#nemerp! Azaz jogosultságkezelés címkékkel és költségkategóriákkal a QUiCK-ben

A közelmúltban megújult a QUiCK jogosultságainak logikája. Ennek legfontosabb ponjait vesszük át most, sőt a cikk végén egy esettanulmányt is találtok. A megtörtént eset, egy szállítmányozó cég viszonylag bonyolult jogosultsági kérdéseivel foglalkozik pillekönnyű, "nemerp" eszközökkel.

Alapvetések

• Jogosultságot kiosztani a QUiCK-ben egy munkatárs meghívásakor lehet;

• A jogosultságok szerkezete bármikor megváltoztatható;

• Jogosultságokat kizárólag fiók adminisztrátorok tudnak szerkeszteni;

• A jogosultságok szerkesztése a cég beállításaiban található (jobb felül cégnév, majd fogaskerék)

• A cikk megértéséhez elengedthetetlen a cimkék és a költségkategóriák ismerete, melyről itt találsz több infót

Az alábbi jogosultságokat különböztetjük meg egyelőre:

A fenti táblázat legfontosabb összefüggései:

• Az admin, a szerkesztő és a könyvelő jogosultságai számlakezelés szempontjából alapvetően nem különböznek;

• A szerkesztő és a könyvelő jogosultságai kizárólag a könyvelői modul használatában térnek el. Azaz, ha egy könyvelő használja a könyvelési modult, akkor "könyvelté" tudja tenni a számlákat. Ez a funkció hamarosan elérhető a QUiCK felületén is. (Könyvelői modult használó könyvelőkre, a könyvelői modulon belül semmi sem zárható el)

• Az admin szerepköre, a könyvelő és szerkesztői szerepkörtől csak annyiban különbözik, hogy fiók-adminisztrációs feladatokat is el tud látni.

• A QUiCK-ből érkező tranzakciós emaileket is, csak admin jogosultságú felhasználó látja.

• A néző csak nézelődni tud.

• Mindegyik szerepkör jogosultsága tovább korlátozható címkékkel, költségtípusokkal, vagy a meghíváskor.

Szerepkör korlátozás meghíváskor, vagy a beállításokban.

• Meghíváskor, vagy később a beállításokban bármilyen szerepkörű felhasználó jogai tovább korlátozhatóak, azaz:

1. Kizárható bárki a bérköltségek képernyőből (ilyenkor minden bérköltségeknél rögzített adat kizárásásra kerül a felhasználó elől, az utalási csomagokban, a havi eredmény lekérdezésekben és a chartokon is.)

2. Kizárható bárki az adók és járulékok képernyőből (ilyenkor minden adóknál rögzített adat kizárásásra kerül a felhasználó elől az utalási csomagokban, a havi eredmény lekérdezésekben és a chartokon is.)

3. Kizárható bárki a likviditási menüből.

4. Vagy megtiltható bárkinek, hogy címkéket szerkesszen (ez utóbbira nagyon jó példa, amikor a cég a címkéket jóváhagyási folyamatra használja, és szeretnénk ebből a jóváhagyási láncból valakit kizárni) .

Szerepkör korlátozás költségkategória kizárással

A fenti módszertanhoz közel áll, de nagyobb rugalmasságot biztosít, a költégkategóriák szerinti kizárás.

A fenti ábrán jól látható, hogy felhasználó nem láthatja a "bérleti díj" típusú költségeket, azaz minden bérleti díjként rögzített számla kizárásásra kerül a felhasználó elől a számlalistában. Ezeken számlák eseményeit számára szintén nem láthatóak az utalási csomagokban, a havi eredmény lekérdezésekben és a chartokon sem.

A módszer hátránya, hogy olyan számla beérkezésekor, melyet az autoscan nem tud kategorizálni és hiányosként jelöl, a kategória kiosztásáig ez a hiányos számla, a kizárt felhasználó számára is megjelenik.

Szerepkör korlátozás címkék segítségével

A költségkategória kizárás hátrányait, a jóváhagyási folyamatok felépítését, vagy több diviziós egymás melletti működését segíti a címkék segítségével történő jogosultság-korlátozás.

A fenti példában a Survey nevű címke lett kiosztva a felhasználó számára, azaz

ez a felhasználó csak azokat a számlákat láthatja, melyeken szerepel a "Survey" címke.

Működés szempontjából a helyzet hasonló a korábbiakhoz, azaz minden a survey címke nélküli számla esetén a felhasználó kizárása történik számlákkal kapcsolatban a számlalistában, az utalási csomagokban, a havi eredmény lekérdezésekben és a chartokon.

A módszer előnye, hogy fentiek miatt, ilyenkor a kizárt felhasználó számára a hiányos számlák sem jelennek meg.

Fontos megjegyezni, hogy a funkció, nem a többi címkét rejti el a felhasználó elől. Egész egyszerűen csak azokat a számlákat teszi láthatatlanná, amin nincs rajta a Survey címke.

Esettanulmány : Elvisszük Kft.

Egy szállítmányozó cég közúti és légi fuvarozási feladatokat lát el. A cégben három fontos számlaiktatással kapcsolatos funkció létezik.

• iktatók,

• operátorok

• és a könyvelés, akik az utalásokat is végzik.

Az iktatók nem ismerik az operációt, kizárólag számlabeérkezést felügyelnek és számlaadatokat tisztítanak. Az operátoroknak minden egyes alvállalkozói számlához pozíciószámokat kell rendeljenek. A társosztályok nem láthatják egymás számláit. A könyvelő-utaló csak akkor könyvelheti, utalhatja az alvállalkozói számlákat, ha azokon poziciószámok vannak. A szabály alól kivétel a működési költségek, melyeket az ügyvezető hagy jóvá.

