Közműszámlák jogszabályszerű archiválása, megőrzése – automatikus megoldás Számlázz.hu-val és QUiCK-kel

2025 júliusától új korszak kezdődik a vállalkozások számlakezelésében: a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki üzleti ügyfeleiknek, és e számlák befogadása és archiválása kötelező lesz minden cég számára. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a vállalkozásoknak a közműszolgáltatóktól érkező számláikat immár elektronikus formában, a jogszabályi előírásoknak megfelelő módon kell megőrizniük. A jogalkotók ezzel a lépéssel papírmentesíteni szeretnék az üzleti számlázást – ami környezeti és adminisztratív szempontból is előnyös, viszont komoly felkészülést igényel a cégek részéről. (A közmű számlák megőrzése, a digitális archiválásra való átállás elsőre pluszterhet jelenthet, de hosszú távon megéri: kevesebb papírmunka, több átláthatóság, kevesebb felesleges ingatlanbérleti díj papírok tárolására)

Miért fontos a közmű számlák jogszabályszerű archiválása, megőrzése?

Az elektronikus számlák archiválására vonatkozó szabályok lényege, hogy a bizonylatot végig elektronikus formátumban kell megőrizni, biztosítva a számla eredetiségét, olvashatóságát és sértetlenségét a teljes őrzési idő (jellemzően 8 év, bizonyos esetekben akár 13 év) alatt. Mindezt úgy, hogy az archívumban tárolt számlák könnyen hozzáférhetők és visszakereshetők legyenek, valamint szükség esetén bizonyítható legyen a hitelességük (pl. elektronikus aláírás vagy időbélyeg által). Fontos továbbá, hogy az adatokat biztonságos, megbízható helyen tároljuk, nehogy egy rendszerhiba vagy mulasztás folytán elvesszenek. Mivel a megőrzési kötelezettség jogi felelőssége a számlabefogadót, tehát a vállalkozást terheli, nem érdemes félvállról venni a kérdést.

Felmerül a kérdés: hogyan oldjuk meg mindezt gyakorlatban? Kiépíthetünk saját informatikai infrastruktúrát, amely biztosítja az előírt feltételeket – például digitális tanúsítványokkal, időbélyeggel és biztonságos szerverekkel –, ám ez rendkívül költséges, és még nagyobb cégeknek sem feltétlenül éri meg saját megoldást fejleszteni. Szerencsére van kézenfekvő alternatíva is, ami nem igényel nagy beruházást.

Számlázz.hu Számlaverzum: digitális archiválás egyszerűen

A népszerű Számlázz.hu online számlázó már felkészült a vállalkozások tömegeit érintő változásra. Számlaverzum nevű szolgáltatásuk a #profi csomag részeként elérhető archiválási megoldás, amellyel minimális erőfeszítéssel teljesíthetők a jogszabályi előírások. Nézzük, mit tud a Számlaverzum a gyakorlatban:

• NAV adatlekérdezés: A Számlaverzum automatikusan lekéri a NAV Online Számla rendszeréből az összes bejövő számlaadatot, így minden belföldi bejövő számla megjelenik a Számlázz.hu fiókodban – függetlenül attól, hogy mivel állították ki (akár más számlázóprogrammal vagy kézi számlatömbbel) (Külföldi számlák esetében a NAV nem rögzíti az adatokat, így azok külön kezelendők.)

• Számlakép feltöltés és e-archiválás: A Számlaverzumban látható számlaadatokhoz hozzárendelheted a számla képét (PDF-jét) – feltöltheted az e-mailben kapott számlafájlt –, a rendszer pedig automatikusan archiválja azt a törvényi előírások szerint. A digitális archívum a Számlázz.hu felületén elérhető bármikor, a fiókodban külön Archívum – Archivált számláim menüpont szolgál a megtekintésére. Az így archivált számlákat a rendszer T+13 évig (azaz az eseménytől számított 13 évig) megőrzi digitálisan, megszabadítva téged a nyomtatás és mappázás terhétől.

• Hiteles és auditbiztos tárolás: A Számlázz.hu által alkalmazott archivált formátumot a NAV ellenőrzések során hitelesnek fogadja el, így bármilyen revízió esetén elektronikusan is benyújthatod a számlákat – nem kell papírt gyártani belőlük. Az archivált bizonylatok változatlan formában, biztonságosan vannak eltárolva, megfelelve minden előírásnak (eredet, olvashatóság, sértetlenség).

