Titkos QUiCK funkciók, amelyekről eddig még nem hallottál

Ebben a cikkben összegyűjtöttük azokat a QUiCK-funkciókat, amelyekről sok felhasználó csak hónapokkal később szerez tudomást, pedig társas vállalkozásoknak és könyvelőknek egyaránt komoly idő- és energia megtakarítást jelenthetnek. Ha már használod a QUiCK-et, jó eséllyel lesz köztük olyan, amelyre Te is azt mondod majd: „Na, erről miért nem tudtam eddig?”

QUiCK fiókod személyre szabása apró life-hackek segítségével

A QUiCK egyik nagy előnye, hogy számos olyan kisebb beállítást és praktikus megoldást kínál, amelyekkel a felület és a működés a saját munkafolyamataidhoz igazítható. Ezek elsőre talán apróságnak tűnnek, de napi szinten komoly különbséget jelenthetnek – különösen akkor, ha rengeteg számlával dolgozol egyszerre.

👉🏻  Elmenthető szűrési paraméterek az URL-ben

A QUiCK-ben beállított szűrések nem vesznek el, ha kilépsz az oldalról. Az adott nézet URL linkje elmenthető, így a legközelebbi bejelentkezéskor egyetlen kattintással pontosan ugyanarra a szűrt listára érkezel vissza. Ez különösen hasznos lehet például:

• adott időszak számláinak áttekintéséhez;

• egy konkrét státusszal rendelkező tételek rendszeres ellenőrzéséhez;

• vagy egyeztetés előkészítéséhez.

Egy jól elmentett link (például a könyvjelzősávban) hatékonyan hozzásegíthet ahhoz, hogy a munkavégzés kezdetén ne kelljen felesleges időt eltöltened a szűrési paraméterek beállításával.

👉🏻  Tabok sorrendjének módosítása

A QUiCK-ben a Profilbeállítások között lehetőség van a tranzakciós tabok sorrendjének módosítására, így mindenki azt a menüpontot láthatja elsőként, amelyre a munkája során leggyakrabban szüksége van. A módosítható tranzakciós tabok a következők: Költségek, Bevételek, Hiányos számlák, Adók és Bérköltségek.

Fontos kiemelni, hogy a tabok sorrendje felhasználónként külön-külön állítható be, így mindenki a saját igényei szerint igazíthatja a felületet. Ez nemcsak kényelmi funkció, hanem valódi időmegtakarítás: kevesebb keresgélés, kevesebb kattintás, és gyorsabb döntések.

👉🏻  Számlacímkézés alias e-mail cím segítségével

Kontrolling szempontból a számlák utólagos címkézése, címkelogikájának kialakítása sokszor időigényes feladat. A QUiCK-ben azonban van egy egyszerű, mégis kifejezetten hatékony „life hack”, amellyel már a beérkezés pillanatában rendszerezhetők a különböző tételek. Ha a számlafogadó (egyedi alias) e-mail cím @ előtti részéhez hozzáadsz egy + jelet és egy ékezet nélküli címke elnevezést, a számla automatikusan ezzel a címkével kerül be a rendszerbe.

Minél több számla érkezik QUiCK fiókodba, annál látványosabb a különbség: kevesebb utómunka, gyorsabb feldolgozás, átláthatóbb rendszer – mind a cég, mind a könyvelő szempontjából.

👉🏻  Dátumszűrő használata: nem mindegy, melyik időszakot nézzük

A számlák és tranzakciók áttekintésénél az egyik leggyakoribb kérdés az, hogy melyik dátum alapján érdemes szűrni. A QUiCK ebben rugalmas megoldást kínál: nem egyetlen időpontban gondolkodik, hanem több, szakmailag is releváns dátum szerint teszi lehetővé a szűrést. A rendszerben külön-külön szűrhetőek az adatok például:

• teljesítés ideje szerint;

• számviteli időszak alapján;

• kifizetés napja szerint;

• feltöltés ideje alapján;

• számla kelte szerint;

• esedékesség (fizetési határidő) alapján.

