Egy könyvelőiroda optimalizálását nem mindig az ügyfeleinknél kell elkezdeni
Amikor egy könyvelőirodában szeretnénk időt vagy költséget megtakarítani, teljesen természetes, hogy először az ügyfeleink felé nézünk.
Hogyan tudnánk elérni, hogy időben küldjék a számlákat? Hogyan lehetne kevesebb e-mail, kevesebb hiánypótlás, kevesebb utánajárás? Hogyan tudnánk őket egyre inkább a digitális működés felé terelni?Ezek fontos kérdések. De közben talán érdemes egy pillanatra megállni, és a saját házunk táján is körülnézni.
Mert lehet, hogy az optimalizálást nem mindig az ügyfeleinknél kell elkezdeni. Egy könyvelőiroda működése sokszor hosszú évek alatt alakul ki. Jönnek az ügyfelek, változnak a feladatok, kialakulnak a bevált rutinok, és közben mindenki megtanulja, mit hogyan kell csinálni. Sokszor különösebb dokumentáció nélkül is működik a dolog.
„Ezt a pénzügyes kolléga intézi.Ezt majd megmutatom neked.”
És amíg mindenki a helyén van, ez akár teljesen jól is működhet. Aztán nő a csapat. Felveszünk egy új kollégát, hirtelen kiderül, hogy a „majd megmutatom” már nem biztos, hogy elég. Mit is kell pontosan megmutatni?Hány rendszert kell tanítani? Mit kell ellenőrizni a végén? Honnan tudja az új kolléga, hogy jól csinálta-e? Ilyenkor derül ki igazán, mennyi tudás van valójában az emberek fejében, és mennyi van magában a folyamatban.
Ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy rosszul működik az iroda. Sőt, sok esetben éppen azért nincs szükség korábban dokumentációra, mert a tapasztalt kollégák fejből tudják, mit kell csinálni. Csakhogy ahogy nő az iroda, ez egyre kevésbé skálázható.
Ha valaki szabadságra megy, helyettesíteni kell. Ha valaki kiesik, másnak kell átvennie a feladatát. Ha több ügyfél érkezik, több embernek kell ugyanazt a munkát végeznie. Ha pedig automatizálni szeretnénk, előbb azt is pontosan tudnunk kell, hogy mit szeretnénk automatizálni. Ezért lehet nagyon hasznos időnként végignézni a saját folyamatokat. Azért, hogy legyen egy közös válaszunk arra, hogyan dolgozunk. Mi történik egy feladat beérkezésekor? Kihez kerül? Ki mit csinál vele? Mikor adja tovább? Hol kell ellenőrizni? Mikor tekintjük lezártnak?
És ami legalább ennyire fontos: le van ez írva valahol? Mert ha nincs, akkor minden új kolléga betanítása újra és újra ugyanannyi időt vesz igénybe. A tudás pedig továbbra is azoknál az embereknél marad, akik régóta az irodában dolgoznak.A dokumentált, betanítható folyamat viszont már egészen más lehetőségeket nyit meg. Lehet rajta javítani. Lehet egyszerűsíteni. Lehet mérni. És egy idő után azt is meg lehet kérdezni: melyik részt tudná átvenni egy rendszer? Melyik feladat automatizálható? Hol tudunk AI-eszközt használni a napi munkában? Az AI használata sem feltétlenül ott kezdődik, hogy találunk egy újabb izgalmas eszközt.
Mennyi manuális feladatátadás történik még nálunk? Hányszor másolunk adatot egyik helyről a másikra? Hányszor küldünk tovább információt egy kollégának? Hány olyan feladat van, amelyhez valójában nem kellene minden alkalommal emberi közreműködés?
Van egyáltalán olyan dokumentált módszerünk, amire az automatizációt rá tudjuk építeni? Az optimalizálás nem feltétlenül azzal kezdődik, hogy veszünk egy új rendszert.Azzal kezdődik, hogy leülünk, és végignézzük, hogyan működik ma az irodánk, mit tudnak a rendszereink, van e a funkciókban átfedés? Közben az is kiderül, hogy nem minden problémát az ügyfeleinknél kell megoldanunk,mert természetesen fontos, hogy az ügyfeleink is egyre tudatosabban és digitálisabban működjenek. Ha mi szeretnénk őket ebbe az irányba terelni, talán érdemes először a saját működésünket is megvizsgálni., hogy mindig hitelesek maradjunk. Nem kell tökéletesnek lennünk. De érdemes tudnunk, hogyan szeretnénk működni. Ez az első lépés nem az ügyfél digitalizációja.
A QUiCK könyvelői modellje is erre épít: nem egyszerűen egy rendszert ad a könyvelőiroda kezébe, hanem egy olyan működési szemléletet, amelyben az ügyfélkezelés, a folyamatok és a digitális eszközök egymásra épülnek. A digitalizáció ott kezd igazán értéket teremteni, amikor van mögötte egy jól működő könyvelőirodai folyamat.
Ha érdekel mi hogyan csináljuk: konyvelok.riport.app
A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.
Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.
Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!
📄 Minden számlád egy helyen,
💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,
📊ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.
Hozzászólások