Számlázási alapismeretek II. rész | Helyesbítés

Egy rosszul megadott teljesítési dátum, egy elírt adat vagy egy utólag adott kedvezmény miatt könnyen előfordulhat, hogy egy már kiállított számlához ismét hozzá kell nyúlnunk. Ilyenkor azonban nem feltétlenül kell az egész számlát sztornózni (érvényteleníteni) és újat kiállítani: sok esetben elegendő a helyesbítés.

A Számlázási alapismeretek sorozatunk első részében a sztornózás legfontosabb szabályait jártuk körül. Ezúttal megnézzük, mit jelent pontosan a helyesbítés, milyen adatok javíthatók módosító számlával, mit kell tartalmaznia ennek a bizonylatnak, és mire érdemes különösen figyelni a dátumoknál.

Mit jelent pontosan a helyesbítés?

Helyesbítéskor az eredeti ügylet nem válik érvénytelenné. A gazdasági esemény megtörtént, a számlára továbbra is szükség van, csak annak valamely adatát kell javítani, kiegészíteni vagy utólag módosítani.

A jogszabályi megfogalmazás szerint ilyenkor egy úgynevezett „számlával egy tekintet alá eső okirat” készül. A gyakorlatban ezt legtöbbször módosító vagy helyesbítő számlának nevezzük. A módosító bizonylat mindig egy korábban kiállított számlára hivatkozik. Fontos, hogy az eredeti számlára is szükség van: az eredeti és helyesbítő számla együtt írja le az adott ügyletet.

Milyen esetekben lehet szükség helyesbítésre?

Helyesbítésre számos hétköznapi helyzetben szükség lehet. Ilyen lehet például, ha:

• hibásan szerepel a számlán a teljesítés időpontja,

• egy adat kimaradt a számláról,

• javítani kell a termék vagy szolgáltatás valamely adatát,

• hibás a mennyiség, az egységár vagy a kiszámlázott összeg,

• utólag kedvezményt adunk a vevőnek,

• megváltozik az adóalap vagy az áfa összege,

• egy terméket utólag visszaveszünk, ezért csökkenteni kell a korábban kiszámlázott összeget.

Helyesbítés vagy sztornózás? Nem mindegy!

A két fogalom közötti legfontosabb különbség, hogy helyesbítéskor maga az ügylet továbbra is érvényes, csak valamely adatát korrigáljuk. Sztornózáskor ezzel szemben az eredeti számlát teljes egészében érvénytelenítjük.

Vannak esetek, amikor a helyesbítés önmagában nem elég, sztornózással szükséges javítani az adatokat. Ilyen például, ha két hasonló nevű vállalkozás közül teljesen másik adóalany részére állítottuk ki a számlát, mint aki valójában a vevő volt, akkor ezt nem lehet pusztán egy módosító bizonylattal kijavítani. A téves számlát érvényteleníteni kell, majd a tényleges vevő részére új számlát kell kiállítani.

Érdemes tehát először mindig azt tisztázni: ugyanaz az ügylet és ugyanaz a vevő marad, csak valamely adat hibás? Ha igen, jellemzően a helyesbítés lehet a megfelelő megoldás. Ha maga a számla vált okafogyottá, vagy nem a tényleges vevő részére készült, akkor inkább az első részben bemutatott sztornózás kerülhet elő.

Egyébként az adóhatóság azt is elfogadja, amikor egy hibás számlát először sztornózunk, majd kiállítunk helyette egy új, helyes számlát. Ebben az esetben azonban fontos, hogy a bizonylatok közötti kapcsolat egyértelműen követhető legyen. Érdemes a megjegyzés rovatban feltüntetni a sztornózás, illetve az új számla kiállításának pontos okát, illetve a hibás számla sorszámára való hivatkozást az érvénytelenítő bizonylatnak és az új számlának is érdemes tartalmaznia. 

Helyesbítés vagy sztornó?

A szabályok után nézzük meg néhány hétköznapi példán keresztül is, melyik megoldás lehet a megfelelő.

1. Rossz teljesítési dátum került a számlára → helyesbítés

A szolgáltatás valóban megtörtént, a vevő is megfelelő, csak például március 10. helyett március 12. került a számlára teljesítési időpontként. Ilyenkor az eredeti számla érvényben marad, a hibás dátumot pedig módosító számlával lehet javítani.

