Ne engedd a szemetet a könyvelőirodádba!

Digitális könyvelőirodára vágysz? Itt a FIFO nem segít, ismerd meg GIGO-t!

FIFO helyett GIGO

A Garbage In, Garbage Out, vagyis röviden GIGO elv arra utal, hogy bármely rendszerben a kimenet minősége a bemenet minőségétől függ. Például, ha nem a tökéletes minőségű hozzávalókkal kezdesz hozzá egy olasz tésztához, a végeredmény még akkor sem lesz jó, ha egyébként a recept borzasztó egyszerű.

A 1950-es évek végéről származó GIGO elvet gyakran alkalmazzák matematikában és informatikában, különösen a szoftverfejlesztés területén. Azonban kiterjeszthető bármely olyan döntéshozó rendszerre vagy folyamatra is, ahol a pontos adatok elengedhetetlenek a helyes eredmények előállításához, amelyek alapján helyes döntéseket kellene hozni. A könyvelés pedig pont ilyen.

Könyvelőként hatalmas adatbázisokkal dolgozunk, melyek tele vannak pénzügyi tranzakciókkal. Azonban, ha a bemeneti adatok helytelenek vagy pontatlanok, akkor a kimeneti adatok is hamisak vagy torzak lehetnek. Ez az, amit a GIGO elv üzen nekünk: Ha szemetet teszel a rendszerbe, nagy eséllyel szemetet kapsz vissza.

Valóban papírmentes könyvelőirodára vágysz? Akkor ne szoftverekkel kezdj, hanem ismerd meg ezt az új világot.

Sokszor elfelejtjük, hogy a hagyományos könyvelési technológia kiindulópontja eleve szemét. Sajnos még mindig elég elterjedt, hogy egy szatyorban érkezik az alapanyag, ami egyáltalán nem sokban különbözik a szemetes zsákoktól, vagy valamitől, amitől ügyfelünk gyorsan, - "akár egy hullától" - meg akar szabadulni. Az elmúlt évtizedekben, könyvelőként ezt a technológiai környezetet ismertük ki, ez az amiben profivá váltunk. Arra dolgoztunk ki módszereket, hogy ezt a szemetet gyorsan megtisztítsuk és valahogy vegytiszta anyagot öntsünk be könyvelő szoftvereinkbe.

Ez az a technológia, amiben tapasztalatot szereztünk és sajnos pontosan ez a szemétlerakó-effektus az, ami sok esetben meghatározta az ügyféllel való viszonyunkat is, tágabb értelemben pedig a könyvelő-vállalkozó viszonyt úgy általában itthon.

A siker kulcsa egy sikeres digitális transzformációban talán az, hogy felismerjük: a digitális gazdaság nem hoz létre fizikai szatyrokat. A szatyrok hiánya azt jelenti, hogy a korábbi ismeretek és módszerek már nem válnak be, sőt, az informatikai megoldások, amelyek eredetileg a korábbi környezetünket szerették volna támogatni, bár az elején átütő sikerekkel kecsegtetnek, de nagyon gyorsan vesztik el hatékonyságukat.

Tehát, mielőtt szoftvereket és új megoldásokat vásárolnánk, meg kell ismernünk az új digitális környezetet, és ehhez alkalmazkodva kell a könyvelési folyamat elejét átalakítani. Amikor ezt teljesen értjük, akkor érdemes ehhez illeszkedő szoftverekben gondolkodni.

A digitális gazdaság még nem változtatta meg azt a tényt, hogy a könyvelés egy gazdasági eseménnyel indul, amelyhez gyakran valamilyen bizonylat társul. Bár ezek a dokumentumok már többségükben digitálisak, a teljesség továbbra is elengedhetetlen ahhoz, hogy jó minőségű alapanyaggal etessük könyvelési folyamatainkat. Viszont a papírmentes működés világában a papír és minden eljárás, ami a hagyományos anyaggyűjtési technológiához kötődik, ugyanúgy selejt, azaz jelenléte csupán hátráltatja hatékonyságunkat.

Néhány gyakorlati megfigyelés a fentiekhez, komment nélkül:

• csak akkor szkennelj ügyfeled helyett, ha ezzel egyébként olyan üzleti értéket teremtesz neki, amiért vígan fizetne is, (pl. székhelyszolgálatás keretében postai küldeményeket érkeztetsz, amiért külön fizet). Minden más esetben a szkennered selejtet termel;

• a számlaképek nagyrésze emailben közlekedik, és amikor ezt bárki kinyomtatja, akkor a végsősoron a Te folyamataidat szemeteli szét;

• Minden későn hozzád eljutó bizonylat, ha digitális, ha nem, egy idő után szemétlerakóvá süllyeszti könyvelőirodád, akkor is, ha a weboldaladon a tanácsadás gurujaként hirdeted magad;

• Az ügyfeled mindig sokkal több adattal rendelkezik a saját cégéről, mint amit Te kinézel belőle. Ez a kognitív torzítás jellemzően azért történhet meg, mert az adatot, összekevered az információval.

• Ha empátiával mélyülsz el a digitális világban, rájössz, hogy a villanyszerelő ügyfeled üzleti környezete is sokszor digitálisabb, mint a Tied.

Ha hasonló gondolatok foglalkoztatnak, sőt szeretnéd elsajátítani a QUiCK új haladói könyvelői modulját, velünk a helyed egy üdítő nyári eseményen, melyről további információkat itt találsz.