Biztonságos és gyors vevői számlakipontozás autokassza banki adatkapcsolattal

Mi az az autokassza?

Az autokassza a Számlázz.hu automatizált banki adatkapcsolata, amely összeköti a vállalkozói bankszámládat a számlázóddal, így a kiállított vevői számlákat és a banki átutalásokat automatikusan párosítja. A rendszer a PSD2 nyílt bankolási keretrendszerben, MNB-felügyelet mellett működik, így technológiailag biztonságos. Bár az automatizmus nagyon pontos, de nem tévedhetetlen – ezért cikkünkben egy rövid, lean szemléletű módszertant mutatunk be arra, hogyan tartsd naprakészen és hibamentesen a vevői számlák kipontozását. 

Fontos: A bemutatott folyamat a kimenő, vevői számlákra vonatkozik. A szállítói számlák fizetettségének jelölésében a QUiCK lesz segítségedre:

A QUiCK utaláskönnyítője 💸 segít, hogy a szállítói számlák jelölésével ne kelljen foglalkoznod. Ha jelzed a QUiCK-ben, hogy egy bejövő számla rendezésre fog kerülni (letöltöd az utaláskönnyítő fájlt) a szállítói számlák fizetettsége frissül, így neked már csak a vevői számlák kipontozására kell figyelned.

Miért érdemes a QUiCK utaláskönnyítőjét használni?

• Gyorsabb tranzakciók: Akár hétszer gyorsabban utalhatsz, mintha manuálisan rögzítenéd az adatokat.

• Nem lehet hibázni: Minden utaláshoz szükséges adat tűpontosan kerül be a netbankodba az utalási fájl feltöltésével.

• Több mint tíz hazai bankkal kompatibilis: Szinte az összes hazai bank struktúrájához igazodik.

De térjünk a lényegre. következő lépésekben egy rövid, lean szemléletű és átlátható folyamatot mutatunk be, amely segít az autokassza által párosított tranzakciókat ellenőrizni és feldolgozni. Célunk, hogy a KKV tulajdonosok és könyvelők számára egyaránt világos legyen, miként lehet az autokassza segítségével a banki tranzakciók és számlák egyezését teljes pontossággal menedzselni.

1. Teljesen kiegyenlített tételek ellenőrzése

Az első lépés a folyamatban a teljesen kiegyenlített státuszú tételek áttekintése. Ide kerülnek azok a banki tranzakciók, amelyeket az autokassza már automatikusan összepárosított a megfelelő számlákkal. Bár kísértés lehet ezeket azonnal rendben lévőnek tekinteni, érdemes mégis egy gyors ellenőrzést beiktatni, hogy magabiztosan zárhasd le a kiegyenlített tételeket.

Mit kell ellenőrizni ilyenkor? Gyakorlatilag azt, hogy a banki tranzakció és a számla minden lényeges adata tökéletesen passzol-e:

• Összeg: Megegyezik-e a beérkezett jóváírás összege a számla bruttó végösszegével? (Ez alapfeltétel a párosításhoz.)

• Partner: Ugyanattól a vevőtől érkezett az utalás, akinek a számláját kiegyenlítettnek jelölték? Ellenőrizzük a partner nevét vagy bankszámlaszámát.

• Dátum: A jóváírás dátuma összhangban van a számla fizetési határidejével vagy teljesítésével. (Nem feltétlenül kell egyeznie, de például gyanús lehet egy jóval esedékesség előtti vagy extrém régi utalás.)

• Közlemény: Szerepel a közleményben az adott számla hivatkozása (számlaszám, rendelésszám stb.)? Az autokassza általában épp ez alapján párosít, így ennek egyeznie kell. Ha hiányzik vagy téves, figyelmeztető jel lehet.

Ha minden fenti elem stimmel, akkor a tétel valóban helyesen lett párosítva, és nincs további teendő vele. Eltérés esetén viszont bontsuk fel a párosítást – így visszakerül a tétel a feldolgozatlan tranzakciók közé, és elkerüljük, hogy téves egyezés maradjon a rendszerben.

2. Részben kiegyenlített tranzakciók rendezése

A részben kiegyenlített tételek azok, amikor egy partner egy utalással több számlát fizet ki egyszerre, és az autokassza nem tudta az összes érintett számlát felismerni – így csak az összeg egy részét tudja biztosan számlá(k)hoz kapcsolni, de maradt fenn különbözet, ami miatt a tranzakció csak részleges egyezést mutat.

Miért fordul ez elő? Gyakori ok, hogy az ügyfél a közleményben csak egy számlaszámot tüntet fel, holott valójában több számlát összesítve utal, vagy ha több hivatkozást írt be, de nem egyértelmű formában. Az autokassza képes több számlát is felismerni egy utaláson belül, ha a közleményben szabályosan, szeparáltan vannak felsorolva a számlaszámok – például vesszővel vagy pontosvesszővel elválasztva. Ellenkező esetben a robot nem biztos, hogy mindent elsőre kibogoz.

Hogyan kezeljük a részleges egyezéseket? 

