QUiCK bevezetés tervezése FigJam sablonnal: átlátható folyamatok, kevesebb kockázat.

Bár a QUiCK egy pillekönnyű pénzügyi rendszer, amelyet ügyfeleink többsége önállóan is gyorsan elsajátít, de egy gördülékeny és sikeres bevezetéshez elengedhetetlen a jól átgondolt előkészítés. Számos vállalati folyamatot kell feltérképezni, felelősségi köröket meghatározni, és minimalizálni a bevezetés körüli szervezeti ellenállásból származó kockázatokat.

Ehhez nyújt most segítséget egy új, FigJam sablon, melyet elsősorban rendszerintegrátoroknak, illetve projektvezetőknek készítettünk. A gyakorlati szemléletű sablon vizuálisan, együttműködve teszi lehetővé a bevezetés megtervezését – így átláthatóbbá válnak a pénzügyi folyamatok, tisztázódnak a felelősségek és az igények, és csökken a hibalehetőségek száma a bevezetés során.

Mi is az a QUiCK FigJam sablon, hogyan segít QUiCK bevezetéskor?

A QUiCK FigJam sablon egy online, vizuális tervező felület, amelyen a céges pénzügyi folyamatok minden lépése áttekinthetően megjelenik.

A sablon fő részei:

Cégprofil (lila munkaterület):

Itt rögzíthetők a cég/ügyfél alapvető adatai és sajátosságai. Ez a kontextus megteremtését szolgálja – például a cég mérete, iparága, meglévő pénzügyi rendszerek. A cégprofil segít abban, hogy a tervezés során mindenki ugyanazt a kiindulópontot lássa, és figyelembe vegyük a specifikus igényeket.

Folyamattervező vászon mintafolyamattal (halványkék terület):

Ezen a vizuális felületen lépésről lépésre felrajzolható a cég pénzügy tranzakciós folyamata. A sablon tartalmaz egy előre elkészített mintafolyamatot, ami útmutatóul szolgál – bemutatja, hogyan nézhet ki egy tipikus számlaiktatási és jóváhagyási folyamat QUiCK-kel. A vásznon végigvezethetjük az egyes fázisokat a számla beérkezésétől (pl. források azonosítása, dokumentumok iktatása), a jóváhagyási folyamatokon át egészen az integrációig a könyvelési rendszerbe.

Cserélhető rendszerelemek gyűjteménye (halványnarancs terület):

A sablon alsó részén, egy halvány narancssárga sávban található egy ikon- és modulgyűjtemény, amely a tipikus rendszerelemeket tartalmazza. Itt találunk előre elkészített elemeket, például különféle számlaintegrációs interfészeket és utaláskönnyítő modulokat (pl. Revolut, OTP Electra, MBH Bank interfészek), számlázó és könyvelő programok integrációit (mint a Számlázz.hu, Billingo, Számlaverzum, NetAccounting, SMARTBooks, Novitax, Kulcs-Soft stb.), valamint a QUiCK saját funkcióinak ikonikus elemeit (például QUiCK Jóváhagyás – egyszerű vagy haladó, QUiCK API kapcsolatok, OCR feldolgozás, NAV adatszinkronizáció stb.). Ezeket a drag-and-drop elemeket szabadon fel lehet helyezni a folyamattervező vászonra, ezzel testre szabva a folyamatábrát a konkrét vállalati környezetre. Gyakorlatilag egy lego-készletként szolgál a gyűjtemény: a bevezetést végző csapat kiválaszthatja a releváns elemeket, és felépítheti belőlük a teljes integrációs folyamatot, az adatforrásoktól (pl. szkennerek, e-mail fiókok) kezdve az adat kimenetekig (pl. könyvelői rendszerbe export).

Fontos: A sablon nemcsak technikai folyamatábrák halmaza, hanem segít felelősségi köröket is rendelni az egyes lépésekhez. A vizuális elrendezésben külön jelölhetők, hogy melyik csapat vagy személy felel az adott teendőért – például ki hagyja jóvá a számlákat, ki végzi az adategyeztetést, vagy ki indítja el a banki utalást. Ezáltal minden érintett pontosan látja a saját szerepét a QUiCK bevezetési projektben.

Kinek szól és miért hasznos?

Rendszerintegrátoroknak: Azoknak a partnercégeknek vagy tanácsadóknak, akik ügyfeleiknél vezetik be a QUiCK rendszert. Számukra a sablon egy átfogó tervezési keretrendszert ad, amelyben könnyen megértethetik az ügyféllel a tervezett megoldást, és közösen finomhangolhatják a folyamatokat.
Virtuális pénzügyi asszisztenseknek / CFO szolgáltatóknak: Akik több cég pénzügyeit támogatják távolról. Ők a sablon segítségével standardizálhatják és gyorsan testre szabhatják a QUiCK bevezetés lépéseit különböző ügyfeleknél, így időt takarítanak meg és egységes minőséget biztosítanak.
Projektvezetőknek: A bevezetési projekt felelőseinek létfontosságú, hogy minden feladat nyomon követhető legyen. A vizuális folyamatábra azonnali rálátást ad a projekt állapotára, megkönnyíti a kommunikációt az érintettek között, és segít azonosítani a kritikus útvonalat vagy a szűk keresztmetszeteket a bevezetésben.
Belső bevezetési csapatoknak: Ha egy cég saját maga vezeti be (projektvezető nélkül) a QUiCK-et külső segítség nélkül, a sablon akkor is kiváló útmutató. A vállalat különböző részlegei (pl. pénzügy, informatika, operáció) közösen alakíthatják ki a testreszabott folyamatot, anélkül hogy bármi is kimaradna. A sablon lépésről lépésre végigvezet a tervezésen, így a kevésbé tapasztalt csapatok is biztosak lehetnek benne, hogy minden fontos aspektust figyelembe vettek.

