A QUiCK kedvenc ügyfelei: WPViking

Weboldalak, oktatás és pénzügyi tudatosság a digitális világban

Ha weboldal- vagy webáruház készítésről van szó, a WP Viking neve mostanra megkerülhetetlenné vált. A WPViking Agency (továbbiakban Agency) webes projekteket szállít megrendelőiknek magas minőségben, a WPKurzus (továbbiakban Kurzus) keretei között pedig immáron több, mint 3500 ügyfelet oktattak már a weboldalkészítés világára.

Oktatás és kivitelezés – ez a két irányvonal együttesen teszi igazán erőssé őket, hiszen a kivitelezés során az ügyfelek folyamatosan edukációs támogatást és segítséget kapnak, elősegítve ezzel kiváló ügyfélkapcsolatok kialakulását.

De hogyan fér bele mindez a mindennapok rohanásába, és miként támogatja őket a QUiCK ezen az úton? Erről mesélt nekünk Nagy Bence, alapító tulajdonos és technológiai igazgató.

Kérlek, mesélj röviden magatokról, hogyan mutatnád be a WPVikinget azoknak, akik még nem ismerik?

Immáron közel 15 éves tapasztalattal a hátunk mögött, Budapesten működünk egy egészen népes, 17 fős csapattal, valamint három egyenlő tulajdonos irányítása alatt (Bencén kívül még az ő testvére, Attila és egy személyes jóbarát, Tóth Dani - a szerk.). Mi hárman eléggé különböző személyiségek vagyunk, másban rejlik az erősségünk, és részben ez is szerencsénk, hiszen így még hatékonyabb a közös munka. Weboldal- és webáruház készítés területén lettünk leginkább ismertek a piacon, mi készítettük többek között a Számlázz.hu, a STRT Akadémia vagy például az Intercontinental weboldalát is. Webes oktatás területén pedig több ezer diákot képeztünk már az online design, marketing, vállalkozás és önfejlesztés világában legyőzhetetlenné válni, és ez a divízió remekül segít nekünk abban, hogy minél magasabb minőségben tudjuk a munkánkat elvégezni.

(Nagy Bence, Tóth Dániel és Nagy Attila alapító tulajdonosok)

Telítettnek érzed azt a piacot, amelyet a Ti szakmátok kiszolgál? Szerinted miben rejlik a Ti személyes szupererőtök, amellyel ki tudtok emelkedni?

Mi kifejezetten hiszünk abban, hogy tehetséges és kiemelkedő munkát végző webes szakemberekre folyamatosan szükség van, azonban a megfelelő webdesigner kiválasztása és megbízása komoly fejtörést is okozhat a vállalkozóknak. Valójában nagyon kevés olyan cég van Magyarországon, amely mind az oktatás, mind a kivitelezés tekintetében ismerik a weboldal készítés valamennyi szegmensét, erősségeit és gyengeségeit. Ebből kifolyólag nekünk az a küldetésünk, hogy magas minőségben felkészítsük ügyfeleinket ennek a folyamatnak a lehetséges kihívásaira és  problémáira, eloszlassuk a felmerülő aggodalmaikat. Ennek köszönhetően különösebb görcsösség nélkül is nagyon jó partnerkapcsolatok tudnak kialakulni megrendelő és kivitelező között.

Neked személy szerint mi az erősséged vagy a szíved csücske a palettátokról, és azok közül, amivel foglalkoztok?

Az ügyfélkapcsolatok építését és ápolását mondanám, talán a közel 15 éves tapasztalatommal ez fekszik nekem a legjobban, valamint a kollégákkal való minőségi kooperáció. Nagyon jó érzés megélni azt, ahogy a vállalkozás kurzus- és kivitelezői oldalának együttműködése összeáll egy egésszé, a kollégák stabil és minőségi szakmai tudásának köszönhetően sokkal egyszerűbb és élvezetesebb összefogni ezt az egész szervezetet.

Illetve természetesen a partnerek visszajelzései is rendkívül sokat hozzátesznek az ember jóérzéséhez; nem egyszer olvastunk már olyat, hogy “mi voltunk életük legjobb befektetése” vagy éppen “megváltoztattuk az életüket”. :)

Na és milyen dinamikát követtek a hétköznapokban pénzügyek terén, hogyan oszlik meg Nálatok csapaton belül a pénzügyi feladatok kezelése?

