Így menj el nyugodtan nyári szabadságra | QUiCK pénzügyi checklist cégvezetőknek

Így pipáld ki gyorsan a pénzügyi checklist minden pontját nyaralás előtt

A nyári szabadság előtti utolsó munkanapnak papíron egészen békés hangulata van. Az ember fejben már pakol, listát ír, időjárást néz, útitervet készít. A valóságban viszont cégvezetőként ez a nap gyakran inkább úgy néz ki, hogy még gyorsan meg kell válaszolni néhány e-mailt, jóvá kell hagyni egy-két számlát, rá kell nézni a bankszámlára, el kell küldeni valamit a könyvelőnek, és közben valaki biztosan megkérdezi, hogy „ezt akkor most még utaljuk el, vagy majd ha visszajöttél?”.

A nyugodt szabadsághoz azonban nem kell nagy, ünnepélyes pénzügyi rendrakás, stratégiai workshop, új folyamatábra és három külön Excel-fül. Sokszor már az is rengeteget számít, ha indulás előtt ránézel néhány egyszerű, de fontos kérdésre.

Ebben segít most a nyári QUiCK pénzügyi checklist: végigvesszük, cégvezetőként mire érdemes figyelned, mielőtt ténylegesen nyári szabadság üzemmódba kapcsolsz!

1. Ne csak az out-of-office üzenetet állítsd be!

Az out-of-office üzenet beállítása jó érzés. Van benne valami hivatalos lezárás: megírod, hogy mettől meddig nem vagy elérhető, kihez lehet fordulni sürgős esetben, és egy pillanatra úgy tűnik, mintha ezzel tényleg minden fontos dolgot átadtál volna. Csakhogy a vállalkozásod pénzügyi működése ritkán igazodik az automatikus válaszüzenetekhez.

Attól, hogy te néhány napra vagy hétre kilépsz a napi működésből, a számlák még érkezhetnek, a fizetési határidők közeledhetnek, a könyvelő kérdezhet, egy partner sürgethet, egy kolléga pedig simán elbizonytalanodhat azon, hogy egy adott tétellel most mi legyen.

Ezért szabadság előtt érdemes végiggondolni, hogy ebben az átmeneti időszakban belül hogyan megy tovább a működés. Ki látja a beérkező számlákat? Ki tudja, melyik fizetés sürgős? Ki készítheti elő az utalásokat? Kihez fordulhat a könyvelő, ha hiányzik valami? És ami talán a legfontosabb: van-e olyan döntés, ami jelenleg csak nálad van, és a folyamat nélküled biztosan megállna?

2. Nézd át, milyen fizetési kötelezettségek jönnek a következő hetekben!

Szabadság előtt az egyik legjobb ajándék, amit cégvezetőként adhatsz magadnak, egy gyors áttekintés a következő hetek fizetési kötelezettségeiről. Nem kell feltétlenül minden tételt újraértelmezni, újraszámolni vagy mély pénzügyi elemzésbe kezdeni, de jó látni, mi fog esedékessé válni akkor, amikor te már nem feltétlenül leszel napi szinten gép előtt.

• A QUiCK-ben mindenképpen érdemes ránézni a szállítói számlákra a Tranzakciók - Költségek menüpontban, ezzel együtt pedig a rendszeres előfizetésekre, szolgáltatói díjakra, banki kötelezettségekre.

• A Bérköltségek, illetve Adók menüpontban tekintsd át a bérrel kapcsolatos kifizetéseket, adókat és járulékokat, ezeken kívül pedig minden olyan tételt, aminek a csúszása kellemetlen levelezést, plusz köröket vagy felesleges kapkodást okozhat.

A cél nem az, hogy szabadság előtt mindent azonnal kifizess, ami csak a rendszerben szerepel. Inkább az, hogy pontosan lásd, melyik fizetési határidő esik a távolléted idejére, melyik tétel igényel döntést, mit lehet előre előkészíteni, és mi az, amit elég lesz majd akkor kezelni, amikor visszaérsz a szabadságodról.

3. Tedd rendbe a bejövő számlákat!

A QUiCK-ben mindenképpen érdemes ránézni távollét előtt a Hiányos számlák menüpontra. Ez az a hely, ahol szépen végig lehet venni azokat a beérkező számlákat, amelyekkel még van valamilyen teendő: például hiányzik a beérkezett NAV-adat mellől a számlakép, vagy szükség van valamilyen manuális adatjavításra, mert az OCR-technológia (autoscan) nem boldogult teljeskörűen a felismeréssel.

Itt tudod ellenőrizni, hogy minden beérkező számlaadat a megfelelő helyre került-e, és ha úgy látod, hogy minden rendben van ezekkel a számlákkal, akkor az Elfogadás gombra kattintva át is tudod helyezni őket a Tranzakciók - Költségek menüpontba, a többi bejövő számla közé. Ha pedig úgy döntesz, hogy az adott számlát mégsem szeretnéd megtartani, a Törlés gombbal könnyedén el is távolíthatod azt a számlalistából.

Ez nem feltétlenül látványos munka, de nagyon hálás. Egy hiányzó számlakép vagy egy rosszul kezelt számlaadat a hétköznapokban csak apró kellemetlenségnek tűnik, szabadság alatt viszont könnyen abból lesz a „bocsánat, csak egy gyors kérdés” típusú üzenet, amitől az ember hirtelen megint félig a munkahelyén érezheti magát. A QUiCK-ben vezetett nyilvántartással azonban ezek a kérdések megelőzhetőek és céged pénzügyi adatai egyetlen rendszerben, átláthatóan állnak rendelkezésedre.

