Könyvelő vagyok, Cashbookot használok. Érdemes lehet QUiCK-re váltanom?

A Cashbook hosszú ideje ismert szereplője a könyvelő–vállalkozó együttműködést támogató digitális megoldások piacának. Sok könyvelőirodában stabilan beépült a napi működésbe, különösen ott, ahol fontos a könyvelőprogrammal való kapcsolat, a számlák begyűjtése, a banki adatok kezelése és a vállalkozói dokumentumok rendezett eljuttatása a könyveléshez. Maga a Cashbook is úgy pozicionálja magát, mint egy olyan rendszer, amely a könyvelő és az ügyfél közötti online kapcsolatot, illetve a bizonylatok és dokumentumok automatikus beszerzését támogatja. Mi, a QUiCK-nél sokáig kicsit másik irányból közelítettünk.

Elsősorban a vállalkozóknak szerettünk volna egy olyan pénzügyi nyilvántartó rendszert kialakítani, amely nem ijesztő, nem túl szakmai, nem „könyvelőprogram-szagú”, hanem egyszerűen szerethető. Egy olyan rendszert, amelybe a vállalkozó tényleg szívesen belép, ahol látja a számláit, költségeit, bevételeit, várható fizetnivalóit, és ahol végre nem csak utólag derül ki, hogy „hoppá, ezt lehet, hogy korábban kellett volna észrevenni”.

Azóta viszont sok minden változott. A QUiCK ma már nemcsak a vállalkozói oldalról érdekes, hanem egyre több könyvelőiroda számára is valós alternatívává vált. Megjelent a haladó könyvelési mód, fejlődtek az integrációk, bővült a NAV-kapcsolat, erősödött a dokumentumkezelés, és egyre több olyan funkció került be, amely a könyvelők munkáját is kézzelfoghatóan segíti.

Ez a cikk tehát nem arról szól, hogy a Cashbook „jó” vagy „rossz”, és nem is arról, hogy mindenkinek holnaptól QUiCK-re kellene váltania. Inkább arról, hogy ha könyvelőként vagy társas vállalkozásként ma Cashbookot használsz, mikor lehet érdemes áttekintened, mit tud a QUiCK, és milyen szemléletbeli különbség van a két rendszer között.

I. Számlák, dokumentumok, NAV-adatok: itt mindkét rendszer erős

Kezdjük az alapoknál: számlák nélkül nincs könyvelés, dokumentumok nélkül nincs rend, NAV-adatok nélkül pedig ma már nehéz hatékonyan dolgozni.

A Cashbook ezen a területen régóta erős. A rendszer célja, hogy a könyveléshez szükséges bizonylatok és dokumentumok online, automatikusan eljussanak a könyvelőhöz. A Cashbook oldalán külön is hangsúlyozzák a papírmentes működést, a dokumentumok elektronikus továbbítását, valamint azt, hogy a vállalkozó és a könyvelő naprakészen ugyanazokat az adatokat láthatja.

A QUiCK-nél is ez az egyik legfontosabb alapfunkció: bejövő és kimenő számlák kezelése, dokumentumok tárolása, NAV Online Számla integráció, alias e-mail címre küldött automatikus számlaérkeztetés, OCR-alapú feldolgozás, valamint a számlákhoz kapcsolódó egyéb pénzügyi és könyvelési információk kezelése.

Vagyis ezen a ponton nincs értelme úgy tenni, mintha az egyik rendszer a digitális jövő, a másik pedig a lefűzős mappa lenne. Mindkettő modern, online, dokumentumközpontú működést támogat.

A különbség inkább abban van, hogy kinek a szemszögéből épül fel a rendszer logikája. A Cashbook erősen könyvelői oldalról indul: a cél, hogy a könyvelési anyag összegyűjtése, előkészítése és továbbítása minél kevesebb macerával történjen. A QUiCK pedig a vállalkozó napi pénzügyi működését is középpontba helyezi: nemcsak azt szeretnénk, hogy a számla eljusson a könyvelőhöz, hanem azt is, hogy a vállalkozó közben értse, lássa és irányítani tudja a saját pénzügyeit. És ez nem apró különbség.

