Új szintre lép a bejövő számlák kezelése? Érkezik a QUiCK számlafeltöltő bővítménye Chrome böngészőben

Digitalizáció a könyvelésben: gyakorlat és kihívások

Számlakép a könyveléshez, még mindig kell. A magyar vállalkozások és könyvelők egyre inkább valóban digitális megoldásokra támaszkodnak a bejövő számlaképek kezelésében és archiválásában. Az online számlázás terjedése, valamint az archiválással kapcsolatos jogszabályi változások – például 2025-től a rezsiszámlák kötelező elektronikus fogadása – nyomán egyre nagyobb az igény az egységes, hatékony számlaképkezelő rendszerek iránt.

Számos szolgáltató kínál ma már ilyen megoldásokat rajtunk kívül is: a Számlázz.hu Számlaverzuma, a Billingo NAV-szinkronja, vagy a Billcity, a Dataxo és a Cashbook rendszerei a KKV-k körében is jól ismertek. Mindez ellenére a mindennapok gyakorlatában továbbra is makacs problémák maradtak. Gyakran még mindig kerülőutak – e-mailek, manuális lépések – szükségesek ahhoz, hogy egy ügyfél számlája eljusson a könyvelőhöz, és sok könyvelőiroda küzd záráskor a továbbra is magas bizonylathiány miatt.

Tipikus gondok a bejövő számláknál:

1. Digitális „szatyrozás”: biztonságos, de nem elég hatékony: Az OCR nélküli megoldások – például amikor a NAV-adatok mellé a számlaképet is feltöltjük, mint a Számlázz.hu Számlaverzumában – kétségtelenül biztonságosak. Ugyanakkor nem kezelnek minden típusú bizonylatot, például a külföldi számlákat. Emellett egy bizonyos számlamennyiség felett, magas emberi erőforrás igényűek.

2. OCR és tömeges számlafeldolgozás: gyorsabb, de nem teljes. Az OCR (optikai karakterfelismerés) rengeteget gyorsít a feldolgozáson, hiszen automatizálja a számlák adatainak kinyerését és párosítását. A probléma inkább emberi oldalon marad: vajon az ügyfél valóban összegyűjt-e minden szükséges bizonylatot? Idő és motiváció híján a rendszer hatékonysága itt is korlátokba ütközhet.

3. Számlák e-mailben? Igen, de hibalehetőséggel: Az e-mailes fogadás OCR-rel kombinálva hatékony megoldás lehet – de nem problémamentes. Előfordul, hogy egyetlen e-mail két PDF-fájlt tartalmaz: például egy számlát és egy nyugtát. Az automatizált rendszerek mindkettőt iktatják, noha a könyvelés számára csak a számla lenne releváns. A különválasztás és a manuális újraküldés plusz munkát és hibalehetőséget jelent.

4. Csatolmány helyett letöltési link: automatizmus megtörve: Sok szállító már nem csatolmányként, hanem letöltési link formájában küldi a számlát. Ez manuális beavatkozást igényel: a felhasználónak belépnie kell a portálra, letölteni a dokumentumot, majd továbbítani azt – így az automatizált folyamat megszakad, és a számlakezelés újra nehézkessé válik.

5. Több cég, több dokumentumtípus: káosz e-mail aliasokkal: Aki több cég nevében kezel számlákat, vagy a számlák mellett más típusú dokumentumokat is iktat, gyakran kénytelen e-mail aliasokat és külön technikai címeket használni. Ez a rendszer könnyen átláthatatlanná válik, és jelentős hibalehetőséget hordoz.

A fenti esetek mindennaposak, és rávilágítanak, hogy minden számla és számviteli dokumentum összeszedése továbbra is komoly feladat, mind a vállalkozóknak, mind nekünk könyvelőknek.

Egy kattintásos számlafeltöltés: a Quick új Chrome-bővítménye

A QUiCK erre a kihívásra egy új eszközzel válaszol: 2025 július közepén indul számlafeltöltő QUiCK Chrome-bővítményünk, amely a gyakorlatban "egy-kattintásos" számlabevitelt és számla/dokumentum szortírozást tesz lehetővé. A bővítmény telepítése után a bővítmény automatikusan szkennelni a böngészőben megnyitott weboldalakat, annak érdekében, hogy "pdf fájlok" után nézzen.

Ha fájlt talál, akkor egy diszkrét „Q” gomb jelenik meg a dokumentum mellett, jelezve, hogy az egy kattintással feltölthető a QUiCK-be.

Egy felugró menüben kiválaszthatjuk, melyik céghez és milyen típusú dokumentumként iktassuk a fájlt. Végül azonnali visszajelzést kapunk a feltöltés sikerességéről.

Milyen előnyöket nyújt ez a megoldás?

• Célzott feltöltés, kevesebb hiba: A vállalkozó csak a kívánt dokumentumot tölti fel a könyvelési rendszerbe – nincs több felesleges csatolmány vagy véletlenül iktatott logó.

• Megszakítás nélküli folyamat: Ha a számla nem e-mail mellékletként érkezik, hanem például egy letöltési linken keresztül, a bővítmény kihagyja a kézi köztes lépéseket. A böngészőben egyből feltölthetjük a bizonylatot anélkül, hogy előbb lementenénk és továbbítanánk

• Egyszerűbb "többcéges-kezelés": A bővítménnyel egy kattintással a megfelelő céghez rögzíthetőek a számlák. Nem kell alias címekkel bajlódni, így kisebb a tévesztés esélye, és átláthatóbb a párhuzamosan több vállalkozás pénzügyeinek kezelése.

• Az így összeszedett dokumentumok a QUiCKbe kerülve természetesen az összes "kvikkes" logikán átfutnak, azaz OCR felismerés után NAV adatokkal párosodnak automatikusan, bekategorizálódnak, akár automatikus kontírszámot kapnak, stb, stb.

Pontosság, hatékonyság és jobb együttműködés

Az újítás kézzelfogható előnyökkel jár a könyvelői gyakorlatban – várhatóan csökken a manuális adatbevitelből és hiányos dokumentációból adódó hibák száma, mivel minden számla gyorsabban és pontosabban jut el a könyvelésbe.

Bár elsőre luxusnak tűnhet egy újabb eszköz bevezetése (annak ellenére, hogy a bővítmény maga ingyenes), valójában nem az a kérdés, hogy eddig megvoltunk-e nélküle, hanem hogy mennyivel több számla kerül a helyére a használatával. Ezt hamarosan reméljük a gyakorlat is igazolja, hiszen a funkció 2025 július közepétől elérhető lesz.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók, vállalkozó könyvelők vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

👉 Ha még nem hallottál a QUiCK-ről, próbáld ki ingyen 30 napig!

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!