemmel sokat spórolhattok. Bővebb információt erről ebben a blogcikkben olvashatsz.

  
  

2. Havi előfizetések – szoftverek és szolgáltatások leltára

Ma már szinte minden szolgáltatás havidíjas: szoftverek, felhő, telefon, internet, adatbázisok, streaming – ezek sokszor automatikusan vonódnak  a bankszámláról, és ezért könnyen megfeledkezhetünk róluk. Itt az ideje rendet tenni!

Első lépésként nézd át az elmúlt 1 év ismétlődő kiadásait. Már egy egyszerű lista is sokat segíthet, amelyet akár excelben is elkészíthetsz.

• Szelektálj bátran: A havi előfizetések listájára érdemes úgy ránézni, hogy közben átgondolod mit használtok ténylegesen, mire van szükség, és melyik előfizetés felesleges, vagy esetleg túl drága. Gyakori, hogy több ugyanolyan vagy hasonló funkcionalitással bíró szoftverre is előfizettünk, érdemes választani ilyenkor.

  
  

• Versenyeztesd a szolgáltatókat: Egy gyors árajánlat-kérés új szolgáltatóktól gyakran nagy segítség. Egyrészt ha valóban jobb ajánlatot kapunk, akkor válthatunk, másrészt lehetséges, hogy ha megemlítjük a jelenlegi szolgáltatónál a váltási dilemmát, akkor jobb díjat ajánlanak. 

  
  

• Éves előfizetés választása: Ha biztosan használjátok és szükség van az adott előfizetésre, érdemes megnézni a konstrukciókat. Számos esetben, ha az éves díjat választjátok, akkor akár 10–20% kedvezmény is jár.

  
  

• Állíts be emlékeztetőket: Egy naptárbejegyzés a próbaidők vagy éves újraindulás előtt megvédhet a felesleges költségektől.

  
  

👉 Tipp: Ha van QUiCK fiókod, ez a havi előfizetési díjakból álló lista gyakorlatilag néhány kattintás. Hiszen nálunk minden számlád egy helyen van, a rendszer akár automatikusan kategorizálja és címkézi őket – így bármilyen időszakra rá tudsz szűrni, pillanatok alatt átlátva, mire mennyi megy el. Lehet, hogy egy QUiCK előfizetés elsőre egy újabb “luxusköltségnek” tűnik, de hamar megtérül, ezt megígérjük.

3. Szállítói szerződések – költségek felülvizsgálata és alternatívák keresése

Minden bizonnyal számos külső beszállítóval dolgozik a vállalkozásod: legyen szó alapanyagokról, irodai szolgáltatásokról (például takarítás, karbantartás), könyvelésről, IT támogatásról vagy éppen marketing ügynökségről. Íme néhány tipp a szállítói szerződések optimalizálásához:

• Éves szállítói költségkimutatás készítése: Ahogy a banki költségeknél megnéztük az éves kimutatást, úgy érdemes a saját könyvelési adataidból is lehúzni egy összesítőt, hogy tavaly melyik beszállítónak mennyit fizettél összesen. Prioritásként kezeld a listán a legnagyobb tételeket. Ezen költések kapcsán van esély az alkura vagy változtatásra. Ha van vállalati kontrolling rendszered (pl. a QUiCK-ben pár kattintással lekérhető egy éves szállítói riport), használd ki ezt a lehetőséget. Ha nincs, kérd meg a könyvelődet, hogy segítsen egy Excel-listát összeállítani a partnerek szerinti bontásban. Sok könyvelőprogramból ez egyszerűen kinyerhető adat.

A lényeg, hogy áttekinthetően lásd, mire mennyit költöttél. Egy modern digitális kontrolling eszköz, mint a QUiCK, valós időben megmutatja projektenként vagy akár költségnemenként az eredményeket, ÁFA pozíciót, 30 napos likviditást. Ha nincs ilyen eszközöd, egy jól felépített Excel is megteszi. Készíts kimutatást (pivot táblát) pl. beszállítók szerint rendezve: lehet, hogy kiderül, egyes beszállítóknál indokolatlanul magasak a költségek bizonyos időszakokban, vagy felfedezel egy régi szerződést, amit már nem használtok ki, de a rendelkezésre állási díját még mindig fizetitek.

