Székhely, telephely, székhelyszolgáltató – mit kell tudnod, mik az előnyök, illetve a hátrányok?

Legyél akár most induló vállalkozó, akár tapasztalt cégvezető, előbb-utóbb szembe találod magad a kérdéssel: hová jegyeztesd be a céged székhelyét? Mit jelent pontosan a telephely vagy a fióktelep? És mi is az a sokak által emlegetett székhelyszolgáltatás? Ebben a blogcikkben közérthetően végigvesszük ezeket a fogalmakat, hogy magabiztos döntést tudj hozni.

Mi az a székhely, és miért nélkülözhetetlen vállalkozóként?

A székhely a vállalkozás hivatalos bejegyzett irodája – az a cím, amit a hatóságok és a partnerek is ismernek. Ide érkeznek a hivatalos levelek, itt kell biztosítani az iratok őrzését, és ez az a hely, ahol egy ellenőrzés során is kereshetnek. (Ha azonban a vállalkozás elektronikusan őrzi az iratait, ezt be kell jelentenie a NAV felé, és ilyen esetben az ellenőrzés során a digitális hozzáférést kell biztosítania az adóhatóság számára.)

Nemcsak az a lényeg, hová érkeznek a hivatalos leveleid – hanem az is, mennyi iparűzési adót kell fizetned. A székhelyed ugyanis hatással van az IPA mértékére: van, ahol magasabb kulccsal számolhatsz, máshol viszont akár mentességet is élvezhetsz. Az iparűzési adóról egy másik blogcikkünkben olvashatsz.

A székhely lehet saját ingatlan, bérelt iroda, de akár egy székhelyszolgáltató címe is – a lényeg, hogy igazolni tudd azt, hogy jogszerűen használod az adott ingatlant székhelyként.

Apró, de fontos részlet: a cégtáblát a székhelyen jól látható módon ki kell helyezni. Ennek meglétét egy esetleges ellenőrzés során vizsgálhatják.

Telephely és fióktelep – nem ugyanaz, és nem is kötelező mindig

Telephely az a hely, ahol ténylegesen dolgozol, de még ugyanazon a településen van, mint a székhely. Nézzünk erre egy példát:

• Egy fodrász a belvárosban bérel üzlethelyiséget, de a székhelye a saját lakása, ami szintén Budapesten található.

• Egy könyvelő a lakásán van bejegyezve, de egy coworking irodában fogadja az ügyfeleket.

Fióktelep akkor jön képbe, ha egy székhelyedtől eltérő másik városban vagy akár külföldön is folytatsz tevékenységet. Ez lehet bolt, iroda, raktár – a lényeg, hogy ott állandó jelleggel folytass vállalkozói tevékenységet. Természetesen a fióktelepet a köznyelv legtöbbször telephelyként szokta aposztrofálni, de tudd, hogy van különbség, ha a jogszabályi környezetet nézzük.

Tudtad? Ha fióktelepet hozol létre, az adott önkormányzat felé iparűzési adókötelezettséged is keletkezhet.

Nézzünk egy példát!

Tegyük fel, hogy oktatással foglalkozol, és a tanórákat a diákjaid otthonában tartod, előre egyeztetett időpontban, rendszeresen. Felmerülhet a kérdés: kell-e ilyenkor telephelyet bejelenteni?

A válasz: nem. Ezek a lakások nem a te vállalkozásod használatában állnak – nem béreled őket, nem végzel ott folyamatos tevékenységet, és nem is hirdeted nyilvánosan. A tanítás kiszállásos jelleggel, eseti időpontokban történik, nincs ott hagyott felszerelésed, nincs állandó jelenléted.

Székhelyszolgáltatás – mikor lehet jó választás?

A székhelyszolgáltatás lényege, hogy a vállalkozásod székhelyét nem te biztosítod, hanem egy szolgáltató, akivel erről szerződést kötsz. Ez különösen jól jön akkor, ha:

• nincs saját irodád, vagy nem szeretnéd a saját ingatlanodat székhelyként használni,

• szeretnéd, ha valaki más intézné helyetted a postai ügyeket.

Előnyök:

• nem kell irodát fenntartanod, így csökkennek a rezsiköltségek,

• nem terhel építményadó vagy vállalkozói közüzemi díjak,

• a kéményseprés díja ingyenes marad otthonodban,

• egyes településeken iparűzési adómentességgel is számolhatsz,

• a szolgáltató vállalja a postai küldemények átvételét és továbbítását,

• presztízst is adhat egy jól csengő budapesti cím.

Amit érdemes mérlegelni:

• fontos, hogy megbízható szolgáltatót válassz – nemcsak neked, a hatóságoknak is számít,

• a székhelyed nem lesz fizikailag a te irányításod alatt,

• a szerződésed legyen írásos, és tartalmazza az iratkezelési részleteket is.

