Gördülékenyebb éves zárás? Így segíthet a QUiCK a könyvelőknek
- Kitti Kovács
- 1 nappal ezelőtt
- 4 perc olvasás
Könyvelőként az év első fele ritkán szól a nyugodt kávézásról. Éves bevallások, beszámolók, egyeztetések, hiánypótlások, ügyfélkérdések, könyvvizsgálói kérések, és persze közben a napi munka sem állhat meg. A zárás önmagában is elég összetett folyamat, de a legtöbb nehézséget sokszor nem maga a szakmai munka okozza, hanem az, ami előtte történik: hiányzó számlák, szétszórt dokumentumok, késve érkező információk, nehezen visszakereshető tételek és egyeztetésre váró adatok.
Mi, a QUiCK-nél abban hiszünk, hogy a könyvelői munka értékes idejét nem a dokumentum-vadászatnak kellene kitöltenie. A QUiCK nem könyvelőprogram, és nem is szeretné kiváltani a könyvelést. Viszont nagyon sok olyan ponton tud segíteni, ahol az éves zárási folyamat előkészítése, ellenőrzése és átláthatósága múlik. A zárás ugyanis nem a záráskor kezdődik. Sokkal könnyebb dolga van a könyvelőnek, ha év közben is rendezettebben gyűlnek az adatok, a számlák és a kapcsolódó dokumentumok. A zárás egyik legnagyobb könnyebbsége az, ha nem a zárási időszakban derül ki, mi hiányzik a nyilvántartásból.
Hiányzó számlaképek éves záráskor? Így segíthet a QUiCK NAV-adatkapcsolat
A zárásnál minden hiányzó számla egy újabb kör e-mailt, telefonhívást vagy emlékeztetőt jelenthet.
Itt jöhet képbe a QUiCK saját NAV-adatkapcsolata: ha nincs Számlázz.hu-kapcsolat beállítva, a belföldi számlaadatok akkor is automatikusan megérkeznek a könyvelt cég QUiCK fiókjába. Így sokkal könnyebben átláthatóvá válik, hogy mely számlákhoz érkezett már adat, és melyeknél hiányzik még a számlakép. Ez különösen fontos, hiszen az áfalevonásnál nemcsak az adat megléte számít, hanem az is, hogy a számlakép megfelelően rendelkezésre álljon.
A NAV-adatoknak köszönhetően továbbá gyorsabban beazonosíthatók azok a tételek, amelyeknél még szükség van esetleg az ügyfél közreműködésére. Régebben ez sok esetben hosszú e-maileket és táblázat-böngészést jelenthetett. A QUiCK használatával viszont, ha az ügyfél is meghívott felhasználóként hozzáfér a fiókhoz, elég lehet egy linket küldeni neki, ahova ő maga is feltöltheti a hiányzó számlaképet vagy dokumentumot. Ez nemcsak a könyvelőnek könnyebbség, hanem az ügyfélnek is: pontosan látja, mit kell pótolnia.
Tipp: az ügyfelek a QUiCK böngésző bővítmény segítségével még egyszerűbben küldhetik be a számlákat és dokumentumokat a rendszerbe.
Címkézés és kategorizálás
A QUiCK nemcsak a hiányzó számlák beazonosításában segíthet, hanem abban is, hogy az adatok év közben ne csak gyűljenek, hanem rendezettebben kerüljenek a rendszerbe. A számlák kategorizálhatók és címkézhetők, így már menet közben jelölhetők például a projektek, a címkék és a kategóriák által.
Ez nemcsak a könyvelőnek jelent segítséget, hanem a vállalkozónak is, a szűrők használatával akár év közben, havi bontásban is könnyebben áttekintheti, hogyan alakulnak az egyes kategóriákhoz kapcsolódó kiadások.
