Egy csinos doboz a recepció előtt | Számlaiktatás

Esettanulmány: A QUiCK bevezetése egy filmprodukciós irodában

Az alábbi esettanulmány még 2018-ban játszódott, amikor a QUiCK még a szárnyait bontogatta. Azóta rengeteget fejlődtünk – de a tanulságai ma is érvényesek.

A csinos doboz esete a producerekkel, avagy kreatív számlaiktatás

Egyik tanácsadási munkánk során egy viszonylag nagy filmprodukciós cég számviteli folyamatait és rendszereit kellett optimalizálnunk.

A filmes szakma első és második ránézésre sem könnyű, de ha “filmes” számvitelről van szó, akkor nyugodtan használhatjuk a kihívás szót. Temérdek bizonylat, bejövő számla keletkezik egy produkció során, nagyon sok ember kezében és jellemzően olyan emberek kezében, akik kicsit sem akarnak ezekhez a dolgokhoz hozzáérni, mert sokkal fontosabb dolgaik vannak.

A tanácsadás során számos kihívással találkoztunk. Az egyik legszembeötlőbb viszont az volt, hogy össze-vissza, “késve”, szerteszét és szinte mindenhol voltak olyan számviteli bizonylatok, melyek erőteljesen befolyásolták egy adott hónap eredményességét, mely eredményességre viszont a tulajdonosok igen kíváncsiak lettek volna.

Szembeötlő volt az objektum nagy kiterjedése és “szabad légkörűsége”, illetve, hogy a recepció központi helyet foglal el az iroda életében, nagyon kedves munkatársakkal. A pénzügy viszont az iroda egyik eldugott zugában hátul helyezkedett el.

A tanácsadás során az egyik legnagyobb hatású innovációnk az volt, amikor egy csinos dobozt tettünk a recepcióra és megkértünk mindenkit, hogy mostantól, mikor megkapják a produkciós beszállítói számlákat, akkor ne az objektum hátsó részében lévő könyvelési osztályra vigyék (akikre eleve mindenki fura szemmel nézett), hanem csak dobják a recepción a dobozba. A könyvelést pedig megkértük, hogy mindennap ürítsék a dobozt.

Ez persze csak az első lépés volt, de valójában már ezzel a lépéssel drasztikus eredményeket értünk el, hiszen miután a "doboz ürítés" már megfelelően ment, akkor kezdtük el bevezetni a QUiCK-et és azt is megmutatjuk, hogy miért.

A végső megoldás

Ha kívánhatnék valamit, akkor a QUiCK sem akarna több lenni egy kedves recepciósnál egy dobozzal az asztalán, uncsi, de "hard core" könyveléssel és bejövő számlaiktatási procedúrákkal a háta mögött.

Az analóg doboz bevezetése után azonban messzebbre mentünk és az alábbi QUiCK funkciókat használtuk ki:

• Emailes iktatás vagy szkennelés: A rendszer bevezetésével, a bejövő számlák dobozban való gyűjtése helyett, azok digitalizálásra kerültek. Ennek formája vagy szkennelés volt a dobozból vagy "gyorsabb fizetés ígérete mellett" megkértük a cég szállítóit, hogy küldjék a “kvikkes” email címre a számlákat. Így minden egy helyre került és szkennelni sem kellett.
  

• Autoscan (QUiCK OCR): illetve gépi tanulási mechanizmusai segítségével elkezdtük a rendszert betanítani, hogy minél hamarabb az iktatás nagy része emberi beavatkozás nélkül menjen. (adatfelismerések és költségkategorizálás és címkék használata)
  

• Tulajdonosi információ: A feldolgozott adatok alapján valós időben adtunk egy képet arról, hogy mi történik a cég költségeivel, mekkora például azok ÁFA tartalma egy adott időszakban, stb.

Összesen két hónap kellett a teljes bevezetéshez, mely annyira sikeres volt, hogy jelenleg a cég könyvelői is a QUiCK-es adatokat használják a szállítói számlák könyvelésére és havi szinten "riportolják" a cég pénzügyi eredményeit a tulajdonosok nagy elégedettségére.

👉 Mit tennénk ma másként?

Bár ez a projekt még 2018-ban zajlott, a QUiCK azóta óriásit fejlődött. Ha ma vezetnénk be a QUiCK-et ugyanitt, ezeket a megoldásokat is bevetnénk:

• QUiCK böngésző bővítmény: A számlaképek iktatása ma már szinte magától történik. A bővítmény automatikusan felismeri a feltölthető dokumentumokat a böngésződben – akár egy e-mail mellékletben, akár egy webes felületen nyitod meg őket. Ha mégis letöltenél egy fájlt, figyelmeztet, hogy ne felejtsd el beküldeni a QUiCK-be. ✔️
  

• NAV-adatok párosítása: Az iktatott számlákhoz automatikusan hozzárendeljük a NAV Online Számla rendszeréből érkező adatokat. Az OCR-technológia és a NAV-szinkron együttműködése azt is azonnal jelzi, ha egy számlakép hiányzik – így nem marad el semmi. 🔍
  

• Villámgyors és pontos utalások: A sok szállítói számla sem probléma: a QUiCK-ből exportált banki utalási csomagokkal minimalizálható az emberi hibák (pl.: elgépelés) lehetősége, és néhány kattintással teljesíthetők a kifizetések. ⏱️

---

Cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!