• Szerződés-felülvizsgálat és újratárgyalás: Vedd elő a legnagyobb költségű szállítói szerződéseket, és nézd át a feltételeket. Lehet, hogy évekkel ezelőtt kötöttétek, azóta pedig változott a piac. Példa: Ha az irodai takarítást még 2020-ban fix havidíjért szerződted le, érdemes megkérdezni, adna-e kedvezményt a szolgáltató a folyamatos megbízásért cserébe – főleg, ha időközben csökkent az irodatér vagy a takarítás gyakorisága (pl. részben home office-ra tértetek át). Ez lehet egy nyugodt, közös gondolkodás is a partnereddel, egyszerűen kérdezz rá: van-e mozgástér a díjak vagy a szolgáltatás tartalmának optimalizálására? A lojális partnerek gyakran inkább engednek kicsit az árból, minthogy elveszítsenek Téged ügyfélként.

  
  

• Versenyeztesd a beszállítókat is: Ahogy az előfizetéseknél, itt is érdemes körülnézni a piacon. Kérj be alternatív ajánlatokat más potenciális beszállítóktól.

  
  

• Ingyenes vagy olcsóbb megoldások keresése: Bizonyos szolgáltatásokra találhatsz költségkímélő alternatívát is. Ha például PR-ügynökség helyett házon belül egy lelkes kolléga átmenetileg ellátná a sajtókommunikációt. Természetesen nem arról van szó, hogy mindent le kell építeni, de érdemes kreatívan végiggondolni, hol tudnád ugyanazt a végeredményt olcsóbban vagy hatékonyabban elérni.

  
  

4. Oktatási költségek – egy kis tudatossággal sokat nyerhetünk

A tanulásba fektetni mindig jó döntés, de nem minden képzés hozza vissza az árát, különösen szűkösebb időszakban. Ilyenkor érdemes tudatosabban végiggondolni, hogy mely képzések szükségesek valóban, vagy hogyan lehetne fejlődni költséghatékonyabban.

• Építsetek belső tudásbázist: A csapatodban minden bizonnyal rengeteg értékes tapasztalat és tudás van. Egy megosztott mappa, egy egyszerű belső wiki (nálunk kreatív módon QUiCKIPEDIA 😀),  vagy egy házon belüli mini tréning sokszor többet ér, mint egy külső tanfolyam.

  • 💡 Tipp a gyakorlatból: Mi, a QUiCK-nél imádjuk a belső tudásanyagok készítését. Amit egy ügyfél megkérdez, abból születik cikk, videó vagy click trainer. Így legközelebb gyorsabban tud segíteni az ügyfélszolgálat, vagy az ügyfél magától is megtalálja a választ. Van belső (csapaton belüli), és nyilvános, ügyfeleknek szóló tudástárunk is – itt megnézheted a QUiCKIPEDIA-t.

    
    

• Használjatok fapados, de hatékony forrásokat: Mielőtt beiratkozol egy drága képzésre, nézzetek körül ingyenes vagy kedvezőbb árral rendelkező online tananyagok között. Nem is gondolnánk mennyi értékes, de mégis árban elérhető, vagy éppen ingyenes képzésből válogathatunk.

  
  

• Képzés okosan, rotációban: Ha mégis szükség van külső tréningre vagy konferenciára, nem kell mindenkinek egyszerre mennie. Elég ha részt vesz egy-két kolléga, akik utána megosztják a tanultakat a többiekkel, így egy képzésből többen profitálhatnak.

  
  

• Figyeld a támogatásokat: Időnként pályázatok is elérhetők vállalati képzésekre. Ha már költesz fejlődésre, miért ne tennéd támogatott forrásból?

  
  

5. Adminisztráció – ahol sok kicsi tényleg sokra megy

Az adminisztráció sokszor láthatatlan költségforrás: nyomtatás, postázás, irattárolás, manuális adatkezelés – mind olyan tétel, ami külön-külön kicsi, de éves szinten jelentős lehet. A digitalizáció nemcsak időt, hanem pénzt is megtakarít, miközben növeli az átláthatóságot.