• További integrációk: Ráadásként a Számlázz.hu lehetővé teszi, hogy az archivált számlák adatait és képeit továbbítsd más rendszerek, például könyvelőprogramok felé is (akár a hozzájuk tartozó banki tranzakció-információkkal együtt.

Mindez egy Számlázz.hu #profi előfizetéssel elérhető, ami akár havi nettó 2490 Ft-ért igénybe vehető. Ez az összeg összehasonlíthatatlanul alacsonyabb egy egyedi archívum kiépítésének költségénél, így még a kisvállalkozások számára is megfizethető megoldást jelent a közműszámlák archiválására.

Fontos megjegyezni: A Számlaverzum használatához szükséges ugyan a számlaképek (PDF-ek) feltöltése a bejövő számlaadatokhoz, de nem kell megijedni a feladattól. A Számlázz.hu-n akár tömegesen is feltölthetők a fájlok, és ha ehhez még segítségül hívod a QUiCK integrációt, gyakorlatilag teljesen automatizálhatod a folyamatot is.

QUiCK: az automatikus archiválás kulcsa a Számlázz.hu ökoszisztémában

Hogyan lehet még tovább egyszerűsíteni a folyamatot? Itt jön képbe a QUiCK, a Számlázz.hu-val integrált pénzügyi asszisztens. A QUiCK használatával szinte teljesen kiiktathatod a manuális lépéseket a számlaképek archiválásra történő előkészítésében. A cél az, hogy neked már ne kelljen a számlákat külön-külön letölteni és feltölteni – ezt a munkát elvégzi helyetted a QUiCK.

Mit tud a QUiCK ebben a folyamatban? Egyszerűen fogalmazva: összeköti a pontokat a számla beérkezése és archiválása között, automatikusan. A QUiCK-ben összegyűjtheted a bejövő számláidat anélkül, hogy külön kéne bajlódnod velük. Például: amikor egy beszállító (pl. áramszolgáltató) e-mailben elküldi neked a számlát PDF formátumban, nem muszáj belépned a Számlázz.hu-ba és ott feltöltened. Ehelyett a számlát egyszerűen továbbítod egy egyedi QUiCK-es alias e-mail címre, és a QUiCK automatikusan iktatja új számlaként. (Minden QUiCK fiókhoz tartozik egy ilyen technikai (alias) email cím, az erre érkező üzenetek csatolmányai automatikusan bekerülnek a fiókba – akár több PDF-et is küldhetsz egyszerre, vagy tömegesen is feltöltheted azokat drag-and-drop módszerrel)

A QUiCK nem csak a számlaképet tárolja, de összepárosítja a hivatalos NAV-adattal is. Ugyanis a QUiCK – ha összekötötted a Számlázz.hu-val és bekapcsoltad a Számlaverzumot – lehívja a NAV rendszeréből a számla adatait (sorszám, összegek, ÁFA stb.). Így ellenőrizheted, hogy a kapott számla valóban létezik és megegyezik a hivatalos adatokkal, kizárva például a számlahamisítás vagy téves adatok kockázatát. A QUiCK ráadásul jelzi, ha valami hiányzik (pl. nincs számlakép, vagy külföldi számlánál hiányos adat) – tehát segít megfelelni az archiválás feltételeinek.

Ha a számlakép és a számlaadat megvan, a QUiCK jelzi, hogy a számla “archiválásra kész”. Innentől már csak egyetlen lépés van hátra: átadni a számlát a Számlaverzumnak archiválásra. Míg manuálisan ezt egyesével kéne megtenned, a QUiCK-ben tömegesen, néhány kattintással elvégezheted: egyszerűen szűrj rá a 'Számlakép átadható' státuszú bizonylataidra, jelöld ki az összes ide tartozó számlát, és nyomd meg a „Számlakép átadása a Számlaverzum felé” gombot. Ezzel a QUiCK minden kiválasztott számlát átirányít a Számlázz.hu bejövő számlái közé a számlaképpel együtt, ahol azok azonnal jogszabályszerűen archiválódnak (hiszen a Számlaverzum végzi a dolgát a háttérben).

Más szóval a QUiCK elvégzi a “piszkos munkát”: összegyűjti a számlákat, párosítja a szükséges adatokkal, és egy gombnyomásra elintézi az archiválásukat a Számlázz.hu rendszerében. Neked csak ellenőrizned és jóváhagynod kell a folyamatot.

