A könyvelő mást mondott, mint amit a QUiCK mutat?- Nézzük át az eltérések okát és a miérteket!

Zselencz Dominika
máj. 6.
6 perc olvasás

Frissítve: 3 nappal ezelőtt

A QUiCK-et azért hoztuk létre, hogy egy könnyen átlátható, emberi nyelven is érthető pénzügyi rendszert adjunk a vállalkozók kezébe. Már az elején szeretnék szót ejteni arról, hogy nem könyvelőprogramot építünk, és nem is szeretnénk azzá válni. Hiszen abból már van jó néhány, kiválóan működő megoldás kis hazánkban.

Mi, a QUiCK-nél abban hiszünk, hogy a vállalkozóknak is jár az a lehetőség, hogy tényleg megértsék, mi történik a vállalkozásukban – anélkül persze, hogy számviteli szakértővé kellene válniuk.

Éppen ezért teljesen természetes, hogy amit a QUiCK-ben látsz például eredményként, az nem minden esetben egyezik meg azzal, amit a könyvelőd küld. A számvitel világa ugyanis számos olyan korrekciót tartalmaz – például amortizációt, értékvesztést vagy időbeli elhatárolásokat –, amelyek egy valós idejű pénzügyi rendszerben alapból nem jelennek meg. Persze, ha szeretnéd, a QUiCK-ben is modellezhetők bizonyos számviteli hatások, ebben a cikkben ezekre is hozok majd néhány példát.

Nézzük meg, melyek azok az adatok és hatások, amelyek a leggyakrabban okozhatnak eltérést a QUiCK pénzügyi képe és a könyvelő által küldött adatok, beszámoló között.

I. Időbeli elhatárolás

A könyvelésben egyes gazdasági események – például egy decemberben kifizetett éves biztosítás – nem egy összegben jelennek meg a könyvekben, hanem időarányosan elosztva, hónapokra lebontva. Ez azért van, mert a számvitelben nem az számít, mikor fizetted ki, hanem az, mely időszakot érinti gazdaságilag az adott bevétel vagy kiadás.

Ezzel szemben a QUiCK-ben alapértelmezett módon a teljesítés ideje szerint számolunk, az összesítések, chartok is eszerint működnek. Ugyanakkor, ha ügyesen használod a QUiCK-et, és elszámolási időszakot rendszelsz azokhoz a számlákhoz, amelyekhez kapcsolódik ilyen, akkor például egy éves díjat havi szinteken is leképezhetsz (akár kimenő, akár bejövő oldalról van szó).

Ha ezeket tudatosan használod, a havi eredményed sokkal pontosabban tükrözheti a gazdasági teljesítményt – még akkor is, ha ez még nem számviteli értelemben vett elhatárolás.

Fontos, hogy ezekkel a beállításokkal nem váltod ki a könyvelést, de vállalkozóként naprakészen követheted, hogyan oszlik el egy-egy tétel hatása az időben. Ez pedig végső soron sokkal jobb döntéstámogatást jelent, mintha csak a pénzmozgásokra támaszkodnál.

II. Amortizáció, avagy értékcsökkenés

Ha vásárolsz egy új tárgyi eszközt, akkor azonnal meg fog jelenni a kiadásaid között a QUiCK-ben, méghozzá teljes összegben. Mondhatjuk ez így is van rendjén egy pénzügyi rendszerben. A számvitel viszont máshogy közelít ehhez. Ha egy eszköz közvetve vagy közvetlenül a vállalkozás érdekét szolgálja, és több mint egy éven keresztül a vállalkozásban marad, vagyis tartós használatra szolgál, akkor az egyéb beszerzésekkel ellentétben nem közvetlenül költségként kerülnek be a könyvekbe, hanem beruházásként.

Mit is jelent ez pontosan a gyakorlatban? Bár a teljes vételár egy összegben kerül kifizetésre, a könyvelés ezt nem tekinti azonnali költségnek (kivétel lehet, ha az értéke a 200 ezer forintot nem haladja meg). A tárgyi eszköz értékét az előírt hasznos élettartam alatt – például 3 vagy 5 év – időarányosan számolja el költségként, ez az amortizáció. Ez a megközelítés biztosítja, hogy a pénzügyi eredmény ne torzuljon egy-egy jelentősebb, egyszeri beruházás hatására.

Mit jelent ez a QUiCK-ben?