Először vizsgáljuk meg a közleményt és a beérkezett teljes összeget, majd hasonlítsuk össze a partner nyitott számláival. Sokszor gyorsan kikövetkeztethető, mely számlákat tartalmazhatja az utalás:

• Ha a közleményben több hivatkozás is van, próbáljuk azonosítani mindet. Lehet, hogy néhány számlaszámot felismert az autokassza (ezekhez párosította a megfelelő részt), de maradt egy hivatkozás, amit nem.

• Ellenőrizzük a részteljesítést: az autokassza által párosított számlák összegeit adjuk össze, és vonjuk ki a beérkezett utalás összegéből. A különbözet valószínűleg egy másik számla (vagy több számla) összege.

• Kereséssel vagy a számlalistában böngészve megtalálhatjuk azt a (vagy azokat a) számlá(ka)t, ami pontosan ezt a fennmaradó összeget takarja.

Ha sikerül egyértelműen beazonosítani a hiányzó számlát/számlákat, akkor párosítsuk hozzá manuálisan a tranzakció fennmaradó részét is. Ezzel a részben kiegyenlített tétel átkerül a teljesen kiegyenlítettek közé, hiszen immár a teljes összeg le van fedve konkrét számlákkal.

Ha nem állapítható meg teljes bizonyossággal, melyik számlához tartozik a maradék összeg, ne találgassunk. Ilyenkor érdemes a részleges párosítást feloldani, hogy a tétel visszakerüljön a párosítatlanok közé, ahonnan tisztán, hibamentesen újra feldolgozható. Ezzel megelőzzük, hogy félig-meddig párosított (és esetleg tévesen lezárt) tranzakciók maradjanak a rendszerben.

(Megjegyzés: Szerencsés esetben, ha a közleményben a számlaszámok szépen elkülönítve szerepelnek – pl. „1001; 1002” – az autokassza automatikusan felismeri őket, így a teljes párosítás emberi beavatkozás nélkül is megtörténik.)

3. Párosítatlan tételek értelmezése és feldolgozása

A párosítatlan státuszú banki tranzakciók között minden olyan bejövő utalás megjelenik, amelyet az autokassza nem tudott automatikusan összekapcsolni egyetlen számlával sem. Ezek két csoportra oszthatók:

• Valódi számlafizetések: Ide tartoznak azok az utalások, amelyek mögött ténylegesen van egy vevői számla, csak az automatika nem tudta beazonosítani. Ennek gyakori oka, hogy a közleményben nincs megfelelő hivatkozás (pl. hiányzik a számlaszám, el van írva stb.)i.

• Nem számlához tartozó tranzakciók: Ezek az utalások nem vevői számlák kiegyenlítéséből származnak – kamatjóváírás, tagi kölcsön, adó-visszatérítés (részletek később). Ezek nem kapcsolhatók számlához - így ezeknek a kiszűrése a mi feladatunk.

Első lépésként minden párosítatlan tételnél el kell dönteni, melyik fenti kategóriába esik.

• Ismerős utalások kizárása: Ha egy tranzakcióról ránézésre látszik, hogy nem egy vevő számla ellenértéke (mert például kerek összegű kamatjóváírás, céges tagi kölcsön utalása vagy mondjuk adó-visszatérítés szerepel a közleményben), akkor azt a tételt nyugodtan tekintsük olyan összegnek, ami nem köthető számlához. Ilyen esetekben a legjobb megoldás kizárni őket a párosítási folyamatból (ennek módjáról a következő pontban írunk).

• Valós számlafizetések keresése: Azoknál a tételeknél, amelyeknél nem megállapítható azonnal, hogy melyik kategóriába sorolandók, következik a nyomozás. Itt az autokassza kereső funkciója nagy segítség. A Számlázz.hu autokassza felületén általában lehetőség van a teljes bankkivonatban keresni, méghozzá többféle adat alapján. Például keressünk rá a közleményben szereplő adatra. Ha a közlemény üres vagy értelmezhetetlen, próbálkozhatunk a partner neve alapján, illetve az összeg szerinti keresés is járható út: ha például a könyvelésben/számlázóprogramban, van nyitott számla pontosan ilyen összeggel.

Amint egy párosítatlan tételnél sikerül megtalálni a hozzá tartozó számlát, végezzük el a párosítást manuálisan. Általában a rendszerben erre van opció: a párosítatlan tranzakcióknál kiválaszthatjuk a megfelelő számlát (vagy fordítva, a számlán jelezhetjük, hogy ehhez a banki tételhez tartozik). A lényeg, hogy csak akkor párosítsuk össze, ha minden részlet stimmel – akárcsak a teljesen kiegyenlített tételeknél ellenőriztük. Ha bármilyen kétség marad – a lean szemlélet szerint – inkább ne párosítsuk, hogy minimalizálhassuk a hibalehetőséget. Ilyenkor érdemes lehet további információt kérni (pl. utánajárni az utaló félnél, hogy pontosan mit fizetett), vagy egyelőre nyitva hagyni a tételt.