Körülbelül 4-5 évvel ezelőtt, amikor Budapestre költöztünk, aktuálissá vált számunkra a könyvelőváltás is. Felvettünk egy pénzügyi asszisztenst, aki elkezdte nekünk előkészíteni a számlákat, de ráeszméltünk, hogy pénzügyi edukáció területén bizony nekünk is van hova fejlődni. Akkoriban még az Agency és a Kurzus ugyan egy Kft.-n belül, de külön-külön működött, amely jelentősen megnehezítette a pénzügyi adminisztráció és nyilvántarthatóság folyamatát is. Ekkor kezdtünk el ismerkedni a QUiCK-kel, azonban még csak nagyon kezdetlegesen, mivel helyette Excel táblákban próbáltunk rendet tartani, és szervezeti szinten nem volt arra kapacitás, hogy alaposan felkészüljünk a teljes QUiCK-es átállásra.

Mikor jött el az a pont, amikor már elkerülhetetlenné vált a teljes QUiCK-es beköltözés?

2021-ben egyértelművé vált, hogy egyáltalán nem hatékony megoldás félig Exceleket, félig pedig egy új rendszert használni, így a táblázatok teljes felszámolása mellett döntöttünk. Eldöntöttük, hogy minden létező számlánknak be kell kerülnie a QUiCK-be, amelyre úgy tekinthetünk, mint egy Szent Grálra. A pénzügyi asszisztens segítségével korábban már kidolgoztunk olyan folyamatleírásokat, amelyek az íratlan pénzügyi szabályainknak feleltek meg, és ezeket aztán a későbbiek során már a QUiCK-ben érthetően és hatékonyan nyomon is tudtunk követni.

Akkor ha jól értem, a “titkos kedvenc” funkcióitok a QUiCK-ben főként az automatizált megoldásokhoz köthetőek?

Abszolúte! Mind a bevétel-, mind a költségszámlák esetében rendkívül hasznosnak bizonyultak az autocímkék, az OCR karakterfelismerés, valamint maga a tény, hogy a rendszer képes megtanulni, majd a későbbiekben magától hozzárendelni az adatokat a beérkező számlákhoz. A folyamat elején nagyon nagy szükség volt arra, hogy világosan és elkülönítve lássuk, hogy melyik és milyen költség tartozik az Agency-hez és a Kurzushoz. Nekem havi szinten közel 30-40 órámat foglalta le mindenféle hosszadalmas - és feleslegesnek tűnő - pénzügyi adminisztrációs folyamat, amely mondanom sem kell, hogy rengeteg. Ezt a QUiCK segítségével pár hónap alatt sikerült körülbelül 5 órára csökkenteni, ami hatalmas előrelépésnek számított és ez érezhetően megkönnyítette nemcsak a negyedéves pénzügyi tervezéseket, de a hétköznapi operációs folyamatokat is.

Milyen pénzügyi kimutatásokat szerettek a leginkább készíteni és használni a hétköznapok során?

Mi szinte minden esetben a havi eredményekre és az azokból származó kimutatásokra szeretünk legjobban támaszkodni. Ezek szükségesek leginkább az effektív tervezéshez, előretekintéshez és a víziók megvalósításához, arról nem is beszélve, hogy egy erősebben vagy gyengébben zárt hónap eredményeiből is hasznos következtetéseket tudunk levonni, hogy vajon jó úton járunk-e vagy sem, már ami a céljaink megvalósítását illeti.

Van-e még olyan feladat vagy folyamat, amelyet továbbra is manuálisan végeztek?

Igyekeztünk a manuális pénzügyi folyamatok számát minimalizálni, hiszen tényleg rengeteg értékes időt visznek el feleslegesen, azonban van néhány ilyen feladat, amelyet nem lehet kikerülni. Külföldi költségszámlák esetében minden negyedévben tartunk egy nagyobb ellenőrzést, hogy karakterfelismerés közben nem csúszott-e valami félre, néhány esetben előkerülhetnek valutaváltási- és feldolgozási problémák is, amelyeket kézzel kell kijavítanunk, és mivel sokat használjuk az alias e-mail címes beküldést is, ott is természetesen szoktuk ellenőrizni, hogy az iktatott számlákkal minden rendben van-e.

Milyen rendszereket vagy szoftvereket használtok a QUiCK-en kívül, amelyek megkönnyítik a napi működéseteket?

