Digitális archiválás | Minden, amit tudnod kell 2025-ben

Az elmúlt hónapokban biztosan Te is rengeteget hallottál a digitális tárolásról és a digitális archiválásról a közműszámlák kapcsán, de vajon tudod, hogy pontosan mit jelent, és hogyan lehet megfelelni a követelményeknek? Vállalkozók, könyvelők és cégvezetők egyaránt felteszik a kérdést: 

„Hogyan tudom helyesen, elektronikusan archiválni a számlákat?”

⚠️ 2025. július 1-től jogszabály írja elő, hogy a villamosenergia- és gázszolgáltatók által - a nem lakossági partnerek részére kiállított - számlákat elektronikusan kell megőrizni, archiválni.

A digitális archiválás azonban nemcsak a közműszámlák miatt került reflektorfénybe. Valójában minden vállalkozás érintett, hiszen egyre több bizonylat és számla érkezik elektronikusan, legyen szó webshopról, szolgáltatóról vagy éppen nagykereskedőről. A szabályozás célja, hogy a digitálisan kiállított számlák hosszú távon biztonságosan és hitelesen megőrizhetők legyenek – hiszen ezek ugyanúgy számviteli bizonylatok, mint a papíron kapott számlák. Érdemes tehát a közműszámlák kapcsán felmerülő kötelezettséget szélesebb körben is értelmezni: a digitális archiválás minden vállalkozás számára alapvető fontosságú a jogszerű működéshez és a NAV-ellenőrzések során.

👉 De mit is jelent pontosan a digitális archiválás, és hogyan tehetünk eleget ennek a kötelezettségnek?

Mielőtt az archiválásra rátérünk, tisztázzuk az alapokat.

• Papíralapú számla: ha postán vagy személyesen kapod meg, akkor a papíralapú számla lesz maga az eredeti bizonylat. Ha beszkenneled vagy lefotózod, az csak másolat lesz.

• Elektronikus számla: A törvény szerint minden olyan számla ide tartozik, amit elektronikusan állítanak ki és így is fogadnak be. Ez lehet egy e-mailben kapott PDF, egy online felületről letöltött számla. Továbbá még az is, ha eredetileg papíron készült a bizonylat, és azt a kibocsátó nem postán küldi, hanem beszkenneli és elektronikusan továbbítja. Magyarán: ha a számla elektronikusan érkezik hozzád, akkor e-számlának minősül, és onnantól kezdve elektronikusan kell megőrizni.

🚨 Fontos, tehát, hogy minden elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni, ugyanis kinyomtatva már nem hiteles. Ennek az az oka, hogy az elektronikus számla hitelességét és sértetlenségét a digitális formátum biztosítja, például az elektronikus aláírással. Ha kinyomtatod, ezek az információk elvesznek, így a papírpéldány legfeljebb másolatnak tekinthető, de nem felel meg a jogszabályi követelményeknek.

Mit jelent a digitális archiválás?

Sokan azt gondolják, hogy elég, ha a számlát lementik a számítógépre vagy feltöltik egy felhőalapú tárhelyre. Ez azonban önmagában nem biztosítja a jogszabályoknak való megfelelést.

ℹ️ Egy számla digitális módon történő megőrzése, tárolása egyet jelent a számla digitális archiválásával.

Ez pedig nem egy egyszerű „mentés”, hanem olyan folyamat, amely biztosítja, hogy a számla:

• hiteles maradjon (bizonyítható legyen, hogy kitől származik),

• sérthetetlen legyen (ne lehessen utólag módosítani vagy törölni),

• hosszú távon olvasható maradjon (akár 8-10 év múlva is megnyitható legyen).

A jogszabály többféle módszert is elfogad a digitális archiválással kapcsolatban, például elektronikus aláírást, hash kódot, zárt rendszert vagy bizalmi szolgáltató igénybevételét. A lényeg, tehát, hogy bármely módszer megfelel, ha bizonyíthatóan teljesíti a fenti feltételeket.

A változás, ami most sok vállalkozást érint, az a közműszolgáltatók számlái. 2025. július 1-től: a közműszolgáltatók nem lakossági ügyfeleiknek kizárólag elektronikus számlát bocsátanak ki, ezeket a számlákat pedig így már kötelező digitálisan archiválni.

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ezekre a közműszámlákra már olyan megoldás kell, ami megfelel az előírásoknak. Olyan megoldás kell, amely jogszerűen biztosítja a hosszú távú megőrzést és az ellenőrizhetőséget.

Néhány gyakorlati példa a tipikus hibákra:

• „Az e-mailekben megtalálható a számla, minek foglalkozzak vele?”Egy NAV-ellenőrzésnél, ha a számla nem lelhető fel vagy sérült a fájl, az olyan, mintha a bizonylat megsemmisült volna.

• „Feltöltöttem a Drive-ra, ott rendben lesz.”Sokan gondolják, hogy a Google Drive vagy más felhőtárhely elegendő a számlák megőrzésére, de ez nem felel meg a digitális archiválás követelményeinek. A dokumentumok ott szerkeszthetők, törölhetők, és nincs garantált bizonyíték az eredeti állapotukról. Ráadásul előfordulhat adatvesztés vagy kompatibilitási probléma is, ami hosszú távon kockázatot jelent. Ezért a Drive inkább hétköznapi értelemben vett tárolásra alkalmas, archiválásra viszont nem.

• „Nálam minden le van mentve a gépen.”Ha nincs biztonsági mentés, és meghibásodik a számítógép, az összes számla elveszhet. Ez nemcsak adózási, hanem adatvédelmi kockázat is.

Ha a számlák nem lelhetők fel, sérültek vagy nem igazolható az eredeti állapotuk, a NAV úgy tekinti, mintha megsemmisültek volna, ami mulasztási bírságot vonhat maga után. Emellett bizonytalanságot okoz, ha nem tudod hitelesen bemutatni, mikor és honnan kaptad a számlát, vagy milyen volt az eredeti formátuma. A technikai hibákból fakadó adatvesztés, illetve a nem megfelelő hozzáférés-védelem adatvédelmi és reputációs kockázatot is jelenthet. Éppen ezért elengedhetetlen, hogy a számlák archiválása hosszú távon jogszerű és biztonságos legyen.

Hogyan lehet jól megoldani az archiválást?

A legfontosabb, hogy olyan rendszert használj, amely biztosítja a hitelességet, sérthetetlenséget és hosszú távú olvashatóságot.

• Elektronikus aláírással vagy zárt rendszerrel ellátott archiválás.

• Megbízható szolgáltató (pl. bizalmi szolgáltató).

• Automatizált megoldások, melyek leveszik a terhet a vállalkozó válláról.

📖 A legegyszerűbb, ha már most olyan megoldást választasz, amely automatikusan megfelel a jogszabályoknak – ebben segít a QUiCK és a Számlázz.hu kombója, amiről itt olvashatsz többet.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!