II. Vállalkozói pénzügyi átláthatóság: ahol a QUiCK másképp gondolkodik

Ha egy vállalkozó csak annyit szeretne, hogy a számlái eljussanak a könyvelőhöz, akkor több rendszer is szóba jöhet. Azonban ha azt szeretné, hogy a vállalkozás pénzügyei napközben, döntési helyzetekben, utalás előtt, cash-flow tervezésnél vagy költségelemzésnél is átláthatóak legyenek, akkor már nem mindegy, milyen rendszerben dolgozik.

A QUiCK egyik legerősebb oldala éppen ez: a pénzügyi nyilvántartás nem pusztán „kötelező adminisztráció”, hanem vezetői információs eszköz is. A rendszerben követhető a havi eredmény, a költségek és bevételek alakulása, az aktuális ÁFA-pozíció, a cash-flow, a 30 napos likviditás, és mindez nem táblázat-rengetegben, hanem vizuálisan is értelmezhető formában jelenik meg.

A Cashbook vállalkozói oldalán is megjelennek pénzügyi listák, kimutatások, ÁFA-egyenleg, bevételek és kiadások szűrése, valamint cashflow-helyzetre vonatkozó információk.

A különbség tehát itt sem az, hogy az egyik rendszerben vannak pénzügyi adatok, a másikban pedig nincsenek, hanem az, hogy a QUiCK ezt a vállalkozói élmény egyik fő pillérének tekinti. Mi azt szeretnénk, hogy a cégvezető ne csak akkor találkozzon a pénzügyeivel, amikor a könyvelő szól, hogy „ezt még küldd át”, vagy amikor megérkezik egy adófizetési kötelezettség, hanem folyamatosan legyen egy élő, friss, érthető képe arról, hogy mi történik a cégében.

Mert egy vállalkozónak nem feltétlenül főkönyvi számokra van szüksége első körben, hanem a céges pénzügyi kérdésekre adott válaszokra: Mennyi pénz jön be? Mennyi megy ki? Mi van már kifizetve? Mennyi áfára számíthatok? Melyik projekt viszi a pénzt? Mikor érdemes utalni? Melyik költségtípus szaladt meg?

És ebben a QUiCK nagyon otthon van.

III. Könyvelői működés: ahol a Cashbook erős, de a QUiCK sokat fejlődött

A Cashbook egyik nagy előnye, hogy kezdettől fogva erősen könyvelői szemléletű rendszer. A könyvelők számára fontos funkciók, például a könyvelőprogram-kapcsolatok, a számlaképek elérése, a dokumentumok előkészítése, a banki összepontozás vagy a Cashbook Asszisztens mind azt támogatják, hogy a könyvelő kevesebb adminisztrációval, rendezettebb anyagból tudjon dolgozni. A Cashbook könyvelői oldalán szerepel többek között az OSA- és OPG-adatok napi automatikus letöltése, az adófolyószámlák csoportos lekérdezése, az értesítési tárhely üzeneteinek kezelése, valamint a törzsadatok rendszeres lekérdezése is. El kell ismernünk: a Cashbook könyvelői portfóliókezelésben és könyvelőirodai automatizálásban erős szereplő.

A QUiCK viszont az elmúlt időszakban sokat lépett előre ezen a téren. A haladó könyvelési mód például már lehetőséget ad arra, hogy a könyvelő könyvelési státuszokat, kontírozási adatokat, főkönyvi számokat, ÁFA-kategóriákat és könyvelői információkat kezeljen a rendszerben. A korábbi Billcity-összehasonlító cikkben is írtunk róla: a QUiCK már nem csak „vállalkozóbarát felület”, hanem egy olyan közös munkatér, ahol a vállalkozó és a könyvelő is megtalálja a saját nézőpontját.

Ez fontos, mert sok vállalkozásnál nem az a fő gond, hogy nincs rendszer, hanem az, hogy a vállalkozó és a könyvelő két külön világban dolgozik. A vállalkozó küldi, amit tud, a könyvelő pedig kéri, ami hiányzik. A számlák valahol megvannak, a dokumentumok talán e-mailben, talán Drive-on, talán egy mappában, talán a telefon galériájában.A pénzügyi döntések pedig sokszor nem valós idejű adatok alapján születnek, hanem megérzésből. A QUiCK célja, hogy ez a két világ közelebb kerüljön egymáshoz: nem akarunk klasszikus könyvelőprogram lenni, nem akarjuk lecserélni a könyvelő szakmai munkáját. Azt szeretnénk, hogy az ügyfél oldala rendezettebb, átláthatóbb és aktívabb legyen, mert ha az ügyfél jól használja a rendszert, abból a könyvelő is profitál.