• Nyomtatás helyett digitalizáció: Csökkentsd a nyomtatást és vizsgáld felül a nyomtató bérleti csomagot  is (ha van). Amit lehet, archiváljatok elektronikusan – nemcsak olcsóbb, de könnyebben visszakereshető és bárhonnan elérhető.

  
  

• Számlázás és könyvelés összekapcsolva: Az elektronikus számlázás ma már alap, a papíralapú nyilvántartás teljesen kiváltható. A Számlázz.hu és a QUiCK integrációja lehetővé teszi, hogy a számlák valós időben, automatikusan kerüljenek be a pénzügyi rendszerbe, felesleges kézi rögzítés, hibázási lehetőség nélkül. Sőt ezeket a könyvelőd is eléri, így a könyvelési anyagok átadása rémegyszerűvé válik.

  
  

• Számlák jóváhagyása: Egy-egy manuális számlaellenőrzési és jóváhagyási kör akár napokba is kerülhet. Online workflow-val nemcsak gyorsabb, hanem nyomon követhető, kiszámítható folyamatot kapsz, ami a pénzügyi fegyelemhez is hozzájárul. + tipp: A QUiCK-kel a jóváhagyás is személyre szabható, bármikor láthatod mely számlák várnak jóváhagyásra, vagy éppen melyek lettek jóváhagyva.

  
  

• Integrációk, adatkapcsolatok kihasználása: Ha több rendszert használsz, nézd meg, hogyan tudnak együttműködni. A QUiCK például nemcsak a számlaadatokat veszi át automatikusan, de akár banki utalási csomagot is generál, így a fizetés is néhány kattintásra egyszerűsödik.

  
  

💡 Az adminisztráció optimalizálása nem csak hatékonysági kérdés. Közvetlen költségmegtakarítást, gyorsabb döntéshozatalt és jobb pénzügyi kontrollt hoz. Ha szeretnéd a QUiCK-et bevezetni, de előtte konzultálnál egy szakértővel, vagy szeretnéd, ha felmérnénk az igényeidet és fognánk a kezed a QUiCK-be való “beköltözésnél”, akkor nézz körül onboarding (bevezetési) szolgáltatásaink között!

6. Céges utazások – új szokásokkal is lehet hatékony a működés

Az üzleti utak és helyi közlekedés terén gyakran a megszokás vezeti a döntéseinket, pedig egy kis tudatossággal jelentős költség csökkenthető, anélkül, hogy a működés vagy a kollégák kényelme csorbulna.

• Céges autó vs. tömegközlekedés: Egy autó fenntartása sokkal többe kerül, bár talán ezt senkinek nem kell bemutatni. Városon belül gyakran gyorsabb és olcsóbb is a BKK vagy a közösségi közlekedés. Munkáltatóként akár hozzájárulást is adhatsz a bérlethez. Ez egyszerre motiváló és költséghatékony megoldás.

  
  

• Alternatívák a taxira: Rövidebb utakra kiváló opció lehet a MOL Bubi, roller vagy carsharing – olcsóbb, gyorsabb, környezetbarátabb.

  
  

• Online találkozók, ha csak lehet: Ha egy megbeszélés megoldható videóhívással, spórolhatsz az utazáson, a munkaidőn és az adminisztráción is. Természetesen ahol szükséges tartsátok meg a személyes meetingeket, de ahol nem feltétlenül kell a személyes jelenlét, tökéletesen működik egy online egyeztetés is.

  
  

Mit vigyél magaddal ebből?

Bevallom, én is sokáig halogattam, hogy a saját kiadásaimat végignézzem és kategorizáljam. Egyszerűen nehéz rászánni magunkat, amikor amúgy is ezer más dolgot kell menedzselni, főleg vállalkozóként.

Ha azonban végül ráveszed magad és időről időre végigmész ezen a listán, egy stabilabb, átláthatóbb vállalkozást építesz, ami a nehezebb időszakokat is jobban fogja bírni.

És ha ehhez szeretnél egy megbízható, valóban szerethető eszközt, akkor szívből ajánlom, hogy próbáld ki a QUiCK-et, 30 napig teljesen ingyenesen. 

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!