Digitális számlakezelés | Minden egy helyen: hogyan rendszerezd a számláidat digitálisan?

Ma már egyre elterjedtebbek a digitális megoldások a számlák gyűjtése és kezelése terén. Sok vállalkozó felismerte, hogy a korábbi papírhalmok, fiókokba rejtett mappák és iratrendezők ideje lejárt: az online rendszerek nemcsak időt és energiát takarítanak meg, de a visszakeresés is egyszerűbbé és átláthatóbbá válik.

De milyen lehetőségek közül választhatunk ma, ha digitálisan szeretnénk rendet tartani a számláink között? Nézzük végig, melyik megoldás miben segíthet, és mikor érdemes digitális számlakezelésre váltani.

Saját mapparendszerek

Sokan még mindig saját rendszert alakítanak ki a számlák tárolására és nyilvántartására. Lehet szó számítógépen vagy megosztott meghajtón elérhető mapparendszerről, távoli asztalon keresztül hozzáférhető mappákról, illetve egy egyszerű Excel-alapú megoldásról. Vannak, akik mindezt kiegészítik pendrive-val vagy külső merevlemezzel, hogy biztonsági másolatot is készítsenek. 

Ezek a rendszerek teljes mértékben személyre szabhatók: a mappák vagy táblázatok felépíthetők évek, hónapok, partnerek vagy számlatípusok szerint, így logikus, átlátható struktúrát adhatnak a vállalkozás pénzügyeinek. Előnyük, hogy nem függnek külső szolgáltatótól, olcsók és azonnal alkalmazhatók, ráadásul egyéni logika mentén kimutatások és státuszok is vezethetők bennük. Ugyanakkor a manuális adatbevitel időigényes, a verziókezelés és közös munka nehézkes, és nincs automatizált NAV- vagy banki kapcsolat. A biztonsági mentésről a felhasználónak kell gondoskodnia, és bár a külső adathordozók plusz védelmet nyújthatnak, elveszhetnek vagy meghibásodhatnak. Nagyobb adatforgalom és több felhasználó esetén ezek a megoldások gyorsan elavulhatnak, illetve átláthatatlanná válhatnak.

Számlák kezelése az e-mail fiókban

Sokan még mindig az e-mail fiókban fogadják és tárolják a számláikat. A modern levelezőrendszerek, mint például a Gmail, ma már fejlett rendszerezési és keresési funkciókat kínálnak.

• Címkézés és szűrés: A leveleket címkékkel láthatjuk el (pl. „Számlák”, „Szerződések”, „Könyvelés”), és automatikus szabályokat is beállíthatunk, például minden „@partner.hu” címről érkező levél kapjon egy adott címkét.

• Keresés és halasztás: Könnyen szűrhetünk feladó, dátum vagy melléklet alapján, és a fontos emaileket akár el is halaszthatjuk, hogy később visszatérjünk rájuk.

Láthatjuk, hogy a fenti megoldás viszonylag gyors, kényelmes, és azonnal használható megoldás, de egy idő után átláthatatlanná válhat, az automatikus szűrők hibázhatnak, és az e-mail fiók tárhelye gyorsan betelhet. (Sőt elektronikus számlák befogadása esetén az ilyen típusú tárolás nem felel meg a jogszabályoknak.)

Felhőtárhelyek

A felhőtárhelyek, mint például a Google Drive sok vállalkozó kedvence, hiszen egyszerűen használható, bárhonnan elérhető és akár az e-mail fiókkal is összekapcsolható.

• Struktúra és megosztás: Mappákat hozhatunk létre évek, partnerek vagy projektek szerint, és meghatározhatjuk, ki mit láthat vagy szerkeszthet.

• Együttműködés: Többen is dolgozhatnak ugyanazon a dokumentumon, és visszanézhető, ki mikor módosított. Ez például egy közösen használt táblázat szerkesztése esetén lehet kényelmes megoldás. 

• Gyors mentés: Az e-mailben érkezett mellékleteket egyetlen kattintással menthetjük a felhőbe.

A felhőtárhelyek tehát könnyen kezelhetőek, de a jogosultságok kezelése sok felhasználó esetén nehézkes lehet. Ezen kívül a keresés sem biztos, hogy flottul fog menni egy ilyen felhőtárhelyen.

Számlázóprogramok

A modern számlázóprogramok (pl. Számlázz.hu) már nemcsak a számlák kiállítását, hanem azok gyűjtését és nyilvántartását is elvégzik.

• A számlák adatai automatikusan szinkronizálódnak a NAV Online Számla rendszerével.

• Kereshetünk dátum, partner vagy fizetettségi státusz szerint.