Projektmenedzsment szempontból emelnék ki egy fontosabbat, mi a Notion-t nagyon sokat használjuk. Ez tulajdonképpen egy összetett feladatkezelő rendszer, ide vezetjük fel a határidőket, részfeladatokat, a projektek előrehaladását és a legfontosabb folyamatleírásokat, hogy biztosan semmi fontos ne maradjon el. Ezenkívül alapvetően Google Workspace rendszerre vagyunk beállva, amely a plusz biztonsági mentések szempontjából tud igazán hasznos lenni.

Apropó automatizált és naprakész megoldások: az AI - támogatáshoz és munkaeszközökhöz hogyan viszonyultok? Sokat használjátok?

Határozottan, igen. Napi szinten a működésünk rengeteg területén nyúlunk AI megoldásokhoz, ezek azonban elsősorban nem a pénzügyi vonalra irányulnak, inkább a vállalkozás operatív működését hivatottak támogatni. Tulajdonképpen a “hitvallásunk” részét képezi az, hogy automatizáljunk minden folyamatot, amit csak lehet, ezáltal mi sokkal több időt tudunk fordítani arra, amely valóban értéket képvisel: az ügyfelekkel eltöltött megfelelő minőségű és mennyiségű időre. :)

A mesterséges intelligencia berobbanásával mennyire várható az, hogy átalakul a Ti szakmátok? Jelenthet-e ez bármilyen szinten “fenyegetést”?

Én mindig azt szoktam mondani, hogy az AI hozzá nem értő kezek között igazából nem is használható hatékonyan, szakmai jártasság nélkül pedig nemhogy nem támogatja az adott illető munkáját, de még hátráltatja is. Szakmailag magas színvonalat képviselő szakembereknek valóban hatékonyan képes segíteni a munkáját, azonban attól, hogy esetleg elvegye a munkánkat az AI… nos, nem igazán tartok. Egyrészt a magyar nyelv a mesterséges intelligenciában soha nem lesz elsődleges, habár viszonylag hatékonynak mondható, azért mindig manuális javításra szorul a dolog. Másrészt, és talán ez a legfontosabb szempont, hogy minden ügyfél egyedi, így nemcsak termékelőállításnál, de az oktatási anyagok elkészítésénél is rendkívül pontos folyamatleírásokat és utasításokat kell adni a mesterséges intelligenciának, hogy a megfelelő eredményt lehessen vele elérni. Arra viszont tagadhatatlanul jó az AI, ha például az ember szövegeket, jegyzeteket, tematikákat szeretne vele generáltatni, és az átalakuló munkák világában hatalmas segítséget tud nyújtani a webes szakemberek számára.

Papírmentesség tekintetében mi a helyzet nálatok? Törekedtek a környezettudatos működésre?

Mindenképpen. Amit csak lehet, mi elektronikusan próbálunk intézni, és nagyon ellenezzük azt, hogy elvesszünk a papírhalmok között. Csak a legindokoltabb esetekben (pl. egy nagyobb projekt esetén) alkalmazunk papíralapú dokumentumokat, és nekünk a könyvelőváltásnál is az egyik legfontosabb szempont volt, hogy olyan könyvelőirodát válasszunk, amelyik nincs megijedve az elektronikus pénzügyi- és könyvelési folyamatoktól, a technológiai újdonságoktól. Egyébként nálunk a Kurzusnál és az Agency-nél is minden üzleti folyamat digitálisan és automatizáltan zajlik, ez egy fontos alapvetése a működésünknek.

Végül pedig azt szeretném kérdezni Tőled, hogy jó szívvel ajánlanád/ajánlanátok-e a QUiCK-et akár újonc, akár már befutott vállalkozóknak? 😊

Igen, nagyon jó szívvel! Kifejezetten pozitívan szoktam nyilatkozni a mi QUiCK-re történő átállásunkról, amikor szakmabeliek kérdeznek erről, hiszen számunkra tényleg egy vízválasztó volt ez a minőségbeli, pénzügyi fejlődés. Azonban fontosnak tartom kiemelni, hogy ez akkor tud igazán hatékonyan működni (ahogy a mi esetünkben is), ha az adott vállalkozás könyvelője is nyitott a QUiCK által kínált modern, pénzügyi megoldásokra. Ehhez pedig elengedhetetlen a teljeskörű működésbeli megértés, és az edukációra való nyitottság, legyen szó akár kezdő, akár már haladó szinten tevékenykedő vállalkozásokról egyaránt.

Ha Te is szeretnéd megtapasztalni azokat a funkciókat, amelyeket Bence kedvencként említett, és hatékonyan segítette őket a QUiCK-es beköltözésben, próbáld ki 30 napos próbaidőszakunkat ingyen!

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!