Eredmény konszolidáció QUiCK okos funkciókkal.
Miért hozunk létre több céget?
A kis- és középvállalkozások körében gyakran merül fel az igény, hogy ne egyetlen vállalatban összpontosuljon minden tevékenység. Az indokok különbözőek lehetnek, lyen például az adóoptimalizáció, a vagyonkezelés, amely biztosítja, hogy külön entitásokon keresztül jobban megóvhatók legyenek a vállalat értékei. De lehet olyan helyzet is, hogy üzletágakat elkülönítve szeretnénk kezelni, és így egy-egy vállalkozás, vagy annak menedzsmentje célirányosan fókuszálhat a rá bízott feladatra.
A "többcéges" struktúra egy fejlődő vállalkozás számára teljesen természetes lépés, de ugyanakkor új kihívásokat is hoz magával. A legjelentősebb ezek közül a konszolidáció igénye, vagyis annak szükségessége, hogy a különböző cégeink pénzügyi adatait egy átfogó, csoportszintű nézetbe rendezzük.
A cikkben ezzel a problémával, sőt ezek közül is az eredmény konszolidáció problémájával foglalkozunk, majd bemutajtuk, hogyan válik pofonegyszerűvé ez az ügy a QUiCK fiókodban, még úgy is, hogy a QUiCKnek nincs is konszolidációs funkciója.
Miért van szükség a konszolidációra?
Amikor egy vállalatcsoport több különálló vállalkozásból épül fel, mindegyik vállalkozás saját bevételekkel és költségekkel rendelkezik, amelyek alapján külön-külön is értékelhetők.
Azonban a teljes vállalatcsoport teljesítményének megismeréséhez szükséges, hogy ezeket az adatokat összeadjuk. A valódi konszolidációs probléma akkor kezdődik, ha a csoport tagjai egymással is üzletelnek, mert ilyenkor a belső tranzakciók torzítják a csoport szintű eredményt.
A konszolidáció olyan, mint egy precíziós műszer: kiszűri a belső tranzakciókat, amelyek a cégek közötti elszámolások során duplikációkat okozhatnak. Ez különösen akkor válik fontos tényezővé, amikor külső szereplők, például befektetők vagy pénzügyi intézmények számára szeretnénk bemutatni a vállalatcsoport teljesítményét. Ők ugyanis nem a belső pénzmozgásokra kíváncsiak, hanem arra, hogy a csoport ténylegesen mekkora nyereséget termel a külső piacon.
Miért bonyolult a konszolidáció?
A konszolidáció összetettsége abból fakad, hogy a csoporton belüli tranzakciókat ki kell szűrni, nehogy az eredmények torzításához vezessenek. Például, ha az egyik céged elad egy terméket a másiknak, az nem jelenhet meg kétszer a konszolidált eredményben – egyszer bevételként, majd költségként. Ezek a belső tranzakciók „számháborúkat” okoznak, amelyeket a konszolidáció folyamata során fel kell oldani.
A technikai kihívások közé tartozik továbbá, hogy az egyes vállalkozások eltérő pénzügyi rendszereket használhatnak, amelyeket össze kell hangolni. A pénzügyi adatok egységesítése elengedhetetlen ahhoz, hogy a konszolidáció során pontos és átlátható eredményeket kapjunk.
Mindez hatalmas adatfeldolgozási terhet ró a könyvelőkre és pénzügyi szakemberekre, hiszen átlátni a cégcsoport összes tranzakcióját és összefüggéseit nem kis feladat. Nem véletlen, hogy sokan idegenkednek a konszolidációtól, hiszen ez idő- és erőforrás-igényes folyamat, amely komoly szakértelmet kíván.
Hogyan segíti a QUiCK a konszolidációt?
A QUiCK rendszer jelenleg nem rendelkezik dedikált konszolidációs modullal, azonban több funkciójával is támogatja, hogy csoportszintű eredményhez juss, akár napi szinten. Vegyük végig azokat a funkciókat, melyek az eredmény konszoldációt segítik.
1. lépés: Autocímke
Az egyik legnagyobb segítségünk a konszolidáció során az úgynevezett autocímke funkció lesz. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy amint egy adott partnerhez tartozó bevételt vagy kiadást egyszer megjelölünk egy címkével, a rendszer automatikusan alkalmazza ezt a címkét minden további számlára, amely az adott partnertől érkezik.
Gondoljunk csak bele: ha a csoporton belüli tranzakciókra például a „pnlkonsz” autocímkét használjuk, minden csoporttag által küldött számlát azonnal felismer a rendszer, és megjelöli azt a megfelelő címkével. Ezáltal a későbbiekben nem lesz szükség arra, hogy manuálisan keressük meg és külön vizsgáljuk ezeket az entitásokat, mivel már a számla beérkezésekor automatikusan rendezésre kerülnek.
Mivel korlátlan számú autocímkét használhatunk, ez a módszer semmilyen más folyamatot nem akadályoz, amelyekhez korábban autocímkéket alkalmaztál.
2. Havi eredmény inverz szűrése
A QUiCKbe érkező tranzakciókat egy úgynevezett havi eredmény nézetben összegződnek automatikusan, amely az általad meghatározott bevétel- és költségcsoportosítás alapján jeleníti meg vállalkozásod eredményeit. Ez a nézet, akárcsak a többi elem a QUiCK-ben, rugalmasan szűrhető, beleértve az inverz szűrés lehetőségét is.
A konszolidáció következő lépése egy speciális havi eredmény nézet létrehozása, amelyből az inverz szűrő segítségével eltávolítjuk a korábban autocímkével megjelölt csoporton belüli tranzakciókat. Ezzel a módszerrel egy tisztább, csoporttól független pénzügyi képet kapunk az egyes entitások havi teljesítményéről, elősegítve a pontosabb konszolidációt.
3. Csoporttag eredményének exportja, majd jó öreg excel
A csoporttagok havi eredményei, amelyeket az előző lépések során inverz szűréssel állítottunk elő, egyszerűen letölthetők Excel formátumban. Ezeket a havi eredményeket egy master Excel táblázatban egyesíthetjük, így biztosítva a csoportszintű konszolidált pénzügyi jelentések előállítását.
Ez a gyakorlatias megközelítés – az automatikus címkézés, az inverz címke szűrés és az Excel használata – lehetővé teszi, hogy a QUiCK segítségével könnyen kezelhető, átlátható és pontos konszolidált jelentéseket készítsünk. Mindez megőrzi a rendszer egyszerűségét és rugalmasságát, anélkül hogy feladnánk a részletek precíz kontrollját.
Commentaires