IV. Banki adatok és összepontozás: itt a Cashbooknak jár a pont

Legyünk őszinték: a banki összepontozás témájában a Cashbook jelenleg erős. A Cashbook saját oldala alapján a banki összepontozás bármely előfizetéssel elérhető, ha a banki adatok a Bankszámlakivonat.hu vagy a Számlázz.hu Autokassza integrációkon keresztül beérkeznek. A rendszer a nyitott vevői és szállítói számlákat veti össze a még nem társított banki tranzakciókkal, több lépcsőben, szigorúbb feltételektől haladva a lazább egyezések felé.

Ez egy nagyon hasznos funkció, különösen könyvelői oldalról. Aki sok céggel dolgozik, pontosan tudja, mennyi időt tud elvinni annak ellenőrzése, hogy mi lett ténylegesen kiegyenlítve, mi maradt nyitva, és hol kell még utánamenni egy-egy tranzakciónak.

Nálunk, a QUiCK-nél jelenleg még nem történik automatikus összepontozás. A banki adatokat azonban a Számlázz.hu autokasszán keresztül fogadjuk, vagyis az integrált bankok tranzakciói bekerülnek, de az összepontozás a Számlázz.hu rendszerében történik meg. A fizetettségi státuszokat természetesen átvesszük és szinkronizáljuk, így Te is és ügyfeled is naprakészen láthatjátok, mi van rendezve és mi nincs. Ami viszont a QUiCK-nél nagyon erős, az az utaláskönnyítés.

Az utaláskönnyítő egyenlő magával az utalási csomag fájllal. A QUiCK felismeri a kifizetésre váró számlákat, előkészíti az utalási adatokat, és egy lépésben exportálható csomagfájlt (a hazai bankok által elfogadott formátumok valamelyikét, a támogatott bankok listáját itt találod) hoz létre. A csomagfájl importálása után a banki felületen egyben látod a tételeket; Neked már csak ellenőrizned és jóváhagynod kell őket. Fontos kiemelni: az utalások nem a QUiCK-ből indulnak. A QUiCK nem kezdeményez és nem hagy jóvá banki tranzakciókat; az utalások végrehajtása továbbra is a banki felületen történik.

Szóval itt a helyzet nagyjából így néz ki:

• ha a banki tranzakciók automatikus összepontozása a legfontosabb, a Cashbook nagyon erős választás;

• ha viszont a vállalkozói kifizetések napi kezelése, az utalási folyamat egyszerűsítése és a pénzügyi döntéstámogatás is fontos, akkor érdemes megnézned, mit tud a QUiCK.

V. Integrációk – két eltérő filozófia

A könyvelőprogram-integráció sarkalatos kérdés. Teljesen jogosan. Ha könyvelőként már kialakított folyamatod van, nem szeretnéd, hogy egy új rendszer több munkát hozzon, mint amennyit levesz a válladról. Az újonnan bevezetett digitális megoldás csak akkor jó, ha nem egy újabb külön sziget, hanem valóban kapcsolódik ahhoz a jól megszokott és működő rendszerhez, amiben dolgozol.

A Cashbook ezen a téren erős kommunikációt folytat: több számlázóprogrammal és könyvelőprogrammal kínál kapcsolódási lehetőségeket, és a saját oldalán is kiemeli, hogy a számlázóprogramokkal való integráció után a számlák automatikusan megjelenhetnek a Cashbookban, majd továbbadhatók a könyvelőprogramnak.

A QUiCK más filozófiát képvisel. Mi alapvetően abban hiszünk, hogy hosszú távon az API-alapú, stabil, automatizált adatáramlás a legjobb út. Nem szeretjük az exportálgatós-importálgatós világot, mert pontosan tudjuk, hogy minden manuális lépés egy új hibalehetőség. Jelenleg is több integrációval dolgozunk, és a célunk az, hogy a QUiCK ne csak adatokat gyűjtsön, hanem ténylegesen bekapcsolódjon a vállalkozás és a könyvelés napi működésébe. Jelenlegi QUiCK integrációink:

👉🏻 API kapcsolattal:

• NetAccounting;

• Novitax;

• SMARTBooks;

• Relax;

• IMA.

