Menedzsment jelentések
Új árbevétel motor könyvelőirodáknak a digitalizáció korában.
[A cikk eredetiben az Adózás/Számvitel I. évfolyam 7–8 számában jelent meg]
Gyorsító
A digitalizáció domináns térnyerése a hagyományos könyvelési technológiában ma már egyáltalán nem kérdés, hanem valóság. Az egyre gyorsabb és pontosabb adatrögzítést, az államnak történő egyre sűrűbb információ továbbítást
több hazai szolgáltató,
érdekes innováció,
állami-, vagy éppen uniós szabályozás,
illetve egyéb (pl. banki) sztenderd segíti.
Anomáliák
Az átalakulás azonban sok ellentmondásos jelenséget hozott felszínre.
A “tranzakciószám”, mint központi könyvelési árképző elem jelentéktelenné válása miatt sokan kihalásra ítélik a könyvelőket.
De számos ennek teljesen ellentmondó folyamat is megfigyelhető. Egyre több például az olyan digitálisan érett könyvelőiroda, akik a digitalizáció hatására nemhogy munkaerőt építenének le, hanem egyre magasabb szakmai felkészültséggel rendelkező “drága” munkaerőt keresnek, ezzel jóval magasabb működési költségeket vállalva.
Egy természetes folyamat
Az elsőre furának tűnő jelenségek hátterében természetes (piaci) folyamat áll.
2018-ban az Egyesült Királyság területén a tanácsadást is nyújtó könyvelőirodák 66%-al magasabb árbevételt realizáltak, mint a kizárólag hagyományos könyvelést végző versenytársaik. Ez az adat a világ egyik vezető felhőalapú könyvelőszoftver gyártójának a Xeronak 2018-as Industry Performance jelentésében található.
Szerintük az elkövetkező öt évben a tanácsadói szolgáltatások jelentik majd az irodák növekedésének legfőbb motorját.Azaz a hagyományos államnak történő “megfelelősségi” könyvelés (statutory accounting, compliance accounting) a könyvelők üzleti modelljében háttérbe szorul, átengedve a teret a tanácsadási üzletágnak. A piac, a “láthatalan kéz”, a digitalizálódó térben a könyvelőket tanácsadóvá transzformálja. (Persze nem mindenkit.)
A cikk keretei nem engednek lehetőséget a téma további fejtegetésére. A lenti sematikus ábra azoban jól összegfoglalja, hogy a digitalizáció korában milyen előnyei vannak a tanácsadási üzletágnak a hagyományos könyveléssel szemben.
Milyen tanácsokat adhat egy könyvelő?
Ha tanácsadásról van szó, akkor az elsőre beugró adótanácsadás, üzletviteli tanácsadás, felvásárlások, cégértékelés, tranzakciós tanácsadás mellett nagyon sok egyéb — talán elsőre nem evidens terület- is fókuszba kerülhet.
Ilyen lehet a digitális infrastruktúrák fejlesztésében történő tanácsadás, folyamatszervezés, könyvelési adatokon alapuló adatvizualizáció vagy éppen data science.
Ha azonban egyértelműbb területeket vizsgálunk, akkor nem mehetünk el a menedzsment jelentések témája mellett.
Mi az a menedzsment jelentés?
Menedzsment jelentéseknek (management accounts) hívjuk, azt a szinte kizárólag könyvelési adatokon alapuló pénzügyi jelentéscsomagot, ami rendszeres időközönként (havonta, negyedévente) átfogó képet ad egy vállalkozás pénzügyi helyzetéről. Olyan információkat tartalmaz, melyből a cég menedzsmentje nem a napi, hanem ennél hosszabb távú pénzügyi döntéseit képes megalapozni. Ezek a riportok nem feltétlenül követik az adott ország számviteli standardjait, sokszor csak a cégre jellemző szerkezetű jelentéseket, vagy akár egyedi besorolásokat tartalmaznak.
A menedzsment jelentés legfontosabb elemei:
eredménykimutatás “és/vagy”
mérleg “és/vagy”
cash flow kimutatás “és/vagy”
büdzsé, forecast “és/vagy”
ezek megértését támogató pénzügyi mutatók, statisztikai kimutatások, chartok, ábrák, ikonok “és/vagy”
más, nem a könyvelési rendszerekből érkező tranzakciós mutatók
Miért menedzsment jelentések?
Alapvetően négy okot lehet felsorolni, amiért rendkívül hatékony a tanácsadási pályát menedzsment jelentések készítésével kezdeni.
Az első ok, a rendelkezésre állás. A jelentésekhez szükséges legfontosabb adatok (könyvelési tranzakciók, főkönyv) rendelkezésre állnak és a digitalizációnak köszönhetően egyre gyorsabb és pontosabb formában érhetőek el.