• Egyes programok, mint például a Számlázz.hu is, automatikusan párosítják a banki tranzakciókat a számlákkal.

• A számlák exportálhatók (PDF, Excel) vagy közvetlenül megoszthatók a könyvelővel.

A számlázóprogramok azonban nem igen testreszabhatóak, a számlákon túl további dokumentumok tárolása (pl. szerződések) nem megoldott. Ezen felül, ha a bejövő számlaképet szeretnénk feltölteni az általában egyesével tud történni, nincsenek okos automatizmusok és tömeges feltöltési opciók. 

QUiCK – a digitális számlakezelés új szintje

A QUiCK segítségével nemcsak a számlák, hanem a vállalkozás teljes pénzügyi működése átláthatóvá válik benne.

• Automatikus adatkapcsolat: A Számlázz.hu-val, a Billingóval vagy éppen a NAV Online Számla rendszerével integrálva a számlák adatai és képei automatikusan megjelennek a QUiCK-ben.

• Dokumentumkezelés: Nemcsak számlák, hanem szerződések, bizonylatok, bankszámlakivonatok is gyűjthetők, e-mailen keresztül vagy feltöltéssel.

• NAV-kapcsolat: A számlákhoz NAV-adatok is párosíthatók, a feltöltött számlaképek automatikusan összekapcsolódnak a NAV adatokkal.

• Havi eredmény: A Havi eredmény nézet a QUiCK-ben nem pusztán kimutatás, hanem az a felület, ahol összeér az adat és a döntés. Itt derül ki először, mi történik valójában a vállalkozásodban. Egyetlen oldalon jelennek meg a bevételek, kiadások és az eredmény, valamint a kategóriák pontosan abban a szerkezetben, ahogyan a cégedről gondolkodsz. 

• Jogosultságkezelés: Minden munkatárs csak ahhoz fér hozzá, amire valóban szüksége van, így egy nagyobb cég jogosultságkezelése is átláthatóbb és egyszerűbben megoldott.

• Utaláskönnyítő: A béradatok, adófizetések és számlák néhány kattintással kifizethetők, jelentősen csökkentve az adminisztrációt.

• Könyvelői együttműködés: A haladó könyvelési mód segítségével a könyvelési folyamat gyorsabbá és átláthatóbbá válik.

A QUiCK segítségével tehát mindent egy helyen lehet: a számlák, a dokumentumok, a béradatok. A QUiCK-ben lévő adatokkal akár tervezni is tudunk a következő időszakra. A QUiCK azonban önmagában nem biztosít jogszabály szerinti digitális archiválást, de a Számlázz.hu-val integrálva (Számlaverzum) ez is megoldható.

Digitális archiválás – a papírmentes jövő

Bár jelenleg csak a közműszámlák esetén jogszabályi kötelezettség a digitális archiválás, de érdemes róla beszélni. A digitális archiválás az egyik legkényelmesebb és legbiztonságosabb módja annak, hogy hosszú távon megőrizzük a számlákat. Ezzel nincs szükség papírhalmokra, a dokumentumok időbélyeggel ellátva, hitelesen és visszakereshetően tárolhatók.

A jogszabály szerint digitális archiválás csak akkor érvényes, ha:

• biztosított az adatok változatlansága,

• garantált a visszakereshetőség,

• a dokumentumok megőrzése megfelel az előírt előírásoknak.

Ha többet szeretnél tudni a digitális archiválásról, olvasd el blogcikkünket itt!

A Számlázz.hu Számlaverzum szolgáltatása ilyen hiteles archiválást nyújt, és ha a QUiCK-kel együtt használjuk, a számlák gyűjtése, kezelése és archiválása teljes mértékben automatizálhatóvá válik. Bővebben erről itt írtunk.

A digitális megoldások nemcsak a helytakarékosság miatt előnyösek, hanem mert automatizálják, átláthatóvá és visszakereshetővé teszik a pénzügyi folyamatokat. A QUiCK és a Számlázz.hu integrációja ma az egyik legteljesebb rendszer: a számlák gyűjtése, kezelése és archiválása mind egy platformon, biztonságosan valósulhat meg, papírok nélkül, de szabályosan.

👉 Szükséged lenne egy kis útmutatásra?

Ha most vágsz bele a papírmentes működésbe, és szeretnéd jobban megismerni, hogyan segíthet ebben a QUiCK, ne aggódj, nem kell egyedül beletanulnod. Segítünk eligazodni a funkciók között, megmutatjuk, hogyan hozhatod ki a legtöbbet a rendszerből, és hogyan illesztheted be a QUiCK-et a mindennapi működésedbe.

Ismerd meg bevezetési szolgáltatásainkat ide kattintva!

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!