Recesszió = több vevői kintlévőség, több adminisztráció, és egyre „impresszionistább” Excel-táblák. Még mi is meglepődtünk, milyen kreatív és hatékony követeléskezelési megoldásokat kínál a QUiCK.
Kontextus
A gazdasági lassulás idején a késedelmes fizetések üteme és a behajtási ügyek száma gyakran meredeken emelkedik. Magyarországon a 2024-es adatok szerint a vállalkozások nagy része szembesült azzal, hogy ügyfeleik egyre gyakrabban késnek a fizetésekkel, és a kintlévőségek növekvő aránya komoly terhet ró a cégekre. Egy friss felmérés rámutatott, hogy a magyar vállalkozások húsz százaléka tapasztalta, hogy számlái a lejárati idő után is nyitottak maradtak, miközben a behajthatatlan követelések aránya is növekedett, különösen az ipari és gépgyártási szektorokban
Ez a növekedés nem csupán a kintlévőségek összértékében mutatkozik meg, hanem az ügyek számában is: a kisebb és közepes vállalkozások számára ezek az adminisztratív és pénzügyi kihívások napi szintű nehézségeket okoznak. Ebben a gazdasági környezetben a követeléskezelés nemcsak egy háttérfolyamat, hanem a vállalkozások stabilitásának alapvető pillére. Ahogy az elmaradt fizetések száma növekszik, úgy válik egyre fontosabbá, hogy a cégek hatékony és etikus behajtási politikát alakítsanak ki, amely képes kezelni a megnövekedett ügyszámokat, anélkül hogy a jó ügyfélkapcsolatok sérülnének.
Van folyamatod?
Ahhoz, hogy a követeléskezelés a vállalkozás stabilitását támogató, rendszeres folyamattá váljon, érdemes néhány alapvető lépést követni. Íme néhány praktikus tipp, amelyek a nemzetközi bevált gyakorlatokra építenek:
Kezdd a szerződési feltételeknél – A követeléskezelési folyamat alapja a világos és egyértelmű fizetési feltételek rögzítése már a szerződéskötés során. Ezzel megelőzhetők a későbbi félreértések.
Korai figyelmeztető rendszerek használata – Érdemes olyan rendszert bevezetni, amely korai figyelmeztetéseket küld, ha egy ügyfél fizetési határideje közeledik vagy elmúlt. Ez lehetővé teszi a proaktív lépéseket.
Rendszeres ellenőrzés – Havonta vagy kéthetente nézd át a nyitott számlákat és kintlévőségeket. Így megelőzheted, hogy egy számla figyelmen kívül maradjon, és időben cselekedhetsz.
Centralizált adatkezelés – Hozz létre egy központi adatbázist, ahol minden ügyfélkapcsolati és pénzügyi információ elérhető. Ez segít, hogy minden érintett munkatárs naprakész információk alapján dolgozhasson.
Rugalmas fizetési opciók felajánlása – Ha egy ügyfél nehézségekbe ütközik, kínálj fel részletfizetési lehetőségeket vagy más rugalmas megoldásokat. Ez segít fenntartani a jó kapcsolatot és növeli a sikeres behajtás esélyét.
Etikus kommunikáció – Tiszteld az ügyfeleket a követeléskezelés során. Kerüld a nyomásgyakorló taktikákat, és a problémamegoldásra fókuszálj. Az etikus hozzáállás segít megőrizni a vállalkozás hírnevét.
Pontosság és dokumentáció – Minden lépést és kommunikációt dokumentálj részletesen. Ez nemcsak az átláthatóságot biztosítja, hanem jogi esetekben is védelmet nyújthat.
Ezek az egyszerű, de hatékony lépések segítenek abban, hogy a követeléskezelés ne csupán reaktív megoldás legyen, hanem a vállalkozás mindennapi működésének tudatos, integrált része.
Excelek és impresszionizmus
Az Excel a pénzügyi kimutatások csendes hőse. Oly sok mindent kibírt már velünk: költségvetéseket, kimutatásokat, egyszerű adatbázisokat. De amikor a követeléskezelés szisztematikusabb világába merészkedünk, az Excel lassan elveszíti az előkelő nyugalmát.
Gondolj csak bele: minden egyes új sor egy újabb követelést képvisel, az oszlopok pedig szép lassan megtelnek színekkel és megjegyzésekkel, mintha egy absztrakt festmény készülne. Az elején még egyszerű; egy kis zöld itt, egy piros ott, hogy szemmel tartsuk a lejárt fizetéseket. De ahogy telik az idő, a színkavalkád olyan szintet ér el, amit már egy impresszionista festő is megirigyelne. És végül, mikor már sokadszor próbálunk eligazodni ebben a színes káoszban, felmerül a kérdés: vajon tényleg így kellene működnie?
Az Excel valójában sosem volt arra tervezve, hogy élő, lélegző rendszereket kezeljen, különösen nem olyat, amely állandó figyelmet és frissítést igényel. Minden manuális bejegyzés, minden kézi módosítás lehetőséget ad a hibákra – és mindezt egy olyan eszközben, amely nem figyelmeztet, ha tévedünk. Excel nem kérdez, nem vitatkozik, és nem küld emlékeztetőket. Egyszerűen csak ott van, a színes celláival, remélve, hogy nem hibázunk.
Követeléskezelés a QUiCK-ben
A QUiCK sokak számára elsősorban szállítói számla-iktató rendszerként ismert, pedig a szállítói számlák kezelése mellett rengeteg olyan funkcióval rendelkezik, amelyek tökéletes belépőt nyújtanak a szisztematikus követeléskezelés világába. Ezek az eszközök lehetővé teszik egy élő, lélegző rendszer kialakítását, amely a követelések hatékony kezelését támogatja.
A következő funkciók egyszerűen kezelhetők, és a fenti demóban három perc alatt bemutathatók, de érdemes külön is kiemelni a legfontosabbakat:
Automatikus számlaszinkronizáció: A vevői számlák adatai közvetlenül érkeznek a számlázó rendszerből (pl. Számlázz.hu, Billingo), vagy akár egyenesen a NAV-tól, így nincs szükség kézi szinkronizálásra.
Gyors banki könyvelés: A Számlázz.hu Autokassza vagy a Billingo banki szinkron lehetővé teszi a számlák kifizetettségének automatizált frissítését, így akár azonnal értesülhetsz a fizetésekről.
Beépített szűrők: A QUiCK pénzügyi rendszerként arra lett tervezve, hogy a pénzügyi szakembereket támogassa anélkül, hogy képletekkel vagy excel táblákkal kellene bajlódniuk.
Fizetési határidők rugalmas módosítása: Tárgyalások során könnyedén frissítheted az ígért fizetési határidőt, ami azonnal frissíti a rendszerben a likviditásodra és egyéb paramétereidre gyakorolt hatást.
Megjegyzések és feljegyzések: Bármilyen ígéret, megállapodás könnyedén rögzíthető a „Post-it” funkcióval, hogy a későbbiekben is nyoma legyen.
Követeléskezelési folyamatok és státuszkövetés: Ha kialakítottad saját követeléskezelési folyamataidat, ezeket könnyedén kezelheted címkékkel. Így pillanatok alatt átláthatod, melyik követelés milyen státuszban van, és akár az egyes státuszokhoz kapcsolódó követelések összértékét is megtekintheted.
A QUiCK ezen funkciói egyszerűen alkalmazhatók, és jelentősen megkönnyítik a követeléskezelési folyamatok hatékony irányítását, mindezt anélkül, hogy bonyolult rendszerekre vagy excel táblákra lenne szükség.
Comments