A második ok, a meglévő tudás. Számviteli szakembereként, az igazán jó riportok készítéséhez szükséges know-how szinte a leggyorsabban elsajátítható tudás. Ráadásul alapja egy csomó más nagyon magas értékű tanácsadási területnek (pl. cégértékelés)
A harmadik ok, a hatékonyság. Egy jól kialakított menedzsment jelentéskészítési folyamattal tömérdek olyan információ kerül a könyvelőiroda birtokába, ami javítja az irodai kommunikáció és a rekonsziliációs teendők hatékonyságát. (Képzeljük csak el, ahogy szerződéskötési utáni első ügyféltalálkozó úgy telik, hogy megtervezzük ügyfelünkkel a következő évét, (büdzsé, forecasting) majd negyedévente személyes találkozó keretében riportokat beszélünk át vele. Az ilyen és hasonló alkalmak során annyi értékes információ kerül az iroda birtokába, amiért máskor hónapokat kell “könyörögni”)
A negyedik ok, pedig a tervezhető, rendszeres és visszatérő árbevétel. Könyvelőként, számviteli szakemberként nincs más választásunk hinnünk kell a “mérleg-eredménykimutatás-cash flow” háromszög elementáris erejében. Hinnünk kell abban, hogy bármilyen méregdrága ERP, felhőalapú számlázó, excel, adatvizualizációs eszköz, vagy akár ezek harmónikus integrációja tökéletes ugyan a napi operatív döntéshozatalhoz, de nem “köpi ki” magából intelligens formában ezt a három kimutatást. Ez pedig azt jelenti, hogy a vállalkozó nincs a vállalatvezetéshez, beruházási döntésekhez vagy akár cégértékeléshez szükséges információk teljes birtokában.
Ez az a fajta súlyos probléma, amit egy könyvelő könnyen pénzé konvertálhat. A számvitel rendszeres alapriportjai megfelelően lefordítva az ügyfél nyelvezetére elsőkörben meglepetéseket, nagy felismeréseket, hálát és elköteleződést fognak jelenteni még egy adatvezérelt, de menedzsment riportokat nem használó vállalkozásban is, később pedig a vállalati döntéshozatali kultúra részévé válnak.
Hogyan kezdjünk el menedzsment jelentéseket készíteni?
A “hogyan?” talán nem is helyes kérdés. A “kinek” a helyes kiindulópont. Ahhoz, hogy könyvelőirodánkban valóban sikerként éljük meg ennek a tanácsadási üzletágnak a bevezetését érdemes azokkal a cégekkel kezdeni, akik azonnal értékelni fogják ilyen típusú törekvéseinket.
A cikk végén álljon itt néhány olyan vállalkozói csoport, akiknek hiányzonak ezek a jelentések, még akkor is ha ők ezt nem feltétlenül tudják.
A tulajdonos és ügyvezető nem ugyanaz a személy cégben. A tulajdonost nem érdeklik a napi pénzügyi folyamatok, irreleváns számára legalábbis rövid távon, hogy a cég melyik számlákat fizeti ki hamarabb, kik a jól fizető vevők, kik fizetnek rosszul. A tulajdonost magasabb szintű érdekek hajtják, éppen ezért bízta a cégvezetést valakire.Egy jól összeállított menedzsment jelentés, főleg ha az egy külső szolgáltató, egy könyvelőiroda adatain alapul, megfelelő és megbízható információ ahhoz, hogy a tulajdonos bizonyos folyamatokat átlásson, kérdéseket tegyen fel, stratégiát alkosson, vagy stratégia alkotásra kérje fel az ügyvezetőt bizonyos kérdésekkel kapcsolatban.
Start-up cég kockázati tőkével, vagy exitre játszó cégek — Kockázati tőkével rendelkező cégeknél a riportok alapelvárások. Érdekesebb terület a hazai, exitre játszó, kockázati tőke nélküli kkv-k esete. Ezek a cégek egy potenciális felvásárló megjelenésekor a második forduló elején egészen biztos, hogy könyvelőtől származó adatot kérnek. Ez az a pont, ahol a legtöbb hazai kkv elvérzik. Nem csak azért mert esetleg nem “tiszták” a könyvek vagy mert nincs aktuális adat. Hanem sokszor azért, mert nem létezett közös nyelv a cég belső tranzakciós adatai és a könyvelési adatok között. Ez pedig elhúzódó, keserves átvilágítást eredményez, amiben mindenkinek elmegy mindentől a kedve. Egy jólfésült és rendszeres menedzsment jelentéssel, ez a probléma megelőzhető, hiszen a könyvelés és a cég ilyenkor időről időre egy nyelvet beszél. Ráadás, hogy komoly fegyvertény tud lenni, ha ilyen típusú kérésre a könyvelő strukturált több éves adatot ad át, szépen csomagolva a vevői igény megszületése utáni pár napban.
Cash flow problémákkal küzdő cégek. Talán az egyik leghagyományosabb terület, ahol nagyot lehet dobbantani jól struktúrált jelentésekkel. Az ilyen cégekben az ügyvezetés mindent megtesz, hogy “cash flow-t” tervezzen, saját likviditási excel táblákat gyártson, melyek sokszor hatástalanok és időrablóak. Eközben a megoldás sokszor magában számviteli alapokon nyugvó historikus cash flow kimutatásban van.
Összefoglalás
A digitalizáció jobb minőségű adatokat jelent egy könyvelőirodában. Ezen adatok okos, szisztematikus kihasználása egy nagyteljesítményű árbevétel motor. Nem egyszerű beindítani, kell hozzá üzemanyag. De a jelenlegi nemzetközi tapasztalatok alapján, a ráfordított energia bőségesen megtérül. Érdemes minél hamarabb kihasználni ezeket a lehetőségeket, ezzel biztosítva hosszú távú működésünket, piaci pozicióinkat és vállalkozásunk sikerét.
Ha hasonló gondolatok foglalkoztatnak, sőt szeretnéd elsajátítani a QUiCK új haladói könyvelői modulját, velünk a helyed egy üdítő nyári eseményen, melyről további információkat itt találsz.