A QUiCK kedvenc ügyfelei: STRT

A jövő technológiai és tudásalapú vállalataiért

„A QUiCK nagyon sokat segített abban, hogy a rengeteg, különböző helyről érkező adatrengetegből átlátható, napi szinten is kezelhető pénzügyi rend legyen.”

A STRT neve mára szorosan összefonódott a hazai startup világgal, a technológiai gondolkodással és a jövő vállalkozásainak támogatásával. Egyszerre vannak jelen az oktatásban, a vezetőképzésben, a befektetések világában és a startup-ökoszisztéma építésében; ráadásul mindezt nem kívülről, hanem valódi vállalkozói tapasztalatokkal a hátuk mögött teszik.

A cégcsoport, a STRT Holding két meghatározó ága, a STRT Akadémia és a STRT Invest más-más oldalról, de ugyanazért a célért dolgozik: hogy a technológiai és tudásalapú vállalatok erősebb, tudatosabb és fenntarthatóbb alapokra épülhessenek.

De hogyan néz ki mindez pénzügyi oldalról? Hogyan lehet egyszerre több cégfiókot, oktatási árbevételeket, portfólióval kapcsolatos folyamatokat, könyvelői együttműködést és napi szintű számlaadminisztrációt átláthatóan kezelni? Erről mesélt nekünk Barbarics Rebeka, a STRT pénzügyi csapatának tagja, aki nap mint nap dolgozik a QUiCK-ben, és testközelből látja, mennyit számít egy hatékonyan működő pénzügyi rendszer a hétköznapi munkavégzésben.

Kérlek, mesélj röviden a STRT-ről azoknak, akik még nem ismernek Titeket! Mivel foglalkoztok pontosan?

A STRT működését alapvetően két nagyobb terület mentén érdemes elképzelni: az egyik az oktatási, a másik pedig a befektetési üzletág. Az oktatási oldalon működik a STRT Akadémia és a KÜRT Akadémia, ahol vezetőképzésekkel, AI- és technológiai témájú programokkal, valamint soft-skill fejlesztésekkel foglalkozunk. Ezeknél a képzéseknél sok külsős előadóval, szakértővel, alvállalkozóval dolgozunk együtt, így pénzügyi és adminisztratív oldalról is fontos, hogy minden megfelelően nyomon követhető legyen.

A másik nagy ág a STRT Invest, amely a magyar és a regionális startup világ támogatását, fejlesztését és erősítését tűzte ki célul. A STRT ma már nemcsak magyar, hanem nemzetközi startupokkal is kapcsolatban áll, a Holding pedig a Budapesti Értéktőzsde Standard kategóriájában is jelen van, így bárki vásárolhat STRT-részvényt.

A bevont tőkét feltörekvő startupokba fektetjük, többek között AI és technológiai, oktatási, agrár- és egészségügyi területeken. A portfólió nagyon diverz, és külön csapat foglalkozik azzal, hogy ezeket a befektetéseket megfelelően kezeljük, értékeljük és támogassuk. Ami szerintem nagyon fontos, hogy a STRT vezetői csapata nem kívülről nézi a startup világot. Ők maguk is startupperként indultak, megtapasztalták az építkezés legalsó lépcsőfokaitól kezdve a növekedés kihívásait, ezért nemcsak tőkét adnak a cégeknek, hanem mentorálást, tanácsadást és valódi támogatást is.

Miben érzitek azt, hogy mások vagytok, mint a többi piaci szereplő? Mi a STRT szuperképessége?

Szerintem nálunk nagyon erősen jelen van az emberségesség és a nyitottság. Ez nemcsak kifelé, a startupok irányába érződik, hanem a belső kommunikációnkban is aktívan jelen van. Akár olyan cégekről van szó, amelyek még tőkebevonás előtt állnak, akár olyanokról, amelyekbe már invesztáltunk, nagyon fontosnak tartjuk, hogy ne csak adminisztratív vagy stratégiai támogatást kapjanak, hanem emberi oldalról is megtapasztalják azokat a tényezőket, amelyek a magabiztos induláshoz szükségesek.

Egy kezdő vállalkozásnál rengeteg kérdés, bizonytalanság, félelem merülhet fel. Mi pedig igyekszünk mindenkihez maximális nyitottsággal állni, és teljes mellszélességgel támogatni őket abban, hogy merjenek fejlődni, döntéseket hozni és előrelépni. Balogh Petya vezetői szemléletében is nagyon erősen jelen van ez az emberközpontúság. A nyitottság és az emberségesség nála is alapérték, és ez a teljes csapat működésére hatással van.