Nézzünk erre pár példát!

Edina kreatív freelancer, aki designmegbízásokat vállal szabadúszóként. Eleinte otthonról dolgozott, a saját lakását használta székhelyként. Azonban nem akarta, hogy a magánélete és a céges adminisztráció összefolyjon.

Edina székhelyszolgáltatót választott egy központi budapesti címen. A szolgáltató:

• fogadja a küldeményeit,

• hetente továbbítja az e-mailben beolvasott iratokat,

• gondoskodik a cégtábla kihelyezéséről,

• és megfelelő szerződést biztosít.

Edina így szabadabban tud utazni, nem aggódik a határidős levelek miatt, és nem kell a saját otthonában céges iratokat őriznie.

—

Flóra olasz nyelvtanárként dolgozik, de nem szeretné otthonát hivatalos céges címként megjelölni, ezért székhelyszolgáltatót választ egy közeli városban, ahol nincs iparűzési adó, ez is döntő szempont volt számára a költségek csökkentése érdekében. Az órákat otthonából online tartja, nem fogad ott tanítványokat. Mivel sem ügyfélforgalmat, sem hirdetett jelenlétet nem tart fenn az otthonában, nem minősül az telephelynek. A székhelyszolgáltatás számára kényelmes, olcsó és adózási szempontból is előnyös megoldás.

Mire figyelj oda mindenképp?

• Székhely nélkül nem működhet vállalkozás.

• Telephely vagy fióktelep csak akkor kell, ha máshol is rendszeresen tevékenykedsz.

• A székhelyszolgáltatás hasznos lehet, de csak megfelelő partnerrel és átgondolt szerződéssel.

Szempont	Székhely	Telephely	Fióktelep
Hol van?	A vállalkozás hivatalos címe	A tevékenység gyakorlásának helye, ami a székhelytől eltérő, de ugyanazon településen található	Olyan telephely, ami más településen / másik országban található
Mi történik itt?	Iratok őrzése, hivatalos levelezés	Tevékenység gyakorlása	Tevékenység gyakorlása
Be kell jelenteni?	Kötelező	Ha ott történik gazdasági tevékenység, kötelező bejelenteni	Kötelező
Cégjegyzékbe kerül?	Igen	Igen	Igen
IPA kötelezettség?	Igen	Mivel ugyanaz az önkormányzat, mint ahol a székhely is található, így nem kell duplán adót fizetni	Igen

Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK):

• Kell-e cégtábla akkor is, ha székhelyszolgáltatónál vagyok? Válasz: Igen, a cégtábla kötelező akkor is. A székhelyet minden esetben jól láthatóan jelölni kell, így tudják a hatóságok és partnerek is, hogy ott van a vállalkozásod hivatalos címe. Ezt általában intézi a székhelyszolgáltató.

  
  

• Milyen esetekben kell telephelyet bejelentenem? Válasz: Telephelyet akkor kell bejelentened, ha a székhelytől eltérő címen, de ugyanazon a településen végzel rendszeresen gazdasági tevékenységet, például egy üzlet, műhely vagy iroda működik ott.

  
  

• Ugyanazon a településen van a székhelyem és a telephelyem, duplán kell fizetnem iparűzési adót? Válasz: Ebben az esetben nem merül fel duplán iparűzési adófizetési kötelezettséged.

  
  

Checklista székhelyszolgáltató választásához:

• Be van jelentve hivatalosan székhelyszolgáltatóként a NAV-hoz, és a cégnyilvántartásban is szerepel a megfelelő tevékenységi körrel?

• Írásban rögzítik a feladatokat (postakezelés, cégtábla kihelyezés stb.)?

• Vállalja az iratok biztonságos őrzését?

• Jó hírneve van az iparágban? (Érdemes ajánlásokat kérni)

A QUiCK-kel minden a helyére kerül

Akár saját irodád van, akár székhelyszolgáltatót veszel igénybe, egy dolog biztos: a levelek, számlák és iratok csak akkor hasznosak, ha meg is találod őket.

Egy szegedi cukrász franchise például úgy oldotta meg ezt, hogy a székhelyszolgáltatójuk csatlakozott a QUiCK-fiókjukhoz. Így:

• minden érkező levelet beérkeztetnek és rendszereznek,

• a számlákat beszkennelik,

• a cukrászdák üzletvezetői pedig egyszerűen feltöltik a QUiCK-be a boltban keletkező bizonylatokat.

Az eredmény? Minden anyag egy helyen, átláthatóan, kereshetően, biztonságosan – anélkül, hogy a székhelyszolgáltató mélyebben belátna a céges működésbe.

Ha Te is hasonló megoldást keresel, nézd meg a kapcsolódó Click trainert ide kattintva.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!