Ráadásul mindez nem csak a közműszámlákra igaz – bármely beszállítói számlád esetén alkalmazhatod ugyanezt a workflow-t. Külföldi számlák esetén sincs akadálya: a QUiCK-ben rögzített külföldi számlák is átadhatók archiválásra. Így egy felületen kezelheted az összes számlád archiválását, akár belföldi, akár nemzetközi partnerről van szó.

Lépésről lépésre: automatikus archiválás a QUiCK segítségével

Tedd zökkenőmentessé és automatizálttá a közmű számlák archiválását a QUiCK és Számlázz.hu kombójával:

• Számlázz.hu Profi csomag + Számlaverzum: Hozz létre egy Számlázz.hu fiókot, válts #profi csomagra, és kapcsold be a Számlaverzumot. Ez biztosítja, hogy a Számlázz.hu le tudja kérni a bejövő számlaadatokat és archiválni tudja a feltöltött számlaképeket.

• QUiCK fiók összekötése a Számlázz.hu-val: Regisztrálj a QUiCK-be (ha még nem tetted), és a cég beállításoknál kapcsold össze a QUiCK-et a Számlázz.hu fiókoddal. Pár kattintás az egész – a folyamat végén a QUiCK érteni fog “szót” a Számlázz.hu-val, lehetővé téve a számlaadatok és számlaképek átadását.

• NAV Online Számla adatkapcsolat engedélyezése: A Számlázz.hu-ban állítsd be a NAV technikai felhasználói adatokat, hogy a rendszer automatikusan le tudja hívni a számlaadatokat a NAV rendszeréből. Így a belföldi számlák adatai automatikusan bekerülnek a QUiCK-be anélkül, hogy kézzel kellene rögzítened őket.

• Számlaképek begyűjtése emailes továbbítással: Minden QUiCK-es cégedhez tartozik egy egyedi e-mail cím (alias), ahová továbbíthatod a beszállítóidtól kapott számlaképeket – sőt, akár Gmail fiókodból automatikus továbbítást is beállíthatsz erre a címre. A QUiCK a beérkező csatolmányokat feldolgozza és rögzíti, így neked már csak ellenőrizned kell, hogy minden adat a helyére került-e.

• Adatok és képek párosítása a QUiCK-ben: A QUiCK párosítja a NAV adatot a számlaképpel, és jelzi, ha valami hiányozik vagy pontosításra szorul. Gondoskodj róla, hogy minden számlád “Számlakép átadható” státuszba kerüljön – vagyis rendelkezzen számlaképpel és (belföldi számla esetén) NAV adattal, illetve külföldi számlánál legyenek kitöltve a szükséges mezők.

• Számlaképek átadása archiválásra egy kattintással: A QUiCK felületén szűrj rá az archiválásra kész számlákra (Számlakép átadható státusz), jelöld be mindegyiket, majd nyomj rá a 'Számlakép átadása a Számlaverzum felé' gombra. A rendszer az összes kijelölt számlaképet átküldi a Számlázz.huba, ahol azonnal jogszabályszerűen archiválódnak.

• Ellenőrzés és visszakeresés: Átadás után lépj be a Számlázz.hu fiókodba az Archivált számláim menüpontba, és győződj meg róla, hogy minden számla megjelent. Mostantól bármikor ha szükséged van rá (pl. egy adóellenőrzés során), pillanatok alatt előkeresheted a tárolt számlaképeket – nincs többé papírhalom és elveszett számlák miatti aggodalom.

Mi jön ezek után? Hátradőlhetsz: a közműszámlák (és minden egyéb számlád) archiválása megfelel a jogszabályi követelményeknek, mégis alig vesz el időt a mindennapjaidból. Sőt, a QUiCK automatizációjával nem csupán megfelelsz a törvényi előírásnak, de hatékonyabbá is teszed pénzügyeid kezelését. Ez a fajta intelligens digitalizáció a fiatal, modern vállalkozók titkos fegyvere lehet a növekvő adminisztrációs terhek ellen.

A jogszabályszerű archiválás elsőre bonyolultnak tűnhet, de a megfelelő eszközökkel valójában még hatékonyabbá teheted vállalkozásod pénzügyi folyamatait. A Számlázz.hu és a QUiCK ökoszisztémája kéz a kézben egy komplex, mégis könnyen használható megoldást kínál: Neked elég vállalkozásodra fókuszálnod, miközben a háttérben minden számlád szabályosan, biztonságosan archiválódik. Ha eddig halogattad a digitális átállást, most itt az ideje belevágni – a vállalkozásod jövője és nyugalma múlhat rajta!