Igaz szerelem, vagy pocsékolás? A QUiCK számlafeltöltő Chrome bővítményének dilemmája

A szolgáltatásfejlesztésnek vannak saját rituáléi. Vannak ötletek, amelyek éveken át ott lappanganak: jegyzetlapokon, megnyitott, majd félbehagyott dokumentumokban, prezentációk „jövőbeli lehetőségek” slide-jain. Nekem ilyen volt egy Chrome-bővítmény, amely lehetővé teszi, hogy a böngészőben megnyitott számláimat egyetlen mozdulattal iktathassam a QUiCK-be.

Magyarországon a Chrome-bővítmények fejlesztésének nincs hagyománya, így az ötlet nemcsak technológiailag, de kulturálisan is kívül esett az ismerős pályán.

Most azonban, hogy ténylegesen elindult a projekt, vegyes érzések kísérnek. Eufória, mert valami, ami sokáig csak vázlatként létezett, végre életre kelhet. És kétely, mert nem tudom van-e szükség még egy megoldásra.

De talán épp ezek a bizonytalan, mégis fontosnak érzett projektek mutatják meg, milyen irányba halad a saját design-filozófiánk. Néha nem a legracionálisabb ötlet visz előre, hanem az, amelyik új kérdéseket vet fel – és épp emiatt nyit új tereket.

Erről az útról szeretnék mesélni.

Miért kell egy bővítmény, ha az e-mail is elég gyors?

Felmerül a kérdés: mi értelme egy külön böngésző plugin fejlesztésének, ha egyszer egy aliasos forwarddal is be tudjuk juttatni a számlákat a QUiCK-be? A legtöbb modern számlaiktató rendszer, így a QUiCK is kínál  egyedi e-mail címet vagy automatizmust, amivel továbbíthatjuk a bejövő számlákat.

Első ránézésre az e-mailes megoldás gyors, egyszerű, jól bevált. Főleg ha vannak olyan szállítóink, akik az alias email címünkre tényleg csak a számlákat küldik, (pl. SaaS előfizetések. De ha mégsem így lenne, akkor csak egy kattintás a „Továbbítás” gombra, és már landol is a számla a céges iktatórendszerünkbe – miért akarna bárki ennél többet?

Az igazság azonban az, hogy az e-mail “bután” engedelmeskedik: mindent vagy semmit alapon továbbít. Hiányzik belőle az interakció finomsága és a kontextus, amit egy gondosan megtervezett UX-szel hozzáadhatunk. A plugin ötlete pont abból a frusztrációból született, amikor azt éreztem, hogy igenis vannak helyzetek, amikor az e-mailes workflow csődöt mond, elfelejtem a továbbítást, vagy azt is egy plusz feladatnak érzem. Valami okosabb, célzottabb eszközre vágytam. 

Amikor az e-mail is kevés: 5 gyakorlati példa

Vegyünk néhány konkrét UX-szituációt, ahol a puszta e-mail továbbítás már nem nyújt optimális élményt:

1. Több csatolmány egy levélben: Gyakori, hogy egy e-mail két PDF-et tartalmaz – pl. számlát és nyugtát. A QUiCK mindkettőt feltölti, még ha csak a számlára lenne szükség. Ilyenkor a felhasználónak kell különválasztani, letölteni, újraküldeni – hibalehetőséggel, időigénnyel.

2. Csatolt logó, mint hibás dokumentum: Ha a levélhez csatolt logó (pl. PNG) is érkezik, a rendszer ezt is számlaként értelmezheti. Ez felesleges vagy akár veszélyes törlésekhez vezethet.

3. Nincs csatolmány, csak letöltési link: Sok szolgáltató már nem küldi a számlát mellékletként, csak egy linket ad. Ebben az esetben kézzel kell belépni, letölteni, majd e-mailben csatolni – a folyamat megszakad, automatizáció nehézkes.

4. Portfolió kezelés: Ha pl. egy cégcsoportot kezelő pénzügyesként egy fiókba több cég számláit gyűjtöm, akkor az egy email címre továbbítás lehetetlen. Lehet alias címeket használni (pl. ceg1@, ceg2@), de ez könnyen hibázható, nem skálázható megoldás.