Az amortizáció mint számviteli művelet nem jelenik meg automatikusan, hiszen a QUiCK nem könyvelőprogram. Ugyanakkor, ha nagyon szeretnéd, kézzel hozzáadhatsz ilyen típusú „költségszerű” tételeket is – például úgy, hogy elosztod az eszköz értékét hónapokra, és költségként felviszed, vagy akár egyszerűen az eszköz beszerzéshez kapcsolódó számlához elszámolási időszakot rögzítesz.

Azonban itt szeretnék egy óvatos megjegyzést tenni: ez a fajta modellezés (költségként való rögzítés) kifejezetten torzíthatja a pénzügyi képet, ha nincs tudatosan kezelve, nem beszélve az ezzel járó adminisztratív teherről. Az elszámolási időszakos módszer pedig a maradványértéket nem kezeli, ezért érdemesebb elkérni a könyvelőtől a pontos értéket, majd a QUiCK-ből letöltött kimutatást módosítani vele. Ha mégis úgy döntesz, hogy beemelnéd a QUiCK-be az amortizáció értékét, akkor fontos, hogy egyértelműen címkézd, és az eredménykimutatásnál tudatosan vedd figyelembe!

Például: ha rászűrsz az ”amortizáció” címkére, láthatod annak hatását, vagy akár inverz szűréssel ki is zárhatod ezeket a “mesterségesen” rögzített tételeket, amikor tényleges működési eredményt szeretnél látni.

III. Devizás tételek okozta különbségek

Egy újabb gyakori eltérés akkor jelentkezhet, ha devizás számlákról beszélünk. A QUiCK alapértelmezetten az MNB középárfolyamot használja a devizás tételek forintosításához. Ez a leginkább kézenfekvő, hiszen az MNB árfolyam hivatalosan, nyilvánosan elérhető. Ez lehetővé teszi, hogy a különböző devizanemekben kiállított számlák egységesen, átlátható módon jelenjenek meg a pénzügyi kimutatásokban.

A könyvelés azonban eltérhet ettől. A számviteli törvény lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozás saját számviteli politikájában más árfolyamot válasszon – például a választott hitelintézet eladási vagy vételi árfolyamának átlagát, vagy MNB, esetleg EKB által közzétett devizaárfolyamot.

Így könnyen előfordulhat, hogy ugyanaz a devizás számla a könyvelésben más forintértéken szerepel, mint a QUiCK kimutatásaiban. Ez az eltérés tehát nem hiba, hanem a könyvelési szabályokból fakadó választható módszertani különbség.

Ezen a problémán felül, a QUiCK egyelőre semmilyen realizált vagy nem realizált árfolyamkülönbséget nem vezet. Ha nagyon szeretnéd, akkor ezt is be lehet kérni akár a könyveléstől, bár legszívesebben ettől is inkább óva intenénk.

IV. Tőkeműveletek: kölcsönök, hitelek nyomában

A következő eltérést a QUiCK és a könyvelés között a különféle tőkeműveletek okozzák – ilyen például egy hitel, tagi kölcsön vagy ezek törlesztése. A könyvelés ezeket nem tekinti eredményt befolyásoló tételeknek: egy kölcsön felvétele nem számít bevételnek, a visszafizetés pedig nem költség. Ezeket úgynevezett tőkemozgások, amelyek a könyvelésben a mérlegben, kötelezettségként vagy követelésként jelennek meg.

És hogy mi a fő motivációja annak, hogy ezeket szeretné valaki a QUiCK-ben rögzíteni?

utalni szeretné,
látni szeretné a likviditás, illetve cash flow lekérdezésekben.

Ha a fentiek rögzítését nem kezeljük tudatosan, akkor az eredményünket negatívan torzíthatja. Ezért nézzünk utána mit tehetünk ez ellen!

A QUiCK-ben jelenleg nincs dedikált funkció a kölcsönök kezelésére, azaz nem tudsz „kölcsönként” rögzíteni egy be- vagy kifizetést. Ugyanakkor a rendszer lehetőséget ad arra, hogy kreatív módon nyomon kövesd ezeket: például úgy, hogy a kölcsön összegét egyéb bevételként vagy egyéb költségként rögzíted attól függően, hogy kaptad vagy adtad. Több ügyfelünk is használja ilyen kreatív módon ezeket a funkciókat.

Ezzel kapcsolatban csupán annyi megjegyzésem lenne, hogy már a rögzítés során érdemes dedikált címkét (és/vagy kategóriát) létrehozni ehhez a művelethez – így a havi eredményeknél bármikor szűrhetsz ezekre, vagy akár ki is zárhatod őket az eredménykimutatásból (például az „inverz szűrés” funkcióval).

