A nagy előfizetéses matek

Mi az MRR, mi köze a számvitelhez és a folyamatos teljesítéshez? Milyen eszközöket használjunk, ha előfizetéses üzleti modellben dolgozunk és hatékonyan szeretnénk pénzügyeinket átlátni?

Épp most szereztél egy ügyfelet, aki 3,6 millió Ft-os szerződést írt alá a következő évre.

• 2,4 millió Ft-ot most fizet ki, éves előfizetési díjként,

• 1,2 millió Ft-ot pedig 6 hónap múlva, ha sikeres a bevezetés, terméktámogatás jogcímen.

Megkérdezted a csapatod, hogy mit jelent ez a januári számok tükrében a cég számára:

• Marketing / sales csapat: "3,6 millió Ft-os deal."

• Product owner: "200.000 Ft-os MRR növekedés."

• Tulajdonos / ügyvezető: "Kb. 2,4 millió + áfa, azaz 3 millió Ft körüli készpénz kerül januárban a cégbe."

• Pénzügyek / könyvelés: "Mikor kezdték? Hétfőn 17.-én? Akkor januárban 98.000 Ft körüli árbevételt értünk el".

4 ember, 4 vélemény. Különösen a sales csapat néz tágra nyitott szemekkel, és el sem tudja képzelni, hogy a könyvelés vajon melyik bolygón él.

Kinek van igaza?

A válasz közhelyes és lesújtó is egyben, ugyanis mindenkinek igaza van. Ez a helyzet pedig zűrzavarhoz és konfliktusokhoz vezet szinte kivétel nélkül minden vállalkozás életében.

A cikk elsősorban azoknak íródott, akik előfizetéses üzleti modellel dolgoznak, de tanulságos szinte minden vállalkozásnak. Különösen azoknak, akik úgy gondolják, a könyvelő által “kihozott” év végi eredmény valami ezoterika, aminek semmi köze a valósághoz, és ezért nem is érdemes vitát nyitni vele arról, hogy mi szerepel a májusi beszámolóban.

A sales csapat

A sales csapat vagy a marketing gépezet mérőszámainak van a legkevesebb köze pénzügyekhez és számvitelhez, mégis sokszor "az életed" múlik rajtuk. A sales KPI-ok éppen ezért általában egyszerűek, és elsődleges feladatuk, hogy jól mérjék az új vevők megszerzésének ütemét, vagy kellően motiválóak legyenek az értékesítési csatornát működtetők számára. Pl. a szerződés teljes értéke egy tökéletes bónusz alap, függetlenül attól, hogy az üzlet végül milyen időpontban teljesül, meddig tart, mikor kerül kifizetésre, hányszor újul meg, stb.

Product Owner

A termékfelelősnek az MRR-t (Monthly Recurring Revenue, havi ismétlődő bevétel) kell árgus szemekkel figyelje.

Az MRR számítása bár sokszor válhat bonyolulttá , de alapvetően egyszerű intuitív matematika van mögötte. Ennek lényege, hogy az előfizetéseket összeszámolod azok átlagos havi díjösszegével.

Általában akár "egy egyszerű excel" is elég hozzá, ami kb. így néz ki:

Sokszor "ezt az excelt" több problematika miatt egyáltalán nem egyszerű adatokkal etetni, ezért ha nem akarsz minden problémát átgondolni, akkor érdemes körülnézni a piacon, milyen megoldások kínálkoznak. (Mi például a Profitwell megoldására esküszünk.)

Az MRR más SaaS-mérőszámokkal, például az MRR churnnel, MRR upgrade-del vagy az LTV-vel együtt történő felhasználásával megtudhatod, hogy ügyfeleid hogyan használják szolgáltatásaid. Az információk a szolgáltatásfejlesztést támogatják. Mivel az MRR előretekintő, a legjobb mérőszámot adja arról, hogy milyen lesz céged egy év múlva, így ennek megfelelően tervezheted meg a termék ütemtervét és a funkciók fejlesztését. Emellett azt is figyelembe veheted, hogy MRR csökkenés esetén mit szükséges javítanod. Az MRR-t elterjedtsége és ismertsége miatt sokan azonosítják pénzügyi/számviteli mérőszámként is, azonban ez (ahogy majd a bejegyzés vége fele látjuk), félrevezető!

Az ügyvezető

Az ügyvezető ideje nagyrészében a "ma embere". Őrködik afelett, hogy ma legyen elég pénz a kollégák, a szállítók és az adók kifizetésére. Bár számára minden mutató fontos, napjait leginkább az határozza meg, hogy az adott hónapban mennyi pénzt lát/fog látni a cég árbevételei alapján.

