Az év eleje általában kiváló alkalom arra, hogy új szokásokat kezdjünk kialakítani, amelyek hosszútávon is pozitív hatással lehetnek az életünk adott területére. A "tiszta lap effektus" egy pszichológiai jelenség, amely azt írja le, hogy az emberek hajlamosak új kezdeteknél – például év elején – motiváltabbak lenni, hogy változtassanak szokásaikon vagy elérjék céljaikat. Nemcsak a magánéletben, hanem a karrierben és a vállalkozásodban is érdemes ezt a motivációt kihasználni, hogy új lendületet kaphass. Lehet, hogy még mindig excel táblázatokkal bíbelődsz, hogy átlásd vállalkozásod pénzügyeit, de ezek gyakran nem hatékonyak, vagy egy bizonyos szint után nem elégségesek. Ebben a cikkben mutatunk egy olyan szokást, amelyet a céged garantáltan meg fog köszönni: a költségek precíz és rendszeres kezelését. Megmutatjuk, hogy miért kifizetődő a váltás egy hatékonyabb rendszerre, és hogyan teheted egyszerűbbé és átláthatóbbá a pénzügyi folyamataidat.

Miért fontos minden apró költség nyomonkövetése?
Valószínűleg senki sem ébred azzal a gondolattal, hogy „Ma a költségeimmel fogok foglalkozni, hurrá!” Ez érthető, hiszen a költségkövetés sokszor macerás, stresszes, és általában adminisztrációval jár, ami ugye legtöbbünknek nem a kedvenc elfoglaltsága. De azt is be kell látni, hogy ez egy alapvetően fontos teendő, amely elengedhetetlen a vállalkozásod hosszútávú sikeréhez. Nézzünk néhány konkrétumot!
#1 - az ÁFA
Magyarországon a 27%-os általános forgalmi adó az egyik legmagasabb Európában. Ezért minden „elveszett” számla érzékenyen érintheti a cash flow-t. A könyvelőd nem fogja tudni levonásba helyezni a költségszámlán szereplő ÁFÁ-t, attól mert Te elutaltad, vagy kifizetted a számlát. A számlakép még mindig elengedhetetlen eleme az ÁFA kezelésének. Ez azt jelenti tehát, hogy minden hiányzó számla áfatartalmával többet fogsz fizetni az adott időszakban. Nem hangzik túl jól, igaz?
Ha azonban a költségeket elkezded szisztematikusan, akár napi szinten követni, akkor megspórolhatod az elveszett számlák kutatásával töltött időt és az ehhez kapcsolódó stresszt is. A QUiCK például külön mutatja a hiányzó belföldi számlákat (NAV adatszolgáltatás alapján). A számlaképeket akár emailes beküldéssel, vagy tömeges feltöltéssel bejuttathatod a rendszerbe. Ezt követően pedig a számlakép és NAV adat igen eredményesen összepárosodik. Így minden adat a helyére kerül, sőt automatikus ÁFA pozíció becslést mutatunk. A könyvelés ugyanis nem feltétlenül tudja megmondani hónap közben hogyan is áll az ÁFA kötelezettségünk, de a naprakész információigény egyre több cégvezetőnél merül fel.
Az ÁFA tehát egy lényeges tényező, de nézzük tovább mi az, ami talán még ennél is fontosabb!
#2 - A profit
A profit számolása egyszerűnek tűnik: bevétel mínusz a költségek. Mégis sok vállalkozó számára ez nem ilyen egyértelmű, vagy az ehhez kapcsolódó adatok összegyűjtése rengeteg időt felemészt. Ennek általában két oka van:
A költségeket nem követik pontosan, így nincs valós kép a kiadásokról. Vagy, ha meg is történik valamilyen módszerrel a költségnyilvántartás, az bonyolult vagy időigényes.
A bevételek és költségek nincsenek időben és térben egymáshoz rendelve, ami megnehezíti a döntéshozatalt, mivel nincs átlátható és gyors rendszer kialakítva.
Az egyik ügyfelünk szavaival élve: "Eddig excelben követtem a havi cashflow-t, rögzítettem a kiadásokat és bevételeket, kategorizálgattam. Irreálisan sok óra ment el vele, soha nem is volt naprakész. Most, a QUiCK-kel pár kattintás és tiszta, világos minden." Ez jól mutatja, hogyan lehet időt és energiát spórolni egy hatékony rendszerrel.
A költségek követése, valamint a számlák kategorizálása, címkézése, lehetővé teszi, hogy a vállalkozásod jövedelmezőségét hatékonyan kövesd. A QUiCK használatával nemcsak vállalkozásod profitabilitása lesz nyilvánvaló, de a projektek, üzletágak nyereségességének meghatározása is pofonegyszerű lesz, legyen szó akár teljesítés, számviteli időszak vagy kifizetési dátum szerinti nézetről.
#3 Gazdasági kihívások kezelése
A 2025-ös év gazdasági kilátásai széles skálán mozognak, az előrejelzések szerint akár további visszaesés vagy komolyabb válság is bekövetkezhet, de optimista forgatókönyvek pozitív fellendülést ígérnek. Ezek a bizonytalanságok rámutatnak arra, hogy cégvezetőként minden eshetőségre fel kell készülnöd, hiszen bármikor előfordulhat, hogy pénzügyi megszorításokhoz szükséges folyamodni.
Ha nem tartod számon a kiadásaidat, előfordulhat, hogy nem megfelelő megszorításokat alkalmazol majd, amelyek nemcsak feleslegesek lehetnek, hanem kifejezetten ronthatják is a vállalkozásod működését. A rendszeres és precíz költségkövetés viszont lehetőséget ad arra, hogy megalapozott döntéseket hozz, minimalizálva a kockázatokat.
#4 Hatékonyság és akaraterő
A költségek pontos nyomon követése nem csupán a pénzügyi folyamatok javításában segít, hanem az élet más területén is előnyöket kínál. A szokások kialakításával kapcsolatos kutatások szerint a rendszeresség növeli az önkontrollt és az önfegyelmet, amelyek kulcsfontosságúak a sikeres döntéshozatalhoz.
A döntési fáradtság ("decision fatigue") jelensége jól ismert: amikor az ember túl sok döntést hoz egy nap alatt, csökken a döntések minősége. Az átlátható pénzügyi folyamatok ezt a terhet jelentősen csökkentik, mivel előre meghatározott keretek között hozhatsz döntéseket, anélkül hogy minden alkalommal újra kellene elemezned az alapokat. Ez nemcsak a stresszt csökkenti, hanem a hatékonyságot is növeli.
A tudatos pénzügyi tervezés így egyensúlyt teremthet a vállalkozás és a magánéleted között, miközben minimalizálja a hibák, valamint a nem várt helyzetek kockázatát.
Reméljük, a fentiek segítenek elindulni az úton. Ha segítségre van szükséged, fordulj bizalommal Ügyfélszolgálatunkhoz a hello@riport.app email címen!
Válaszd a QUiCK-et és fedezd fel, hogyan nyújthat egy pénzügyi nyilvántartó rendszer többet, mint amire számítottál!
Comments