Ez nem azt jelenti, hogy a QUiCK főkönyvvé válik, viszont ha a kategória- és címke struktúrát az ügyfél a könyvelővel közösen alakítja ki, akkor záráskor már nem nulláról kell szétválogatni a tételeket. A külföldi számlákra külön is rá lehet szűrni, ami bevallás-előkészítésnél és egyeztetésnél nagy segítség lehet.
ÁFA Live az évközi átláthatóságért
Ugyanez igaz az ÁFA követésére is, az ÁFA Live kártya év közben segíthet abban, hogy a vállalkozó és a könyvelő is könnyebben rálásson az áfapozícióra. A kártya becsült áfapozíciót mutat dátum vagy esedékesség alapján, így könnyebb összevetni a QUiCK-ben szereplő adatokat a könyveléssel.
Könyvvizsgálói hozzáférés és jogosultságok
Vannak persze olyan helyzetek is, amelyek kifejezetten záráskor kerülnek elő és nem feltétlenül lehet tudatosan felkészülni, ilyen például a könyvvizsgálóval való együttműködés. Zárás környékén gyakran előfordul, hogy a könyvelőnek nemcsak a vállalkozóval, hanem a könyvvizsgálóval is együtt kell dolgoznia.
A QUiCK-ben a számlák és dokumentumok gyorsan kereshetők, így már önmagában egyszerűbb megtalálni a szükséges anyagokat, de ennél is praktikusabb lehet, hogy a könyvvizsgáló akár megtekintői jogosultságot is kaphat a rendszerhez. Így nem kell minden fájlt külön letölteni és továbbítani: a könyvvizsgáló a számára szükséges dokumentumokat maga is megkeresheti. Természetesen fontos, hogy ez mindig a vállalkozóval egyeztetve történjen. Mivel a vállalkozó adatairól és dokumentumairól van szó, szükség lehet külön hozzájárulásra, illetve érdemes előre tisztázni, milyen hozzáférést, milyen időtartamra és milyen célból kap a könyvvizsgáló.
08-as XML feltöltés a béradatok egyeztetéséhez
A záráshoz kapcsolódó egyeztetéseknél a béradatok kezelése is sok időt vihet el, ebben pedig a 08-as XML feltöltése jelenthet könnyebbséget. A 08-as bevallás XML-fájlként feltölthető, a rendszer pedig ebből ki tudja nyerni a bérköltségeket, adókat és járulékokat. Nem kell mindent kézzel újrarögzíteni vagy külön táblázatokból összevadászni: a feltöltött XML alapján gyorsabban áttekinthetők az érintett összegek, ami könyvelői és pénzügyi ellenőrzésnél is jelentős időmegtakarítást jelenthet. Emellett a vállalkozó oldalán is egyszerűbbé válhat a folyamat, hiszen a bérfizetéshez kapcsolódó utalások az utaláskönnyítő segítségével könnyebben előkészíthetők.
A lényeg tehát nem az, hogy a QUiCK elvégzi a zárást a könyvelő helyett, hanem az, hogy rendezettebbé és kereshetőbbé teszi mindazt, amiből a zárás során dolgozik. A rendszer hatékonyan a könyvelő keze alá dolgozik: segít abban, hogy a szakmai tudásra jusson több idő, ne a keresgélésre, hiánypótlásra és utólagos egyeztetésre.
Amit viszont nagyon is tud: rendet tesz az előkészítő folyamatokban. Könyvelőként ez azt jelenti, hogy kevesebb idő mehet el keresgélésre, egyeztetésre és hiánypótlásra, és több maradhat arra, ami igazán számít: a szakmai munkára. És valljuk be: az év eleji hajrában már ez is óriási segítség.
Online konzultációval várunk
Ha szeretnéd megnézni, hogyan illeszthető be a QUiCK a saját könyvelői folyamataidba, foglalj időpontot könyvelői konzultációnkra Vikihez, aki mindenben segít Neked!
A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, könyvelő vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.
Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.
💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!
Hozzászólások