A fenti példában elsősorban az érdekli, hogy januárban ebből az ügyletből közel 3 millió Ft készpénz lesz, melyből 2,4 millió árbevétel és kb. 600.000 Ft egy akár a következő áfa bevallásig finanszírozásra használható összeg.

Ez a gondolkodás szinte ugyanaz, mint egy átlagos könyvelői áfa logika. Egy olyan könyvelő logikája, akitől megszoktuk, hogy a fizetendő áfáról kellemes értesítést küld minden hónap 20-a körül. A helyzetet a lenti "QUiCK" dashboardok illusztrálják.

👉 Teljesítési idő szerinti lekérdezés a QUiCKben (áfa logika). A havi eredmény vizsgálata során abban a hónapban látod az számlák nettó összegeit, amikor a számlák teljesítési ideje van. A számlák nettó összegével együtt az áfa pozíciót is látod, pontosan úgy, mint ahogy a könyvelés is dolgozik, amikor áfát kalkulál neked. A cikk eleji példát követve a 2,4 milliós előfizetési díj januárban, a 1,2 milliós terméktámogatás júliusban kerül számlázásra, ami a teljes időszakot tekintve 3,6 milliós nettó árbevételt és 972.000 Ft-os fizetendő áfa pozíciót okozna, ha más ügylet nem lenne a cégben.

👉 Értéknap szerinti lekérdezés a QUiCKben (direkt cash flow logika). A havi eredmény vizsgálata során abban a hónapban látod a számla összegeket, amikor a számlát kifizették (bruttó cash-in). A fenti példát követve 3,048 M Ft kerül számlázásra és kifizetésre január során. Ennyi készpénz áll tehát rendelkezésre az ügylet miatt.

A pénzügyes és a profi könyvelő véleménye

A pénzügyes és a profi könyvelő más más ambíciók, de azonos motivációk mentén vállalkozásod valódi teljesítményének és vagyoni helyzetének mérésében érdekeltek.

A példa szerinti ügyfél, aki 2,4 M Ft-os éves előfizetésre szerződött, elvárja, hogy a szolgáltatásodat megfelelő SLA-k mellett, pontosan egy évig biztosítsd neki.

Mivel a szerződés 2023. január 17-én jött létre, ezért a vállalást 2024. január 17-ig kell fenntartani. Az ígért szolgáltatás a kezdő naptól kezdve minden egyes nappal teljesül, illetve ezzel egyidőben a "vállalásod" lényegében "fogy".

A pénzügyes és a könyvelő mind a teljesülést (eredményt), mind a vállalást (vagyoni helyzetet) szeretné nyilvántartani, hiszen mindkettő esszenciális jelentőségű a cég eredménye és vagyoni helyzete szempontjából.

A vagyoni helyzet nyilvántartására a mérleg és az ún. elhatárolt árbevétel szolgál, mellyel most mélységeiben nem foglalkozunk. Az eredmény mérés problematikáját viszont a lenti QUiCK dashboard részletesen bemutatja.

👉 Számviteli idő szerinti lekérdezés a QUiCKben (Valódi teljesítmény logika). A havi eredmény vizsgálata során az előfizetési időszak teljes hosszában látod az adott hónapra jutó előfizetési díj összegét. Ez céged valódi havi teljesítménye a különböző hónapokban. A cikk eleji példát követve a 2,4 M előfizetési díj januárban került számlázásra és kifizetésre, de mivel január 17. napjától indult a szolgáltatás, januárban csak 98.000 körüli árbevételt jelentett, majd minden ezt követő hónapban az adott év során körülbelül 200.000 Ft körüli összegben keletkezik árbevétel attól függően, hogy hány nap van egy hónapban. A júliusi kiugrás az akkor "átvett" (abban a hónapban teljesült) 1,2 millió Ft-os terméktámogatás összege.

MRR és számviteli eredmény - Mi a különbség, melyiket használjam?

A példánkban a "számviteli" havi árbevételek és az MRR közel azonos volt februártól, azaz a számviteli kimutatás is elég jól becsülte az MRR-t.

Ez mindenképpen bizakodásra ad okot, hogy a cikket végigolvasd, majd a Számlázz.hu és QUiCK segítségével könnyedén kialakíts egy jól automatizált és könnyen érthető kontrolling környezetet előfizetéseid számviteli eredményeinek mérésére.

Fontos azonban tudnod, hogy agilis szolgálatás fejlesztéshez nem lesz elég, hogy van egy egy kattintásra előhívható MRR-szerű számviteli kimutatásod. A cikk elején található MRR számítás ugyanis nagyon sok előfizetésnél sokkal előretekintőbb, hiszen nem tartalmazza a napok szerinti torzításokat. Az MRR nyilvántartásod ezért jóval dinamikusabb, jobban mutatja a momentumaidat, és nem utolsó sorban az iparági szakértők, lehetséges befektetők is legelőször erre kíváncsiak.