👉🏻 Adatexport alapú: 

Bár nem közvetlen API-s integráció, de natív módon adatexportot biztosítunk: egy ZIP fájlban megtalálod a Kulcs-Soft által elvárt struktúrájú adatfájlt, valamint egy CSV-t, ami az összes számlaadatot tartalmazza. Ez utóbbi bármilyen más könyvelőprogramhoz is konvertálható egy kis informatikai segítséggel. 

👉🏻 Számlakép-feladás a Számlázz.hu-n keresztül (például Cashbook-RLB):

A QUiCK képes számlaképeket átadni a Cashbook rendszer felé, amely az RLB könyvelőprogramhoz csatlakozik.

Itt tehát nem feltétlenül az a kérdés, hogy „kinek van több logója a honlapon”, hanem az, hogy a Te működésedhez melyik adatáramlás illeszkedik jobban. Ha a könyvelőirodád már Cashbookra optimalizált, és a meglévő könyvelőprogram-kapcsolatok jól működnek, nem biztos, hogy érdemes csak kíváncsiságból mindent felforgatni.

Ha viszont azt érzed, hogy a vállalkozóid részéről hiányzik az aktív pénzügyi kontroll, a rendszerhasználati kedv, a vizuális átláthatóság, vagy szeretnél egy olyan felületet, amely az ügyfélnek is természetesebb, akkor a QUiCK jó eséllyel érdekes lesz Számodra.

VI. Jogosultságok, csapatmunka, vállalkozói működés

A QUiCK egyik fontos előnye a komplex jogosultságkezelés. Ez főleg társas vállalkozásoknál, több jóváhagyóval, több részleggel, projektalapú működésnél vagy érzékeny pénzügyi adatoknál válik igazán fontossá. Nem mindegy, hogy ki milyen számlát lát, ki hagyhat jóvá, ki fér hozzá a kimutatásokhoz, és ki milyen pénzügyi információval dolgozhat.

Ez nem minden cégnek kritikus. Egy egyszemélyes vállalkozásnál vagy nagyon egyszerű működésnél lehet, hogy soha nem lesz igazán fontos, azonban egy növekvő társas vállalkozásnál már más a helyzet.

A QUiCK ebben a komplexebb vállalkozói működésben is szeretne partner lenni. Jogosultságkezelési rendszerünk arra ad megoldást, hogy minden felhasználó pontosan ahhoz férjen hozzá, amire a feladatai ellátásához szüksége van – se többet, se kevesebbet. Ez különösen fontos akkor, ha egy cégen belül több szerepkör működik együtt, vagy ha a könyvelő is hozzáfér a rendszerhez. A QUiCK-ben a jogosultságok beállításával egyértelműen meghatározható:

• ki láthatja az adott kategóriával vagy címkével rendelkező számlákat és pénzügyi adatokat;

• ki módosíthat bizonyos adatokat;

• ki jogosult jóváhagyásra vagy egyes műveletek elvégzésére;

• ki rendelkezik csupán megtekintési jogosultsággal, sőt akár teljes menüpontokat is elrejthetünk bizonyos munkatársak elől (például pénzmozgások, vagy bérköltségek).

A jól beállított jogosultságok csökkentik a véletlen módosítások kockázatát, egyértelmű felelősségi köröket teremtenek, és hozzájárulnak ahhoz, hogy a QUiCK valóban támogassa a kooperációt a vállalkozás pénzügyeinek kezelésében. Az alapjogosultságok (megtekintő, adminisztrátor, szerkesztő, könyvelő) bármelyik csomagban elérhetőek. A jogosultságok részletesebb testreszabására pedig a Multibox csomagban van lehetőség.

VII. Böngészőbővítmény, AI és apró kényelmi extrák

Vannak olyan funkciók, amelyek elsőre nem tűnnek világmegváltónak, aztán amikor napi szinten használod őket, rájössz, hogy pont ezek miatt lesz egy rendszer szerethető. Erre kiváló példa a QUiCK böngészőbővítménye, amellyel a számlafelismerés és dokumentum-beküldés egyszerűbbé válik. A bővítmény automatikusan átvizsgálja a megnyitott weblapokat és e-maileket a böngészőben, és jelzi, ha feltölthető fájlt talál. Sőt, ha mégis letöltenél egy dokumentumot, emlékeztet, hogy küldd be QUiCK fiókodba.

