Megszűnik a Webes Ügysegéd: változik a vállalkozói ügyintézés rendszere

Az elmúlt években a vállalkozói adminisztráció egyre nagyobb része került át digitális felületekre, és most ismét egy fontos változás érkezett, amelyet a könyvelők és az egyéni vállalkozók is meg fognak érezni a mindennapi működésben. Megszűnt a Webes Ügysegéd, és az eddig ott elérhető ügyintézések átkerültek a NAV ÜPO felületére.

Elsőre ez akár egy egyszerű technikai átállásnak is tűnhet, valójában azonban a változás jóval többről szól. Nemcsak új helyre kerülnek bizonyos ügyintézési folyamatok, hanem az is átalakul, hogy a könyvelők milyen jogosultságokkal és milyen módon tudják kezelni ezeket az ügyeket ügyfeleik helyett.

Ez különösen fontos lehet az egyéni vállalkozások számára, ahol a napi működés során a gyors adminisztráció és az átlátható ügykezelés ma már alapvető működési igény.

Mi változik a Webes Ügysegéd megszűnésével pontosan?

2026. március 1-ig a régi és az új rendszer párhuzamosan működött. Március 2-től viszont a Webes Ügysegéden már nem lehet új bejelentéseket benyújtani, így kizárólag az ÜPO-n keresztül lehet ügyet intézni. Azonban, ha a 2026.02.19 előtt benyújtott bejelentésekre lenne szükség úgy azt még a Webes Ügysegéden van lehetőség ellenőrizni, de ezek is év közben folyamatosan átkerülnek majd az új felületre.

A Webes Ügysegéd megszűnésével több vállalkozói adminisztrációs folyamat a NAV ÜPO rendszerében elérhető. A legnagyobb változás azonban nem feltétlenül maga az új felület, hanem az, hogy a megfelelő jogosultságokkal ezek az ügyek már meghatalmazással is kezelhetőek.

Korábban a rendszer egyik legnagyobb problémája az volt, hogy bizonyos ügyintézésekhez a könyvelők nem tudtak megfelelő hozzáférést kapni. Emiatt sok esetben az egyéni vállalkozó személyes közreműködésére volt szükség egy-egy adminisztratív folyamat során (például szüneteltetés).

A gyakorlatban ez rengeteg kellemetlenséget okozott:

• egyeztetni kellett a belépéshez,

• az ügyintézést sok esetben a vállalkozó számára is megfelelő időponthoz kellett igazítani

• és nem ritkán kialakult az a rossz gyakorlat is, hogy a vállalkozó megosztotta saját hozzáférési adatait a könyvelővel.

Ez nyilvánvalóan sem adatbiztonsági, sem jogosultságkezelési szempontból nem ideális.

Az új rendszer egyik legfontosabb előnye éppen az lehet, hogy megfelelő meghatalmazással a könyvelők önállóbban és gyorsabban tudják kezelni az ügyeket, levéve a terhet a vállalkozó válláról.

A jogosultságok most még fontosabbá válnak

Az átállás előtt nemcsak az új felület működésére, hanem a könyvelői jogosultságokra is érdemes figyelni. Sok esetben a korábban, például UJEGYKE nyomtatványon adott meghatalmazási körök nem lesznek automatikusan elegendőek az új rendszer használatához, ezért szükség lehet azok módosítására, bővítésére. Ez azért fontos, mert megfelelő jogosultság nélkül a könyvelő bizonyos ügyeket nem fog tudni elintézni az ügyfél nevében.

A tapasztalatok alapján az ilyen helyzetek általában nem előre derülnek ki, hanem akkor, amikor sürgősen kellene elintézni valamit. Például egy gyors változásbejelentés esetén ez komoly fennakadást okozhat. Éppen ezért most különösen érdemes lehet átnézni a meglévő meghatalmazásokat, a hozzájuk kapcsolódó jogosultságokat és azt, hogy a szükséges hozzáférések megfelelően működnek-e.

Miért fontos ez?

Az egyéni vállalkozók működése ma már jóval szerteágazóbb adminisztrációt igényel, mint néhány évvel ezelőtt. A digitális ügyintézések számának növekedésével párhuzamosan egyre több folyamat kerül online rendszerekbe, miközben a könyvelők és vállalkozások közötti együttműködés is folyamatosan gyorsul.

Ma már nemcsak az számít, hogy egy bevallás időben beküldésre kerüljön, hanem az is, hogy:

• gyorsan lehessen reagálni egy változásra,

• átlátható legyen az adminisztráció,

• minden dokumentum könnyen elérhető legyen,

• és a szükséges ügyintézések ne akadjanak el jogosultsági problémák miatt.

Több irány is felmerült

A vállalkozói ügyintézési rendszerrel kapcsolatban korábban felmerült az is, hogy bizonyos ügyek a NAV-tól a Magyar Kereskedelmi és Iparkamarához kerülhetnek át. Ez sokakban bizonytalanságot okozott mert egy ideig nem látszott egyértelműen, végül milyen szervezeti keretek között működik majd tovább az ügyintézés. Ez különösen azért volt érzékeny kérdés, mert az elmúlt időszak egyik pozitív iránya éppen az volt, hogy az adminisztráció egyre egységesebben a NAV rendszerébe szerveződött.

A mostani átállás alapján azonban továbbra is az látszik, hogy a cél egy központosítottabb, digitálisan kezelhetőbb ügyintézési környezet kialakítása.

Persze az ilyen rendszerváltásoknál mindig van egy átmeneti időszak, amikor különösen fontos odafigyelni a hozzáférésekre és jogosultságokra.

A digitális működés ma már versenyelőny is

A következő években várhatóan tovább nő azoknak az adminisztratív folyamatoknak a száma, amelyek teljesen online környezetben működnek majd. Ennek egyik fontos mérföldköve, hogy 2027. január 1-jétől kivezetik az ÁNYK-t, és a NAV felé történő adatbeküldés már a korszerűbb, adatalapú megoldásokon keresztül történik majd. 

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egyre több nyomtatvány és ügyintézési folyamat kerül át online felületre, például az ONYA-ba, ahol külön keretprogram telepítése nélkül, webes környezetben lehet kitölteni és beküldeni a szükséges dokumentumokat. A változás célja nem pusztán az, hogy minden digitális legyen, hanem az, hogy az ügyintézés egyszerűbbé, gyorsabbá és átláthatóbbá váljon.

Emiatt a vállalkozók számára egyre fontosabb lesz, hogy ne csak technikailag alkalmazkodjanak ezekhez a rendszerekhez, hanem a napi működésüket is tudatosan ezek köré szervezzék. A gyors ügyintézés, az átlátható dokumentumkezelés és a jól működő könyvelői együttműködés ma már nem kényelmi kérdés, hanem hatékonysági és működési szempontból is komoly előny lehet.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!