4. Ellenőrizd a jóváhagyási és utalási folyamatokat!

Szabadság előtt érdemes ránézni arra, hogy a QUiCK-ben rendben vannak-e a jogosultságok és a jóváhagyási folyamatok, amelyek kulcsfontosságúak lehetnek, ha kollégák helyettesítik egymást és ez ideiglenes feladatátvétellel jár. Vagyis: azok férnek-e hozzá az adott számlákhoz és pénzügyi adatokhoz, akiknek tényleg dolguk van velük? Látszik, ki jogosult jóváhagyásra? Egyértelmű, hogy melyik számla mehet tovább kifizetésre, és melyik vár még valakinek a döntésére?

Ez főleg több felhasználóval működő cégeknél fontos. Egy könyvelőnek, pénzügyes kollégának, projektfelelősnek vagy vezetőnek nem feltétlenül ugyanazt kell látnia és kezelnie a rendszerben. A pontos jogosultsági beállítások arról szólnak, hogy mindenki pontosan azt lássa a QUiCK-ben és azokkal az adatokkal tudjon dolgozni, ami a saját feladatához szükséges.

Ugyanez igaz a jóváhagyásra is. Ha nálatok a számlák elfogadása több szereplő döntésén múlik, különösen hasznos lehet, ha ez nem e-mailváltásokban, chatekben vagy „szerintem ezt már látta valaki” típusú félmondatokban él, hanem visszakövethető folyamatként. Így pontosan látszik, ki vett részt a jóváhagyásban, mi vár még döntésre, és melyik tétel tekinthető valóban elfogadottnak.

És ha a jóváhagyott számlák már rendben vannak, jöhet az utalások előkészítése. A QUiCK utaláskönnyítő funkciója abban segít, hogy ne kelljen minden egyes tételnél kézzel másolgatni a számlaszámot, összeget, közleményt és határidőt a banki felületre. A QUiCK a kiválasztott nyitott számlák alapján automatikusan összeállít egy banki utalási csomag fájlt, amit a saját bankod internetbankjába importálhatsz, majd ott is tudod azt jóváhagyni.

5. Nézd át, mi várható befelé: vevői számlák és kintlévőségek!

A céges pénzügyi nyugalom nemcsak azon múlik, hogy időben elmennek-e az utalások, legalább ugyanilyen fontos kérdés az is, hogy mi fog beérkezni. A vevői számlák és a kintlévőségek áttekintése ilyenkor nem csak arról szól, hogy van-e néhány lejárt tétel a rendszerben. Sokkal inkább arról, hogy van-e valódi követeléskezelési folyamatod: látod-e, ki tartozik, mióta tartozik, történt-e már egyeztetés, ígért-e új fizetési időpontot, és van-e bármi, amit még indulás előtt érdemes utánkövetni?

Ha egy partner új fizetési időpontot ígért, azt érdemes rögzíteni, hogy ne fejben kelljen tartani. Ha egy számlához fontos megállapodás, magyarázat vagy előzmény kapcsolódik, azt jó, ha nem egy régi e-mail váltás mélyéről kell előkeresni. Ha pedig többféle követeléskezelési státusszal dolgoztok, például „emlékeztető elküldve”, „egyeztetés alatt”, „fizetést ígért” vagy „vezetői figyelmet igényel”, akkor címkékkel könnyen követhetővé válik, melyik tétel hol tart.

Ez nem behajtási hadművelet, és főleg nem arról szól, hogy szabadság előtt minden partnerre rá kell borítani az összes lejárt számlát. Sokszor már az is elég, ha látod, mely tételek igényelnek figyelmet, hol lenne hasznos egy udvarias emlékeztető, és 

melyik beérkezésre számítasz a következő napokban vagy hetekben.

És végül: 6. Legyen egy gyors pénzügyi pillanatképed a cégedről!

A pénzügyi rendrakás végén érdemes egyet hátralépni, és nemcsak egy-egy számlára, határidőre vagy nyitott kérdésre ránézni, hanem az egész képre. Milyen kifizetések várhatók a következő hetekben? Milyen bevételekre számítasz? Van-e lejárt vevői számla, elakadt jóváhagyás, hiányzó dokumentum vagy olyan tétel, ami vezetői figyelmet igényel? Látszik-e, hogy a következő időszak pénzügyileg nyugodtan kezelhető, vagy van valami, amit jobb még időben tisztázni?

Ez nem feltétlenül mélyelemzés, és nem is egy újabb adminisztratív kör. Inkább egy gyors vezetői kontrollpont: mi van rendben, mi várható, mi igényel döntést, és mi az, amit még érdemes elrendezni, mielőtt kicsit hátrébb lépsz a napi működésből. Ha a pénzügyi információk egy helyen, átláthatóan elérhetők, akkor a távolléted nem jelent automatikusan működési szünetet, Te pedig nyugodtan pihenhetsz.

💡 Ha még nem kezdtél neki, és szeretnéd kipróbálni, hogyan támogatja rendszerünk saját vállalkozásod működését és értékének növelését, a QUiCK 30 napos próbaidőszaka teljesen kötelezettségmentesen elérhető. Ez idő alatt valós képet kaphatsz arról, hogyan segít a rendszer a pénzügyi tervezésben, a havi eredmények követésében és a tudatosabb döntéshozatalban.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

📄 Minden számlád egy helyen,

💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

📊ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!