2. Hibás összeget számláztál → helyesbítés

Ha például 100 000 Ft helyett 120 000 Ft került a számlára, de maga az ügylet megtörtént, nincs szükség feltétlenül a teljes számla érvénytelenítésére. A különbözet módosító számlával korrigálható.

3. Utólag kedvezményt adsz → helyesbítés

Ha a számla kiállítása után úgy döntesz, hogy például 10% kedvezményt biztosítasz a vevőnek, az eredeti ügylet továbbra is fennáll, csak az ellenérték változik. Ezt szintén módosító számlával lehet rendezni.

4. Rossz vevői adatokat adtál meg a számlán → sztornózás és új számla

Ebben az esetben a téves számlát érvényteleníteni kell, majd a vevő részére új számlát kell kiállítani a megfelelő adattartalommal.

5. Az ügylet végül meg sem valósult → sztornózás

Ha például kiállítottad a számlát, de a megrendelés meghiúsult, a szolgáltatás nem történt meg vagy az értékesítéstől elálltak, akkor nincs mit „helyesbíteni”: maga az eredeti számla alapjául szolgáló ügylet szűnt meg. Ilyen esetben sztornózásra van szükség.

Egyszerű kapaszkodó: ha az ügylet megtörtént, csak a számla valamely adatát vagy összegét kell korrigálni, gondolj elsősorban a helyesbítésre. Ha viszont maga az eredeti számla válik okafogyottá, vagy olyan adatot tartalmaz, ami nem módosítható, inkább a sztornózás lehet a megfelelő út.

Fontos még, hogy a módosítás lényege az, hogy később is egyértelmű legyen, melyik számlát változtattuk meg. Sok számlázóprogram például az eredeti számla további adatait is megjeleníti, hogy könnyebben átlátható legyen, mi változott.

Mi legyen a teljesítési időpont a helyesbítő számlán?

Ez az egyik leggyakoribb buktató. Ha nem a teljesítési időpontot javítjuk, akkor a módosító számlán nem a helyesbítés napját kell új teljesítési időpontként feltüntetni. A módosító bizonylaton ilyenkor az eredeti számlán szereplő teljesítési időpontnak kell megjelennie. Vagyis ha egy márciusi teljesítésről kiállított számlát júniusban azért módosítunk, mert hibás volt rajta az összeg, attól maga a teljesítés még nem válik júniusivá.

Más a helyzet természetesen akkor, ha éppen a teljesítési időpont volt hibás az eredeti számlán. Ebben az esetben a módosításnak a helyes teljesítési dátumot kell tartalmaznia.

És mi történik, ha a helyesbítő számlát rontottad el?

Előfordulhat, hogy nemcsak az eredeti számlán, hanem az annak javítására kiállított helyesbítő számlán is hiba marad. Ilyenkor sem kell pánikba esni: például a Számlázz.hu-ban a helyesbítő számlát nem lehet egyszerűen sztornózni, a hibát egy újabb helyesbítő számlával lehet korrigálni. Ilyenkor fontos, hogy az eredeti számla és az ahhoz kapcsolódó valamennyi helyesbítő számla együtt mutatja meg az ügylet végleges, helyes tartalmát.

Ha például az első helyesbítő számlán olyan tétel szerepelt, amelynek nem kellett volna, azt egy újabb helyesbítő számlán ellenkező előjellel lehet korrigálni.

A helyesbítő számla javításának pontos menetét és egy konkrét példát a Számlázz.hu Tudástárában is megtalálod.

Tippek a helyes számlamódosításhoz

1. Először is döntsd el, helyesbítésre vagy sztornózásra van szükség!

Ha maga az ügylet rendben van, és csak egy adatot kell korrigálni, jellemzően a módosító számla a kézenfekvő megoldás. Ha viszont az eredeti számlát teljes egészében érvényteleníteni kell, sztornózásra lehet szükség.

2. Különösen figyelj a dátumokra!

A módosító számla kiállításának napja nem jelenti automatikusan azt, hogy a teljesítés dátuma is megváltozott. Ha az eredeti teljesítési időpont helyes volt, annak változatlanul kell maradnia.

3. Tedd egyértelművé, pontosan mi változott!

Akár összegről, akár egyéb adatról van szó, a módosítás legyen világos és visszakövethető. Ez az ügyfeled, a könyvelőd és egy esetleges NAV-ellenőrzés során is sokat segíthet. Érdemes a megjegyzésben ezt az okot feltüntetni.

A számlázás során előfordulhatnak hibák. A lényeg az, hogy ezeket megfelelően és visszakövethetően javítsuk.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!