Hogyan épül fel nálatok a pénzügyi csapat? Ki milyen feladatokkal foglalkozik?

A pénzügyi csapatunk négy főből áll, de fontos hozzátenni, hogy nálunk senki sem csak klasszikus értelemben vett pénzügyes. Nagyon diverzek a feladatköreink, és nem kizárólag operatív, day-to-day típusú munkákkal foglalkozunk. A pénzügyi csapat tagjai stratégiai kérdésekben is részt vesznek, belefolynak portfólióértékelésekbe, zárásokba, döntéselőkészítésekbe is. Én főként számlázással, számlakezeléssel, iktatással és adminisztratív pénzügyi feladatokkal foglalkozom. Van kontroller kollégánk is, aki többek között a könyvelőkkel való kapcsolattartásban segít, hogy minden számla a helyén legyen, és a könyvelési anyag átadása minél gördülékenyebben tudjon zajlani.

A tágabb STRT-csapat alvállalkozókkal együtt körülbelül 30 fő, akik napi szinten dolgoznak együtt különböző területeken. A QUiCK-ben jelenleg ketten dolgozunk aktívan, kollaboratív módon. A day-to-day számlaiktatási és kontrolling jellegű feladatok főként hozzám tartoznak, a felettesem pedig jóváhagyja és feldolgozottra állítja a számlákat, mielőtt átadjuk őket a könyvelőnek. Emellett ő ellenőrzi a fizetetlen státuszokat is, és ezek alapján készíti elő az utalásokat azokhoz a tételekhez, amelyek még nincsenek kiegyenlítve.

Milyen pénzügyi kimutatásokra támaszkodtok leginkább a mindennapokban?

Nálunk főként a tanfolyamokhoz kapcsolódó riportok és kimutatások játszanak fontos szerepet ilyen szempontból. Rendszeresen nézzük például, hogy egy-egy képzéshez mennyi árbevétel kapcsolódik, illetve összevetjük a QUiCK-ben szereplő adatokat a saját nyilvántartásainkkal.

Google Workspace-ben dolgozunk, így vannak saját Google Sheet alapú kimutatásaink is, amelyeket összehasonlítunk a QUiCK-ből exportált adatokkal. Ez nagyon lényeges kontrollpont, különösen akkor, amikor több képzés, sok résztvevő, és sok számla kapcsolódik össze. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy megnézzük, a számlák, dokumentumok és bevételek alapján minden stimmel-e: azok az emberek szerepelnek-e a kimutatásban, akik valóban regisztráltak az adott kurzusra, kiknek lehet számlázni, illetve milyen tételek kapcsolódnak egy adott képzéshez.

Hogyan találtatok rá a QUiCK-re, és jelenleg hogyan használjátok?

A pénzügyi adminisztrációs folyamatok egyszerűsítése miatt kezdtünk el olyan megoldást keresni, amely segíthet rendet teremteni a számlák és dokumentumok között. A QUiCK-re végül a Számlázz.hu-n keresztül találtunk rá, mivel számlázáshoz mi is a Számlázz.hu-t használjuk. Ez azért volt kézenfekvő, mert innen minden számla megfelelően megérkezik, számlaadattal és számlaképpel együtt. Stabil, megbízható adatszolgáltatási forrás, a QUiCK pedig erre nagyon jól rá tud épülni, mint pénzügyi nyilvántartó rendszer.

Jelenleg három aktív fiókunk van a QUiCK-en belül: az STRT Invest Zrt., az STRT Management Kft., és az STRT Holding Nyrt. is QUiCK-et használ. A jövőben szeretnénk még tovább bővíteni ezeknek a sorát, mert a cégcsoport működése egyre szegmentáltabb, és fontos, hogy ezt pénzügyi oldalon is követni tudjuk.

Milyen változást hozott a QUiCK bevezetése a pénzügyi adminisztrációtokban?

A teljes pénzügyi csapat nagyon szereti a QUiCK-et, mivel tényleg érezhetően megkönnyíti a hétköznapi munkavégzést. Talán úgy tudnám legjobban megfogalmazni, hogy a sok különböző helyről érkező  adatrengetegből valóságos rendet teremtett. Sokkal átláthatóbb lett, hogy mi hol tart, milyen számlák érkeztek be, melyek vannak feldolgozva, melyek fizetetlenek, mit kell még ellenőrizni, és mi az, amit már tovább lehet adni a könyvelőnek.