A cég QUiCK-es alias email címe elvisszuk-kft@quick.riport.co.hu (ez csak példa)

Környezet

Első lépésként a cég minden szállítóját értesítettük arról, hogy számláik csak akkor kerülnek kifizetésre, ha azokat az elviszem-kft+incoming@quick.riport.co.hu email címre küldik másolatban is. (tehát küldjék oda a számlát, ahova eddig is, csak másolatban tegyék be ezt az email címet. A helyzet egyébként átirányítással is megoldható lenne.)

Iktatók

1. Meghívtuk az iktatókat szerkesztői jogosultsággal. A meghívás során kizártuk őket a bérből és adók megtekintéséből és a likviditás táblát is elrejtettük előlük.

2. Beállítottuk, hogy egyetlen címkét láthatnak az "incoming" nevűt

3. Mivel minden jövőbeni bejövő számlánkra, - az alias email cím paraméterezése miatt - eleve kiosztásra kerül ez a címke, ezért biztosítottuk, hogy minden számla bekerül a QUiCK-be, és az iktatók látják azt.

4. Miután minden adattisztitást megtettek, megkérjük őket, hogy minden számlához osszák ki, hogy melyik társosztályhoz tarozik maga a számla.

5. Ezt a költségkategóriák helyes beállításával érjük el, azaz létrehoztunk egy:

   1. road alvállalkozó

   2. air alvállalkozó

   3. és működési költségek kategóriát és azt kértük a számlákat sorolják be a megfelelő költségkategóriába

6. majd a munka végeztével, tegyenek rá minden számlára egy "jóváhagyásra" címkét

7. Mikor mindez megtörtént azt kérjük tőlük, hogy vegyék le a számláról az incoming címkét. Azaz ha mindennel készen voltak, eltűnik az iktatók számla listájából a számla. (mivel nincs rajta többet incoming címke)

8. A fenti intézkedéshez egyébként hozzá tartozik az a jótékony mellékhatás is, hogy amennyiben jól funkciónál az autoscan, és egy alvállakozó jellemzően egy diviziót szolgál ki, akkor valójában csak végig kell menniük minden számlán és szemmel jóvá kell hagyják azokat, majd levenni róluk az incoming címkét. (Az autoscan működéséről itt olvashatsz)

Operátorok

1. Meghívtuk az operátorokat is a következő szerepkör kiosztással:

   1. ők sem láthatnak semmilyen likviditásiadatot, adóval, vagy bérrel kapcsolatos képernyőt;

   2. kizártuk őket minden költségkategóriából kivéve abból, ami hozzájuk tartozott.

   3. Közútiak tehát láthatják a road alvállalkozót, a légiek az air alvállalkozót.

   4. Beállítottuk, hogy egyetlen címkét láthatnak a "jóváhagyásra" nevűt

   5. Fentiekkel biztosítottuk, hogy semmilyen hiányos számlát nem láthatnak, és csak azokat a számlákat listázzuk nekik, melyek az adott divízióhoz tartoznak és az iktatók már "átmentek" rajta.

2. Megkértük őket, hogy minden egyes számlához, akár a számla fejlécre, akár a tételadatokhoz hivatkozzák be pozíciószámot, címkeként. (tételadatoknál a poziciószám kiosztás sajnos tanul, ez tehát okozhat majd kavarodásokat, erre felhívtuk a figyelmet, de ennek valószínűsége a statisztikai előfordulás miatt alacsony)

3. Mikor végeztek megkértük őket, hogy vegyék le a jóváhagyásra címkét a számlákról. Ha tehát mindennel készen voltak, akkor a számla eltűnik az operátorok listanézetéből. (mivel nincs rajta többet jóváhagyásra címke)

Pénzügy könyvelés, főnök:

1. Meghívtuk a pénzügyet, a könyvelést és a főnököt is a rendszerhez.

2. Őket semmiből nem zártuk ki egyelőre. (bár biztonsági intézkedésnek megtehetnénk, hogy a könyvelők ne nyúlhassanak címkékhez.)

3. A pénzügynek és a könyvelésnek jeleztük, hogy csak azok a számlák könyvelhetőek és utalhatóak, melyeken nincs "jóváhagyásra" címke és a poziciószám kiosztott, vagy eleve működési költség. Ha pedig nem láttak poziciószámot megkértük őket rakják vissza rá a jóváhagyás címkét.

és kész is a pillekönnyű de robosztus jogosultsági és számlaiktatási folyamat.

Disclaimer

Ezen szerepkörök kiosztása jelenleg normál (NAV karantén nélküli QUiCK) esetében működhet. A NAV karantén funkció élesbe állítása után, vissza fogunk térni ehhez a bonyolult esethez és szépítjük.

Az esettanulmányban nem tértünk ki arra, mit kell tenni a bevételek paraméterezésében, hogy azok ábrázolása minden üzleti célt kiszolgáljon, feltéve, hogy a cég Számlázz.hu-val, vagy Billingoval össze van kötve a QUiCK fiók.

Érdekes helyzet történik, amikor egy számlán belül több szabály keveredik, egész egyszerűen azért mert a számlaadatok tételekre bontásra kerülnek és azokhoz több szabályt rendeltek, címkék, vagy költségkategóriák kiosztásával. Mélyebb elemzések nélkül ilyenkor a következő történik:

Ha van olyan tétel a számlán, amit nem láthatok, (költségkategória kizárás miatt), akkor a számla nem jelenik meg, és sehol sem hívható elő a rendszerből a felhasználó számára, de magával a tételadattal számol minden kimutatás (havi eredmény és dashboardok). Ezt a helyzetet még az sem oljda fel, ha az adott címkével ellátott számlához egyébként van jogosultságom.