Mi kell ahhoz, hogy előfizetésem számviteli eredményeit ilyen könnyen lássam?

Ha az MRR táblád mellett mégis akarsz egy jó számviteli dashboardot árbevételeid mérésére használni, akkor csupán a lentiekre lesz szükséged:

• folyamatos teljesítésű szolgáltatás és az elszámolási időszak fogalmának ismeretére;

• elszámolási időszak, mint adat bejuttatására a "számláidba";

• és egy QUiCK fiókra.

Folyamatos teljesítés

A folyamatos teljesítéssel a könyvelők szokták általában a vállalkozókat riogatni, pedig egy pofonegyszerű dolgoról van szó, amit talán pont az előfizetéses üzleti modellel a legegyszerűbb szemléltetni.

Előfizetés esetén a céged - mint teljesítő fél - a tevékenységet folyamatosan végzi a megrendelő részére.

Az adott időszakban valójában minden nap teljesítesz, így az általános szabály alapján minden napra vonatkozóan számláznod kellene. A törvényhozó ezt a jelentős adminisztrációs terhet úgy veszi le a válladról, hogy az "egy elszámolási időszak = egy számla" elv érvényesül. Az elszámolási időszakkal azt az időszakod jelzed a számlán, amikortól és ameddig a szolgáltatást biztosítod.

Elszámolási időszak, mint adat "bejutása" a számláidra.

A folyamatos teljesítésű számlákkal kapcsolatban a hazai adóhatóságnak rengeteg elvárása van, melyekkel most nem foglalkozunk. A mi szempontunkból most csak a végeredményre koncentrálunk. Szükségünk lesz a számláinkon az elszámolási időszakra, azaz, hogy mikortól és meddig tart az előfizetés. Ezt sokan a számlára írják, de Számlázz.hu fiók esetén vannak ennél kulturáltabb megoldások is.

Számla Agent API

A Számlázz.hu számlázó esetén legkönnyebben gép-gép kapcsolatok segítségével lehet a számlákra biggyeszteni az elszámolási időszakot.

Az elszámolási időszak kezdete és vége hozzárendelhető automatikusan a Számla Agenten keresztül beküldött számlák adataihoz, így az:

• egyből nyomon követhető a számla részleteiben;

• megjelenik a főkönyvi adatexport riportokban;

• illetve online pénzügyi kapcsolat esetén ezt a könyvelőprogramok/pénzügyi rendszerek (pl.: QUiCK) felé is továbbítja a Számlázz.hu.

💡A fejlesztői dokumentáció itt található Generating invoices/ XSD scheme compliance.

A számlához rendelt elszámolási időszak kezdő és vég dátumait a ""vevoTipus" alatt, a "vevoFokonyvTipus" bekezdésben szükséges megadni az alábbiak szerint:

"Kézzel" is megadható az "adatbiztos" elszámolási időszak

Ha még nem automatizáltad előfizetési számláid kibocsátását Száma Agenttel, akkor számlázás közben is megadhatod az elszámolási időszakot, úgy, hogy azok adat szinten is rákerüljenek a számlákra, azaz online pénzügyi kapcsolat esetén ezt a könyvelő programok/pénzügyi rendszerek is könnyen tudják "olvasni."

Ehhez a számla kibocsátásakor klikkelj a dátumok ellenőrzése funkcióra.

Ez a funkció azonkívül hogy ellenőrzi, hogy a jogszabályoknak megfelelően bocsátottad-e ki a számlát, "elmenti" a megadott időszakot, azaz itt nyugodtan jelezheted szintén az előfizetés időtartamát.

QUiCK fiók

A QUiCK egy Számlázz.hu fiókodhoz adható online pénzügyi alkalmazás, amivel könnyedén rendben tudhatod céges pénzügyeidet. Nemcsak egyszerűen egy helyen lesznek számláid, könnyíthetsz utalásaidon, egyszerűsítheted a könyvelővel való kapcsolattartást, de a QUiCK havi eredmény kimutásában mindhárom "világban" ellenőrizheted vállalkozásod működését.

A három világot megnézheted újra ebben a videóban, ha a fenti screenshotok túl fárasztóak lettek volna. A videóban a fenti példát folytatva, egy másik előfizetéses számlát is kibocsátok és újra végignézheted mindhárom "kvikkes" havi eredmény lekérdezést. Ja és ne feledd, ha kezdő vállalkozásként, vagy startup-ként működsz, neked a QUiCK fiók két évig ingyenes. További információk itt.