(Tipp: Sok hibát megelőzhetsz, ha megkéred a vevőidet, hogy az utalás közleményében mindig pontosan tüntessék fel a számla sorszámát. Ezzel drasztikusan javítható az automatikus egyezés aránya, hiszen az autokassza elsődlegesen erre támaszkodik a párosítás során.)

4. A nem számlához kapcsolódó tételek kizárása

Külön érdemes kitérni azokra a tranzakciókra, amelyek egyáltalán nem köthetők egyetlen számlához sem, és ezért a párosítatlanok között ragadtak – ezeket érdemes naponta átnézni és kizárni. A kizárás azt jelenti, hogy a kérdéses banki tételt jelöljük valamilyen módon a rendszerben, miszerint ahhoz nem várunk számlakapcsolatot, nem kívánjuk párosítani. Ezt követően az autokassza nem fogja a továbbiakban „feldolgozatlan” elemként listázni.

Miért fontos ez? Gondoljunk bele: ha havonta mondjuk több alkalommal kapunk kamatjóváírást a banktól, vagy a cég tulajdonosa időnként befizet a bankszámlára (pl. tőkeemelés, tagi kölcsön formájában), ezek rendre ott fognak sorakozni párosítatlan tételként. Ezek rendszeres újra ellenőrzése időigényes és felesleges teher. Ha ezeket a tételeket egyszer megjelöljük kizárandóként, a rendszer tudtára adjuk, hogy hagyja figyelmen kívül őket a párosítási folyamatban. Az autokassza „robot” így tényleg csak azzal foglalkozik, ami lényeges: a valódi számlákhoz tartozó utalásokkal.

A kizárást egyszerűen megteheted a “Kizárom a tranzakciót” gombra kattintva. Ezután bekerül egy külön listába és legközelebb már nem fogja zavarni a napi ellenőrzést, a lista tisztább lesz, csak a párosításra váró valódi számlafizetéseket fogja mutatni.

(Megjegyzés: Természetesen a kizárt tételek ettől függetlenül bármikor visszanézhetők, ha szükséges, hiszen könyvelési szempontból ezek is részei a bankforgalomnak.)

A rendszeres kizárás azért is jó gyakorlat, mert így fenntartjuk a folyamat áttekinthetőségét és gyorsaságát és megkíméljük magunkat a későbbi felesleges köröktől.

5. A folyamat lezárása és következő lépések

A kipontozás akkor tekinthető lezártnak, amikor egyetlen feldolgozatlan tétel sem marad. Minden tranzakció valamelyik státuszba kerül:

• Teljesen kiegyenlítve: Az utalás sikeresen összepárosítva a hozzá tartozó számlával (akár automatikusan, akár manuális ellenőrzés után).

• Részben kiegyenlítve: (Ideális esetben a folyamat végére nincs ilyen, hiszen vagy teljesen kiegyenlítetté tettük, vagy visszavontuk párosítatlanba a 2. lépés szerint.)

• Párosítatlan: (Ennek is nullára kell csökkennie a feldolgozás végére, hiszen minden ilyen tételt vagy talált számlához rendeltünk, vagy kizártunk a 3-4. lépésben.)

• Kizárt: Azok a tételek, amelyek nem kapcsolódnak számlához, így kizárásra kerültek a párosításból.

Ha mindent jól csináltunk, a folyamat végén a napi (vagy adott időszaki) banki tranzakciók mindegyike valamilyen módon el van könyvelve a számlázási rendszer logikájában, vagyis tökéletes az egyezés a bankszámla forgalma és a számlázási adatok között. Ez a vállalkozás pénzügyi pontosságának és átláthatóságának alapja, így bármikor naprakész információk lehet arról, mely számlák rendezettek, és melyek maradtak nyitva.

Érvek a módszertan mellett: Az általunk bemutatott folyamat egyfajta biztonsági háló az autokassza alatt. Miközben az automatizmus a számlák jelentős részét magától kipontozza, az emberi ellenőrzés biztosítja, hogy egyetlen helytelenül kezelt eset se csúszhasson át hibásan. Ezáltal a bankszámla kivonatok egyeztetése órák helyett percekre rövidül, ugyanakkor a hibák esélye minimálisra csökken. Az autokassza használata így valóban azt nyújtja, amit ígér: időmegtakarítást és nyugalmat.

Végül, ha ezt a gyakorlatot rendszeresen (ideális esetben naponta) alkalmazzuk, a pénzügyi adminisztrációnk mindig karbantartott lesz. A lean szemlélet jegyében kialakított napi rutin nem engedi felhalmozódni a párosítatlan tranzakciókat, és folyamatos visszajelzést ad arról, hogy működik az autokassza folyamatunk.

Összefoglalva: a technológia (autokassza) és a módszertan (fenti lépések) kéz a kézben garantálják a vállalkozás pénzügyi folyamataiban a gyorsaságot, hatékonyságot és biztonságot – így valóban élvezheted az autokassza szolgáltatás minden előnyét, kompromisszumok nélkül.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!