Ez jelentős hatékonyságbeli javulást hozott. Nem kell mindent külön mappákból, e-mailekből, letöltésekből, saját táblázatokból összeszedni. A QUiCK-ben egy helyen látjuk a releváns dokumentumokat, számlaképeket, státuszokat és kapcsolódó információkat.

Melyek a kedvenc QUiCK-es funkcióitok?

Az egyik legfontosabb kedvencünk az OCR-karakterfelismerés. Nagyon hasznos, hogy a rendszer képes felismerni és feldolgozni a számlaadatokat, így nem kell mindent kézzel rögzíteni.

A másik nagy kedvenc a böngésző bővítmény. Ez rengeteget gyorsít a számlaiktatási folyamaton, mert online felületekről nagyon egyszerűen ki tudjuk szedni és be tudjuk küldeni a PDF-eket a QUiCK-be. Néhány kattintással bekerülnek a számlák és dokumentumok a rendszerbe, ami nagyon sok időbeli terhet levesz a pénzügyes kollégák válláról. Korábban használtuk az alias e-mail címes beküldést is, főként a böngésző bővítmény megjelenése előtt. Azóta ez kevésbé van előtérben, mert a Chrome-bővítmény nagyon jól működik a számla- és dokumentum érkeztetési folyamatainkban.

Kontrolling oldalról pedig a címkék és az autocímkék nagyon hasznosak. Hatalmas segítség, hogy nem kell minden egyes tételt egyesével, visszamenőlegesen adminisztrálni. Ha a QUiCK megtanulja és felismeri a mintázatokat, sokkal gyorsabban és átláthatóbban lehet dolgozni.

A jogosultságkezelést is aktívan használjátok?

Igen, ez nálunk kifejezetten fontos. Aktívan korlátozzuk a szerepköröket, és minden kolléga csak azokhoz a menüpontokhoz, funkciókhoz fér hozzá, amelyek szorosan kapcsolódnak a munkaköréhez. Egy több cégfiókkal, többféle pénzügyi folyamattal, oktatási és befektetési tevékenységgel működő szervezetnél ez nagyon fontos. Egyrészt biztonsági szempontból, másrészt azért is, mert így mindenki csak azt láthatja, amivel ténylegesen dolga van.

Van-e még olyan egyéb, apró QUiCK-es funkció, amit különösen szerettek?

Igen, a post-it funkciót is használjuk, főleg akkor, amikor valamilyen nem szokványos eseményhez, előadóhoz vagy egyszeri költséghez kapcsolódik egy számla. Vannak olyan tételek, amelyek önmagukban nem feltétlenül érnek meg egy saját címkét, mert nem visszatérő, rendszeres költségek. Ilyenkor nagyon praktikus, hogy post-itben rá tudjuk írni, pontosan mihez kapcsolódik az adott összeg.

Például ha egy eseménynél catering- költség merül fel, vagy ha valakinél éppen nem volt céges bankkártya, és saját kártyával fizetett valamit, akkor post-itben jelezzük, hogy az adott tétel kinek térítendő vissza, vagy milyen eseményhez tartozik. Ezek apróságnak tűnhetnek, de a napi pénzügyi adminisztrációban nagyon sok félreértést előznek meg.

Hogyan néz ki Nálatok a könyvelői együttműködés?

A könyvelőnk hozzáfér a QUiCK-es cégfiókokhoz, de a tényleges könyvelési folyamatokat SmartBooksban végzi. A két rendszer integrálva van egymással, ami nagyban megkönnyíti az anyagátadást. A számlák feldolgozottra állítása azért fontos nálunk, mert így a könyvelő felé is optimalizáltabb, rendezettebb az átadás.

Ha pedig a könyvelőnek kérdése van, nagyon hasznos, hogy az érintett számlákat át is tudjuk neki küldeni URL-link segítségével. Nem kell hosszan keresgélni, csatolmányokat küldözgetni vagy magyarázni, hogy melyik tételről van szó. Meg tudja nézni a számlaképet, a kapcsolódó adatokat, és sokkal gyorsabban tisztázható, hogy az adott összeg mire lett fordítva.

