Számlázási alapismeretek I. rész | Sztornózás

A számlázás és számlakezelés a vállalkozások mindennapi működésének szerves része, és bármennyire is igyekszünk hibamentesen dolgozni, időnként előfordul, hogy egy kiállított számlát utólag módosítani vagy épp teljes egészében érvényteleníteni kell. Ilyenkor kerülhet elő a „sztornózás” fogalma, melynek alapvetéseivel mindenképpen érdemes tisztában lennünk.

Korábban már beszámoltunk röviden a sztornózás legfontosabb szabályairól, azonban az új “Számlázási alapismeretek” sorozatunk első részében részletesen körüljárjuk, mikor és hogyan kell sztornó számlát kiállítani, milyen különbségek vannak a sztornózás és a helyesbítés között, és mire figyel a NAV az adatszolgáltatás és a bevallások során. Emellett kitérünk a leggyakoribb hibákra is, amelyeket érdemes elkerülni. Az útmutató egyaránt szól egyéni- és társas vállalkozásoknak, akik szeretnék biztos kézzel kezelni a számlázás ezen speciális, területét.

Mit jelent pontosan a sztornózás és mikor van rá szükség?

A számla sztornózása azt jelenti, hogy egy korábban kiállított számla teljes egészében érvényét veszti, vagyis az adózási és számviteli szempontból többé nem vehető figyelembe. A sztornó számla célja, hogy egy hibás vagy okafogyott számlát formálisan is „töröljünk”, és ezáltal kiizgazítsuk a könyvelési és adózási nyilvántartásainkat.

A NAV definíciója szerint a sztornó számla a hibás számlával mindenben megegyező, de az abban szereplő tételek összegét negatív előjellel tartalmazó bizonylat. Ezáltal a sztornó számla „lenullázza” az eredeti számlát. Fontos, hogy csak akkor állítunk ki sztornó számlát, ha az eredeti számlát teljes egészében érvényteleníteni szükséges. Ha csupán egy vagy néhány adatot kell módosítani, akkor az esetek többségében helyesbítő számlát használunk.

Tipikus esetek, amikor sztornózásra van szükség:

• Téves adatokkal, például hibás adószámmal vagy névvel állítottuk ki a számlát, és ez nem korrigálható helyesbítéssel;

• A számla kiállítása után a teljesítés meghiúsult, például a vevő elállt a vásárlástól;

• A számlát véletlenül kétszer állítottuk ki ugyanarra az ügyletre;

• Az ügyfél kérésére új számlát kell kiállítani más adatokkal, de az előzőt már nem lehet helyesbíteni.

Milyen esetekben használatos a helyesbítés (módosítás)?

Könnyen összekeverhető a két fogalom, azonban a helyes megkülönböztetés azért is fontos, mert mind számviteli, mind adózási szempontból eltérő következményekkel jár, hogy milyen típusú módosítást végzünk.

Helyesbítés esetén a számla alapja (az ügylet) érvényes marad, de bizonyos elemeit módosítjuk. Ilyenkor a módosító számla hivatkozik az eredeti számlára, és csak a változtatott adatokat tartalmazza, azokat viszont új értékkel szerepelteti. A két számla együttesen fogja leírni az ügyletet.

Abban az esetben használhatunk helyesbítést, ha például: hiányosak akár a vevő, akár a számlát kiállító adatai, hibásan lett megadva a teljesítés dátuma, vagy korrekcióra szorul a kiszámlázott összeg, nem megfelelően lett megadva a számla pénzneme vagy a számlán feltüntetett mennyiségi egység.

A NAV elvárásai a sztornózással kapcsolatban

Ha sztornózni kell egy kiállított számlát, nem elég csak törölni a dokumentumot a rendszerből – minden esetben pontos és szabályszerű lépésekre van szükség. A legfontosabb elvárás, hogy a sztornószámla is ugyanúgy bekerüljön a NAV Online Számla rendszerébe, mint minden más kiállított számla. A NAV kizárólag így tudja nyomon követni, hogy az eredeti számlát érvénytelenítették.

A számlán szerepelnie kell annak is, hogy ez sztornószámla, és világosan hivatkozni kell az eredeti bizonylat sorszámára. Továbbá lényeges lépés, hogy a sztornó számlán ugyanannak a teljesítési dátumnak kell szerepelni, mint a sztornózott (eredeti) számlán. Ezenkívül ügyeljünk arra is, hogy a sztornózás indokolt és szükséges legyen, és rutinszerűen ne alkalmazzuk minden apró hiba esetében. Érdemes lehet akár megjegyzésben is feltüntetni a sztornózás okát.

Tippek a helyes sztornózáshoz: gyakorlati tanácsok vállalkozóknak

A sztornózás egy adminisztratív kötelezettség, de megfelelő odafigyeléssel sok kellemetlenségtől megóvhatjuk magunkat – és adott esetben a könyvelőnket is. Az alábbi tanácsok abban segítenek, hogy szabályosan és gördülékenyen kezeld a hibás számlákat, akár egyéni, akár társas vállalkozásod van.

1. Mindig ellenőrizd a számla részleteit kiállítás előtt!

Bár egy sztornózott számla rendezheti a hibát, sokkal hatékonyabb megelőzni a problémát. Alakíts ki magadnak egy ellenőrzési rutint, mielőtt véglegesíted a bizonylatot: ellenőrizd a partner nevét, adószámát, teljesítési dátumot és összegeket.

2. Csak indokolt esetben használj sztornózást!

A NAV is azt javasolja, hogy ne alkalmazzuk automatikusan ezt a megoldást minden kisebb hiba esetén. Ha csak egy adat hibás (pl. elgépelés), elegendő lehet módosító számlát (helyesbítő számlát) kiállítani. Ez átláthatóbb, és könyvelési szempontból is kezelhetőbb megoldás.

3. A sztornózás legyen dokumentált és visszakereshető!

Mindig hivatkozz pontosan az eredeti számla sorszámára, és őrizd meg mindkét példányt – az eredetit és a sztornószámlát is. Ezzel megkönnyíted a könyvelés, a NAV ellenőrzés és az ügyfeled dolgát is.

4. Kommunikálj az ügyfeleddel vagy a partnereddel!

Ha számlát szükséges sztornóznod, az érintett partnernek is el kell küldened a sztornó- és az újonnan kiállított számlát is, főként ha már fizetett. Az elszámolási és esetleges visszafizetési lépések gördülékenyebben zajlanak, ha mindenki tudja, mi történt és miért.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!