Könyvelési csomagátadás kattintásra a QUiCK-kel
- Zselencz Dominika
- 1 nappal ezelőtt
- 3 perc olvasás
A könyvelési anyagok összegyűjtése és átadása sok vállalkozásnál még mindig több körös egyeztetést, hiányzó számlaképeket, e-mailben vagy rosszabb esetben szatyorban küldözgetett dokumentumokat és kézi rendszerezést jelent.
A könyvelők oldaláról ez nemcsak időigényes, hanem nehezen tervezhető folyamat is: ha az anyag hiányosan vagy rendezetlenül érkezik, a feldolgozás is lassabbá válik.
A QUiCK ebben segít: egy helyre gyűjti a számlákat, a NAV-adatokat, a számlaképeket és a könyveléshez szükséges információkat, majd ezeket akár strukturált módon tudja továbbadni a könyvelőprogram felé (lentebb írunk a támogatott programokról).
Garbage In, Garbage Out: miért számít a könyvelési anyag minősége?
A QUiCK-ben a vállalkozó nem egyszerűen feltölti a számláit egy digitális mappába. A rendszer segít a számlák gyűjtésében, iktatásában, rendszerezésében és NAV-adatokkal történő automatikus párosításában is.
Emellett az ügyfelek egy komplett pénzügyi rendszert kapnak: az utaláskönnyítő funkcióval egyszerűbben kezelhetik a tömeges utalásokat, a kategorizálás és címkézés segítségével pedig rugalmas, riportálható környezetben követhetik a pénzügyeiket. Így könnyebben átláthatják például a havi eredményüket vagy az aktuális ÁFA-pozíciójukat is. Ez pedig könyvelői oldalról is sokat segíthet, hiszen kevesebb „hogyan állunk az ÁFÁ-val?” típusú kérdés érkezik.
💡Tipp: Magyarországon egyedülálló módon, a vállalkozókat böngésző bővítménnyel is támogatjuk, amely segítségével biztosan nem felejt el egyetlen számlát sem feltölteni. A bővítmény automatikusan átvizsgálja a megnyitott weblapokat és e-maileket a böngészőben, és jelzi, ha feltölthető fájlt talál. Sőt, ha mégis letöltene az ügyfél egy dokumentumot, emlékeztet, hogy küldje be QUiCK fiókba.
Ez könyvelői oldalról azért fontos, mert így könnyebben észrevehető, ha egy számlához nem tartozik számlakép, ha valami hiányzik, vagy ha az ügyfél még nem adott át minden szükséges dokumentumot.
A cél nem az, hogy a könyvelőnek egy újabb felületet kelljen figyelnie, hanem az, hogy a feldolgozásra kerülő anyag eleve rendezettebben, átláthatóbban és kevesebb manuális munkával érkezzen meg. Ezt jól írja le az informatikából ismert „Garbage In, Garbage Out”, röviden GIGO-elv is: a kimeneti adatok minősége nagyban függ attól, milyen minőségű adatok kerülnek be a folyamatba. A könyvelésben ez különösen igaz. Ha hiányos számlaképek, pontatlan adatok vagy rendezetlen dokumentumok alapján indul a munka, az lassabb feldolgozáshoz, több egyeztetéshez és nagyobb hibakockázathoz vezethet. Ezért fontos, hogy a könyvelési anyag már az átadáskor ellenőrizhető és rendezett formában álljon rendelkezésre.
Hogyan jut el az adat a könyvelőprogramba?
A QUiCK többféle könyvelési adatátadási lehetőséget támogat, attól függően, hogy a könyvelő milyen rendszert használ.
Vannak közvetlen integrációk, ahol a QUiCK-ben feldolgozott számlaadatok, számlaképek és könyvelési információk gép-gép kapcsolaton keresztül kerülhetnek át a könyvelőprogramba. (SMARTBooks, NetAccounting, NOVITAX, Deep.erp, IMA, RELAX, Cashbook/RLB). Utóbbi kettő esetében (RELAX, Cashbook/RLB) kizárólag számlakép átadási lehetőség érhető el.
Más esetekben adatexport készíthető, amelyet a könyvelő importálni tud a saját rendszerébe (Kulcs-Soft). Ez nem teljesen automatikus megoldás, de még mindig jóval rendezettebb és gyorsabb, mint a számlák egyesével történő továbbítása vagy kézi rögzítése.
A lényeg mindkét esetben ugyanaz: amit a rendszerek el tudnak végezni, azt ne a vállalkozónak vagy a könyvelőnek kelljen kézzel mozgatnia.
Miben könnyíti meg ez a könyvelők munkáját?
A QUiCK könyvelői szempontból elsősorban a feldolgozás előkészítésében ad támogatást. A számlák strukturáltabban érkeznek, a kapcsolódó adatok könnyebben ellenőrizhetők, és csökken az esélye annak, hogy hiányzó dokumentumok miatt utólag kelljen újabb köröket futni az ügyféllel.
Ez különösen akkor jelent segítséget, ha egy könyvelőiroda több ügyféllel dolgozik, és fontos, hogy a hónap végi vagy bevallási időszaki anyaggyűjtés ne ad hoc módon történjen. Ha az anyag rendezettebben érkezik, kevesebb az egyeztetés, kevesebb nyitott kérdés marad, és a könyvelő–ügyfél együttműködés is gördülékenyebbé válik.
A QUiCK-ben elérhető jóváhagyási folyamatokkal az is követhetőbbé válik, hogy mely számlák kerülhetnek tovább feldolgozásra, tehát melyeket hagyott jóvá az ügyfél.
💡Tipp: ha egy számlát több munkatársnak is jóvá kell hagynia, a haladó jóváhagyás segíthet átláthatóbbá tenni a folyamatot. Több jóváhagyó is rendelhető a számlákhoz, a státuszok pedig könnyen nyomon követhetők.
A haladó könyvelési mód pedig a kontír információk másolásával tovább gyorsíthatja a számlák előkészítését. Ugyanis a rendszer magától ajánlja fel a kontírozási lehetőségeket a múltbeli minta alapján, így automatizálva az egyforma tételek feldolgozását.
Online konzultációval várunk
A QUiCK tehát nem egyszerűen abban segít, hogy a számlák „valahogy” eljussanak a könyvelőhöz. Inkább abban, hogy a könyveléshez szükséges dokumentumok és adatok átláthatóbban, ellenőrizhetőbben és minél kevesebb manuális munkával kerüljenek be a könyvelési folyamatba.
Ez a vállalkozónak is könnyebbség, a könyvelőnek pedig kiszámíthatóbb, gyorsabb és rendezettebb munkát jelenthet.
Ha szeretnéd megnézni, hogyan illeszthető be a QUiCK a saját könyvelői folyamataidba, foglalj időpontot könyvelői konzultációnkra Vikihez, aki mindenben segít Neked!
A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, könyvelő vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.
Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.
💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!
Hozzászólások