Ez különösen akkor lehet hasznos, amikor ugyanazt az adatállományt más-más nézőpontból kell vizsgálni: mást néz a cégvezető és mást a könyvelő, valamint egy időszakos zárás során is más-más időperspektíva lehet releváns.

A dátumszűrő használata ráadásul gyors, előre definiált időszakokkal is kiegészül:

• aktuális vagy előző év;

• aktuális vagy előző negyedév;

• aktuális vagy előző hónap;

• aktuális vagy előző hét.

Így néhány kattintással előállítható például egy adott negyedév teljesítési idő szerinti listája, vagy egy hónap esedékes, még ki nem fizetett számláinak áttekintése. A megfelelő dátumszűrő kiválasztásával elkerülhetőek a félreértések, és pontosabb képet kapunk arról, hogy egy adott időszakban valójában mi történt céges pénzügyeink világában.

Pénzügyi és számlakezelési beállítások – amikor a rendszer helyetted gondolkodik

A QUiCK számlakezelési beállításai nem csak kényelmi funkciók. Ezek azok a pontok, ahol néhány tudatos döntéssel hosszú távon lehet csökkenteni a manuális javítás számát, és az elcsúszott számlaadatokat. Különösen igaz ez akkor, ha több partnerrel, sok számlával vagy könyvelői együttműködésben dolgozol.

👉🏻  ÁFA - gyakoriság módosítása

A QUiCK lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozásodra jellemző ÁFA-gyakoriságot beállítsd, és ezt a rendszer következetesen figyelembe vegye az adatok megjelenítésénél. Ezt a Cégbeállítások között tudod módosítani: havi, negyedéves vagy éves ÁFA fizetési gyakoriság áll rendelkezésre. Ez azért lényeges beállítás, mert:

• másképp gondolkodik egy havi, egy negyedéves és egy éves ÁFA-bevalló;

• így az időszaki áttekintések pontosabbak és alaposabbak lehetnek.

👉🏻  Alapértelmezett fizetési mód és határidő beállítása

A NAV adatszolgáltatásnak nem mindig része a számla fizetési módja és a fizetési határidő, mivel ez nem kötelező elem, ezért bizonyos számlázó programok nem szolgáltatnak erről adatot. Emiatt a beérkezett NAV adat is lehet hiányos. Azonban lehetőség van:

• partnerekhez alapértelmezett fizetési módot rögzíteni (például átutalás, bankkártyás fizetés vagy készpénz);

• cégenként alapértelmezett fizetési határidőt beállítani, amely az új, ismeretlen fizetési határidővel beérkező NAV számlák esetén automatikusan megjelenik.

Ez a két beállítás együtt különösen hasznos, mert:

• gyorsítja a számlák feldolgozását;

• csökkenti az elgépelésekből és eltérő gyakorlatból adódó hibákat;

• egységesebb pénzügyi működést eredményez.

Könyvelői oldalról ez azt jelenti, hogy kevesebb a javítandó adat, cégvezetői oldalról pedig azt, hogy minimálisra csökkenti a kézi adatbevitelből fakadó hibákat, és gördülékenyebben teszi lehetővé az utalási csomagok generálását. Lényeges megemlíteni, hogy ezek a beállítások visszamenőlegesen nem változtatják meg a már feltöltött számlák állapotát, csak az újonnan beérkező tételekre lesznek érvényesek. A beállítást az ügyfélszolgálatunkon kérhetitek. 

💡 Ha szeretnéd ezeket a QUiCK funkciókat a gyakorlatban is kipróbálni, a QUiCK 30 napos ingyenes próbaverziója lehetőséget ad rá, hogy kockázatmentesen megnézd, hogyan illeszkednek a mindennapi működésedbe.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!