A QUiCK-en kívül milyen rendszerek segítik még a napi működéseteket?

Alapvetően Google Workspace-ben dolgozunk, így a saját pénzügyi kimutatásaink, táblázataink és belső nyilvántartásaink is jellemzően ebben a környezetben készülnek.

Az Invest csapat a portfólió-menedzsmentet, kontaktokat és szolgáltatói kapcsolatokat egy saját fejlesztésű, webes adatbázisban tartja nyilván, amely Airtable alapú rendszerre épül.

Feladatkezelésre BaseCamp-et használunk, ami projektmenedzsmentre, chatfolyamokra és pipálható to-do listák készítésére is alkalmas. Nagyon felhasználóbarát rendszer, ezért a mindennapi együttműködésben sokat segít.

Emellett egyéb rendszereket is használunk, és folyamatosan keressük azokat a megoldásokat, amelyekkel hatékonyabban tudunk működni a napi szintű operáció során. Jelenleg például aktívan kutatunk egy új, jól működő CRM-rendszer után.

Hogyan viszonyultok az AI-megoldásokhoz?

Cégen belül nagy nyitottság van az AI irányába, főleg olyan folyamatoptimalizálási területeken, ahol nincs szükség százszázalékos emberi jelenlétre. A kontrolling folyamatok AI segítségével történő automatizálása például fejlesztés alatt van nálunk. Ez azért is izgalmas, mert a zárások és portfólió értékelések körül rengeteg időigényes, ismétlődő, adatalapú folyamat van, ahol az AI a jövőben komoly segítséget jelenthetne.

Persze pénzügyi területen nagyon fontos a pontosság, az ellenőrizhetőség és a felelősség, ezért ezeknél a folyamatoknál nem az emberi kontroll kiváltása a cél, hanem az, hogy a repetitív, sok időt igénylő lépéseket hatékonyabban tudjuk elvégezni.

Papírmentesség és zöld pénzügyek tekintetében a STRT milyen álláspontot képvisel?

Cégen belül igyekszünk csökkenteni a papírhasználatot, és ahol lehet, digitális megoldásokkal dolgozunk. A belsős dokumentumokat digitálisan tároljuk, papíralapú számlát pedig rendkívül ritkán állítunk ki, csak akkor, ha az ügyfél ezt kifejezetten kéri. Alapvetően e-számlákkal dolgozunk.

Ugyanakkor teljesen kikerülni a papírt sajnos egyelőre nem lehet. Vannak például cégbírósági folyamatok, ahol továbbra is szükség lehet papíralapú dokumentumokra, és frissen indult startupoknál az e-szignó sem minden esetben áll még rendelkezésre. Szóval a szándék és a belső működés megvan a digitális, zöldebb irányra, de vannak olyan külső jogi és adminisztratív folyamatok, amelyek miatt a teljes papírmentesség egyelőre nem mindig megoldható.

És végül: ajánlanátok a QUiCK-et más Hozzátok hasonló, összetettebb működésű cégeknek is?

Igen, mindenképpen. A QUiCK nálunk nagyon sokat segített abban, hogy a pénzügyi adminisztráció átláthatóbb, rendezettebb és effektívebb legyen. A számlák, dokumentumok, valamint a hozzájuk tartozó státuszok, címkék, kimutatások és könyvelői együttműködés egy helyre kerültek, ami a napi működésben óriási könnyebbség.

Szerintem az a legnagyobb előnye, hogy a QUiCK nemcsak egy pénzügyi nyilvántartó, hanem egy valódi, hatékony és összehangolt munkakörnyezet. Olyan hely, ahol nem elvesznek az információk, hanem összeállnak egy átlátható képpé. Balogh Petya szavaival élve: "Vezetőként gyakran van szükségem gyors pénzügyi kimutatásokra, ezért különösen jó érzés, hogy a pénzügyi csapatunkra mindig számíthatok. A QUiCK segítségével ezeket gyorsan, átláthatóan és egyszerűen tudják elkészíteni."

💡 Ha szeretnéd kipróbálni, hogyan támogatja mindez a saját vállalkozásod működését és értékének növelését, a QUiCK 30 napos próbaidőszaka teljesen kötelezettségmentesen elérhető. Ez idő alatt valós képet kaphatsz arról, hogyan segít a rendszer a pénzügyi tervezésben, a havi eredmények követésében és a tudatosabb döntéshozatalban.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!