5. Külön technikai e-mail cím dokumentumtípusonként: Ha számlán kívül más típusú iratokkal is operálsz már a QUiCKben, azt külön technikai e-mail címen tudod megtenni. Ez gyakran félreértést, hibás küldést eredményez – még profi felhasználóknál is.

Többet nyújt egy kattintás: a plugin előnyei a gyakorlatban

Hogyan segít a jövőbeni QUiCK Chrome bővítmény az említett esetekben? A válasz: célzott interakciókkal és azonnali visszajelzéssel. A bővítmény telepítése után a rendszer automatikusan átvizsgálja a megnyitott weblapokat és e-maileket a böngészőben, és észleli, ha feltölthető dokumentumot talál.

Ilyenkor megjelenik egy apró „Q” gomb közvetlenül a dokumentum mellett. Ez a diszkrét vizuális hívógomb jelzi: itt egy fájl, amit egy kattintással iktathatsz a QUiCK-ben. 

A QUiCK plugin lebegő menüjének vázlata: kiválaszthatjuk a feltöltés célját (pl. melyik cégbe iktatjuk a dokumentumot) és típusát. (dokumentum, vagy számla) 

Természetesebb interakció a forwardolásnál?

Felvetődik egy mélyebb, design filozófiai kérdés: mi számít természetesebb interakciónak – egy e-mail továbbítása vagy egy célzott kattintás? Elsőre azt mondanánk, hogy az e-mail küldés régi, bevált gyakorlat; mindenki tud e-mailt írni, megszoktuk. De gondoljunk bele a művelet lényegébe: egy e-mail továbbításakor tulajdonképpen manuálisan “hackeljük meg” a rendszert. Olyan, mintha postagalambbal küldenénk el a számlát a QUiCKnek, bízva benne, hogy az majd kibogarássza belőle a lényeget. Ez egy workaround, amit mi, digitális bennszülöttek megtanultunk használni, de nem biztos, hogy ez a legtermészetesebb módja annak, hogy egy számlát "A pontból B pontba juttassunk." (vö: biztosan nem, lásd pl. Számlázz.hu integrációk)

Ezzel szemben ha már csinálni kell valamit, akkor talán a közvetlen feltöltés – a “fogd és dobd” vagy a “kattints és megy” élmény – közelebb áll ahhoz, ahogyan a fizikai világban is cselekszünk. A plugin ezt az élményt modellezi: odanyújtjuk digitálisan a számlát a rendszernek. A forward e-mail inkább egy üzenetküldés (“Kedves QUiCK, itt egy levél, benne csatolmányokkal...”), míg a plugin feltöltés egy közvetlen cselekvés (“Itt a számla, töltsd fel most”). Mi a QUiCKnél hiszünk abban, hogy minél kevesebb a közvetítő réteg egy szándék és annak hatása között, annál természetesebbnek érezzük az interakciót.

Következtetés: Álom vagy szükségszerűség?

Az alapító/ügyvezető racionalitásával nézve a QUiCK új Chrome bővítménye talán luxusnak tűnhet: egy funkció, ami nélkül eddig is elvoltunk tökéletesen. De talán itt most nem az a kérdés, hogy lehet-e élni a plugin nélkül, hanem az, hogy vajon mennyivel több számla kerül a helyére a használtatával.

Lehet, hogy a mesterséges intelligencia korában furcsán hangzik egy újabb manuális eszközt hadba állítani, de amíg az AI nem olvas a gondolatainkban (és e-mailjeinkben) tökéletes pontossággal, addig talán jól jön egy emberléptékű, intuitív interface, hogy minden számlád egy helyre kerüljön.

---

👉 Próbáld ki 30 napig ingyen a QUiCK-et!

Váltsd le pénzügyi exceleidet és élvezd az automatizált számlaiktatást, a testreszabott kontrollingot és a még gyorsabb utalásokat a QUiCK-kel!