Akár külön Költségtípust hozhatsz létre a kölcsönrésznek, valamint a kamatrésznek. Ha ezeket külön címkézed is, akkor rá tudsz majd szűrni ezekre, vagy akár megteheted azt a Havi eredménynél, hogy a kölcsön összegét nem nézed, viszont a kamat jelenjen meg a költségek között az eredménytáblázatban.

Amikor a kölcsön visszafizetésre kerül, azt szintén manuálisan rögzítheted egy új „egyéb bevételként”. Ez nem számviteli megoldás, hanem üzleti szemléletű workaround, amellyel a vállalkozásod pénzmozgásait, tőkeműveleteit naprakészen követheted.

V. ÁFA-kezelés

Az ÁFA-kezelés egy újabb olyan terület, ahol a QUiCK-ben látott értékek eltérhetnek attól, amit végül a könyvelőd küld. Az ÁFA-pozíció gyors áttekintésének igénye egyre több vállalkozónál merül fel. A könyvelés viszont nem feltétlenül tudja megmondani hónap közben hogyan is áll az ÁFA kötelezettségünk. Erre a problémára hoz megoldást a QUiCK ÁFA (Live) kártyája.

Az ÁFA-pozíció azt mutatja meg, hogy vállalkozásnak adott időszakban mennyi áfát kell fizetnie, vagy mennyi áfát igényelhet vissza. Ez a szám befolyásolhatja a pénzügyi tervezést és a likviditást. Fontos tudni, hogy ez a becslés nem könyvelési célra készült, és bizonyos speciális eseteket – például részben levonható ÁFA, arányosítási szabályok, vagy külföldi utáni önadózás – a QUiCK jelenleg nem tud automatikusan kezelni.

Ha pénzforgalmi elszámolás szerint működsz, a Havi eredmény nézetben, kifizetés napja szerinti rendezéssel is nyomon követheted a becsült ÁFA-pozíciót – ez egy gyors és praktikus trükk a napi működéshez.

A QUiCK célja itt is az, hogy a vállalkozó a lehető legközelebb kerüljön a valósághoz, anélkül, hogy minden könyvelési részletet ismernie kellene. A becsült ÁFA-pozíció tehát a tudatos pénzügyi tervezést segíti, méghozzá időben, még a könyvelő előtt, de a bevallást nem helyettesíti.

VI. Könyvelői korrekciók: értékvesztés és céltartalék

A beszámolóban olyan tételek is megjelenhetnek, amelyek a QUiCK-ben nem szerepelnek – tipikusan ilyen az értékvesztés vagy a céltartalék képzése. Értékvesztés például akkor keletkezik, ha egy ki nem fizetett számláról a könyvelés úgy ítéli meg, hogy már nem valószínű a behajtás. Ez csökkenti az eredményt, noha tényleges pénzmozgás nem történt.

Ugyanez igaz a céltartalékokra is: ha várható, de még nem realizálódott költségre (például egy peres ügyre) céltartalékot képeznek, az szintén befolyásolja a beszámolót. Persze ez a QUiCK-ben nem látszik, mert nincs mögötte számla vagy banki tétel.

Ezek tehát olyan könyvelési korrekciók, amelyek nem kapcsolódnak tényleges pénzmozgáshoz, de a számviteli szabályok szerint mégis hatással vannak az eredményre. Általában a jövőre vonatkoznak, azt biztosítják, míg a QUiCK a jelenről ad képet. Ezért természetes, ha nem teljesen egyezik meg a két rendszer számítása.

Mit vigyek magammal?

Teljesen érthető, ha elsőre zavarba ejtő, hogy a könyvelődtől kapott számok nem egyeznek meg pontosan azzal, amit a QUiCK-ben látsz. Sőt, sokszor éppen ezek az eltérések adják a legtöbb kérdést. Reméljük, a fentiek segítettek abban, hogy lásd miért térhet el a könyvelőd által küldött adat a QUiCK-ben látottaktól, így máris közelebb kerültél ahhoz, hogy magabiztos döntéseket hozz!

Ezek a különbségek tehát nem azt jelentik, hogy valami rosszul működik – csupán azt, hogy a könyvelés és a QUiCK más nézőpontból közelít.

Mi abban hiszünk, hogy minden vállalkozó megérdemli, hogy átlássa és értse a saját pénzügyeit – anélkül, hogy ehhez számviteli szakértővé kellene válnia. Ebben szeretnénk folyamatosan segíteni, ez a küldetésünk. 💙