Mi az a FigJam, és miért ideális erre a célra?

FigJam a Figma által fejlesztett online kollaboratív whiteboard (digitális fehértábla) platform. Hasonlóan működik, mint a népszerű Miro: lehetővé teszi, hogy a csapat tagjai egy időben, közösen szerkesszenek egy virtuális teret, ahol ötletelhetnek, diagramokat rajzolhatnak, folyamatokat tervezhetnek.

Néhány FigJam előny, amit érdemes kiemelni azok számára, akik még nem használták:

Egyszerű, intuitív használat: A FigJam-hez nem kell design szakembernek lenni. Az eszköz kínál ragadós cetliket, alakzatokat, nyilakat, ikonokat, amelyeket bárki könnyen elhelyezhet és feliratozhat. A QUiCK sablonban például előre elkészített ikonok vannak, de a felhasználók is hozzáadhatnak megjegyzéseket, szövegeket bárhová. Az egész felület drag-and-drop alapú, így a tervezés szinte játékosan egyszerű.
Valósidejű együttműködés: A csapat minden tagja – legyen az integrátor, ügyfél oldali projektvezető vagy pénzügyes – valós időben követheti és alakíthatja a táblát. Láthatjuk egymás kurzorát, hozzászólhatunk vagy chatelhetünk az ötlettérben. Ez a közös gondolkodás nagyban segíti, hogy mindenki egyetértésre jusson a folyamatokat illetően, és kevesebb legyen a félreértés.
Felhőalapú, telepítés nélkül: A FigJam használatához csak egy böngésző kell. Nem szükséges telepíteni semmit, platformfüggetlenül (Windows, Mac, akár tablet) működik. Ez megkönnyíti, hogy bárki, bárhonnan bekapcsolódjon a tervezésbe – különösen hasznos, ha a rendszerintegrátor és az ügyfél csapata fizikailag távol vannak.
Freemium modell, hosszan használható: A FigJam freemium modellben érhető el, azaz az alapfunkciók ingyenesen használhatók, időbeli korlát nélkül. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a legtöbb partnerünk minden további költség nélkül kipróbálhatja és használhatja a sablont. A Starter (ingyenes) csomag például lehetővé teszi néhány aktív FigJam fájl kezelését – ami bőven elegendő egy vagy több QUiCK bevezetési projekt megtervezéséhez. Nincs szükség azonnal előfizetésre, így akadálymentes a kezdés. (Természetesen, ha valaki további funkciókra vagy több projektre szeretné használni, mindig van lehetőség frissíteni a csomagot, de a sablon kipróbálásához az ingyenes verzió is elegendő.)

Összességében a FigJam azért ideális a QUiCK bevezetési tervezéséhez, mert vizuális nyelvet ad a technikai és üzleti szereplők kezébe egyaránt. Egy asztalhoz ülteti a feleket – ha virtuálisan is – és lehetővé teszi, hogy közös gondolkodási térben dolgozzanak ki egy pragmatikus, működő megoldást.

Miért tartjuk ezt fontosnak?

2025-ben az egyik fókuszunk a rendszerintegrátor partnerek munkájának radikális egyszerűsítése. Ez nem csak egy hangzatos célkitűzés – konkrét lépéseket is teszünk érte. Az új FigJam sablon ennek a stratégiának a része.

Korábban egy-egy bevezetési projekt indulásakor a partnereknek sok időt kellett szánniuk arra, hogy saját eszközökkel (Excel folyamatleírásokkal, Visio diagramokkal, vagy akár papíron) felvázolják a folyamatokat. Mindenki más formátumban dolgozott, ami megnehezítette az együttműködést és a best practice-ek megosztását. Most, a QUiCK FigJam sablon bevezetésével, egységes keretrendszert adunk a partnerek kezébe. Így egy integrátor cég minden projektjén ugyanolyan struktúrában tud tervezni, sőt a különböző integrátorok is közös nyelvet beszélhetnek, ha QUiCK-ről van szó.

A radikális egyszerűsítés azt jelenti, hogy a partnernek kevesebb dolga van a "nulláról indulással". A sablon használatával már egy kész vázlatot kap, amit a konkrét ügyfél igényeire kell szabnia. Ez csökkenti a tervezési szakasz időigényét, hamarabb juthatnak el a megvalósításig, és az ügyfélélmény is jobb lesz, hiszen azt látják, hogy a partner módszeresen, strukturáltan vezeti őket végig a bevezetésen. Ráadásul a sablon segít abban is, hogy semmi fontos ne maradjon ki: összegyűjtöttük a tipikus folyamatokat és integrációs pontokat, így nem kell mindenkinek feltalálnia a spanyolviaszt.

Hogyan tovább?

A FigJam sablon már elérhető, és arra bátorítunk minden partnerünket és QUiCK bevezetést tervező csapatot, hogy próbálja ki. Nincs szükség másra, csak egy ingyenes Figma/FigJam regisztrációra, és máris másolható a sablon a saját workspace-be. Töltsétek ki a cégprofilt, igazítsátok a mintafolyamatot a valósághoz, pakoljátok fel a releváns rendszerelemeket – és már készen is áll egy testreszabott “térkép”, ami végigvezet a bevezetés lépésein.

Ha kérdésetek merül fel, vagy segítség kell a sablon használatához, a QUiCK csapat szívesen áll rendelkezésre (akár egy közös FigJam workshop keretében is). Bízunk benne, hogy ez az új eszköz megkönnyíti a munkátokat, és hozzájárul ahhoz, hogy még több sikeres QUiCK bevezetés valósuljon meg zökkenőmentesen. 🎉