Ilyen a Dokumentum AI is, amely a feltöltött PDF-ekből rövid összefoglalót, kulcsszavakat és metaadatokat készít. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha nem klasszikus számláról van szó, hanem például felszólításról, bírságról, szerződésről, határidős dokumentumról vagy olyan iratról, amit nem elég csak „eltárolni”, hanem érteni is kell, mi van benne.

A Cashbook oldalán is vannak kényelmi és automatizációs funkciók, például XML társító, partnerfigyelő és különböző dokumentum-beküldési lehetőségek, így hát megint ugyanoda jutunk vissza: a két rendszer szemlélete nem teljesen azonos. A Cashbook nagyon erősen a könyvelési anyag előkészítésére és könyvelői munkafolyamatokra fókuszál. A QUiCK pedig arra, hogy a vállalkozás pénzügyi működése közben is élhetőbb, átláthatóbb, szerethetőbb legyen.

Összefoglalás: mikor érdemes a QUiCK-et választani?

Ha ma Cashbookot használsz, és elégedett vagy vele, nem fogjuk azt mondani, hogy azonnal válts. A Cashbook erős rendszer, különösen könyvelői oldalról. Jó megoldás lehet ott, ahol a fő cél a könyvelési anyag begyűjtése, a könyvelőprogrammal való kapcsolat, a banki összepontozás és a könyvelési előkészítés automatizálása.

A QUiCK viszont akkor lehet különösen érdekes, ha nemcsak dokumentumáramlást szeretnél, hanem egy élő pénzügyi nyilvántartó rendszert is. Olyat, amelyben a vállalkozó is szívesen dolgozik. Ahol nem csak a könyvelő látja a lényeget. Ahol a pénzügyi adatok nem egy távoli szakmai világ részei, hanem napi döntéstámogató információk. Ahol a számlák, költségek és bevételek, ÁFA-pozíció, cash-flow, jogosultságok és utalások egy átlátható rendszerben találkoznak.

A QUiCK-et akkor érdemes megnézned, ha:

✅ szeretnél erős pénzügyi átláthatóságot és vizuális kimutatásokat;

✅ jól jönne a likviditástervezés és cash-flow szemlélet;

✅ szükséged van összetettebb jogosultságkezelésre;

✅ értékeled a böngészőbővítményt és a modern kényelmi funkciókat;

✅ szeretnéd, hogy a könyvelő és az ügyfél valóban közös felületen dolgozzon;

✅ és nem utolsósorban: olyan rendszert keresel, amit nem csak használni lehet, hanem szeretni is.

Mi a QUiCK-nél továbbra sem klasszikus könyvelőprogramot építünk, hanem egy olyan pénzügyi ökoszisztémát, amelyben a vállalkozó magabiztosabban dönt, a könyvelő rendezettebb adatokkal dolgozik, és a két oldal között végre nem az e-mailes számlavadászat, hanem a közös, átlátható működés teremti meg a kapcsolatot.

Ha kíváncsi vagy, mit tud ma a QUiCK a Cashbook mellett (vagy akár helyett), próbáld ki, nézz körül, és döntsd el saját működésed alapján. Mi itt leszünk, és segítünk az első lépésektől!

💡 Ha szeretnéd kipróbálni, hogyan támogatja mindez a saját vállalkozásod működését és értékének növelését, a QUiCK 30 napos próbaidőszaka teljesen kötelezettségmentesen elérhető. Ez idő alatt valós képet kaphatsz arról, hogyan segít a rendszer a pénzügyi tervezésben, a havi eredmények követésében és a tudatosabb döntéshozatalban.

---

Online konzultációval várunk

Ha szeretnéd megnézni, hogyan illeszthető be a QUiCK a saját könyvelői folyamataidba, foglalj időpontot könyvelői konzultációnkra Vikihez, aki mindenben segít Neked!

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, könyvelő vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

👉 Ha még nem hallottál a QUiCK-ről, próbáld ki ingyen 30 napig!

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!