Céges autó: vásárlás, lízing vagy bérlés? | Döntési szempontok vállalkozóknak | 2. rész

Sok vállalkozásnál már adott egy autó – csak épp nem a cég nevén van. Lehet, hogy a tulajdonosé, egy munkatársé, vagy családtagé. De attól még napi szinten használják ügyféllátogatásra, kiszállításra vagy adminisztrációs ügyintézésre. A kérdés viszont marad: hogyan lehet jogszerűen, költséghatékonyan és átláthatóan céges célra használni egy magántulajdonú járművet?

És mi a helyzet akkor, ha nem szeretnél saját autóval bajlódni, hanem inkább valamilyen rugalmasabb, kiszervezett megoldásban gondolkodsz – mint például a flottakezelés vagy a közösségi autózás?

A cikksorozatunk második részében ezeket a lehetőségeket járjuk körbe. Bemutatjuk, hogyan lehet a magántulajdonú autót cégesen használni, mire figyelj, ha flottaszolgáltatót választasz, és milyen szabályok vonatkoznak a carsharing-re üzleti célú használat esetén.

Ha az autóbeszerzés klasszikus formái (vásárlás, lízing, bérlés) érdekelnek, akkor olvasd el a cikksorozat első részét ide kattintva.

Magántulajdonú autó céges használata

Gyakori eset, különösen induló vállalkozásoknál vagy egyéni vállalkozóknál, hogy a cég nem vásárol külön járművet, hanem a vállalkozó saját, magánszemélyi tulajdonban lévő autóját használja üzleti célra. Ez elsőre kézenfekvő, költségkímélő megoldásnak tűnhet, azonban fontos tisztában lenni az elszámolás, az adózás és a dokumentáció szabályaival.

A magántulajdonú jármű céges használatának egyik módja az útnyilvántartás vezetése. Ilyenkor a vállalkozás az üzleti célú utak költségét a tényleges üzemanyag-fogyasztás és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján számolja el. Alternatív lehetőség az átalányköltség elszámolás, amely jelenleg 15 Ft/km költségelszámolást tesz lehetővé, útnyilvántartás vagy menetlevél alapján.

Fontos: a költségek akkor számolhatók el, ha a gépjárművet valóban üzleti célra használják, és ezt megfelelően dokumentálják. 

Előnyök:

• Költségtakarékos, nem szükséges külön járművet vásárolni vagy bérelni, így a vállalkozás likviditása megmarad.

• Ha magántulajdonú autót használsz a céghez, kétféle módon is el tudod számolni a használatot céges költségként — részletes útnyilvántartással vagy NAV által meghatározott átalány alapján. Az átalány egy egyszerűsített költségelszámolási forma magántulajdonú autó céges használata esetén, amelyhez nem szükséges útnyilvántartást vezetni. Az elszámolás a megtett kilométerek alapján, a NAV által havonta közzétett fix összeggel (ún. kilométerenkénti átalány) történik. 

• Bármikor alkalmazható, nem igényel szerződéskötést vagy hosszú távú elköteleződést.

• Nem keletkezik tárgyi eszköz a könyvekben, így az értékcsökkenés nyilvántartására sincs szükség.

Hátrányok:

• Magas adminisztrációs igény miatt az útnyilvántartásnak tételesnek, naprakésznek és ellenőrizhetőnek kell lennie.

• Magántulajdonú gépjármű céges használata esetén a vállalkozás sem a használat, sem az üzemanyagköltség után nem élhet áfa-levonással.

• Ha a gépjármű üzleti használata mellett magáncélú használat is fennáll (és nem kizárólagos céges használatról van szó), akkor a cégautóadót meg kell fizetni.

• Kockázat a hitelességben: egy ellenőrzés során a NAV szigorúan vizsgálja, hogy az autó valóban üzleti célokat szolgált-e.

Ez a konstrukció elsősorban egyéni vállalkozóknak vagy olyan társas vállalkozásoknak lehet hasznos, amelyeknél az autóhasználat csak időszakos, alacsony intenzitású, és nem indokolt külön céges jármű fenntartása. Ez a megoldás tehát átmeneti időszakban vagy kis volumenű gépjárműhasználat esetén ideális, de ha a használat rendszeressé válik, érdemes lehet áttérni egy másik, céges jogviszonyban elszámolható konstrukcióra, mint például pénzügyi lízing vagy tartós bérlet (ezekről írtunk az a cikksorozat első részében).

Flottakezelés

A flottakezelés olyan járműhasználati forma, amely több gépjármű egyidejű, szervezett, gyakran központosított üzemeltetését jelenti. Ezt leggyakrabban közép- és nagyvállalatok veszik igénybe, de egyre több olyan KKV is van, ahol már két-három autó fenntartása is megindokolja egy külső szolgáltató bevonását. A flottakezelő cégek vállalják a járműpark beszerzését, szervizelését, biztosítását, sőt akár a cégautó-politika kialakítását és a gépjárműhasználat szabályozását is.

A konstrukció mögött állhat tartós bérlet, operatív lízing vagy akár saját tulajdonú járművek menedzsmentje is – itt a kulcs az egységes, átlátható és adminisztratív tehermentes működés.

Előnyök:

• Teljes körű kiszervezés miatt a gépjárművek beszerzésétől a szervizkoordinációig minden a flottakezelő feladata.

• Költségoptimalizálást jelenthet, a szolgáltatók gyakran nagy tételben tárgyalnak biztosítókkal, szervizekkel, így alacsonyabb egységköltséget biztosíthatnak.

• Átlátható működést biztosít egységes szerződések, riportok és számlázás segítségével, ami könyvelési szempontból is előnyös.

• Egyszerű a járműpark bővítése vagy csökkentése, így könnyedén skálázható.

• A cég belső erőforrásait nem terheli az autókkal kapcsolatos ügyintézés, időmegtakarítás lehetséges.

Hátrányok:

• A cég bizonyos döntésekben a flottakezelő javaslataira támaszkodik, ezáltal kisebb a gyakorolt kontroll.

• Szerződéses kötöttségek révén hosszabb távú elköteleződést jelent, amelyet nem minden vállalkozás preferál.

• A költségek koncentrációja havi díjak formájában jelentkezik, ami a cash flow-t érzékenyebbé teheti.

Akkor lehet érdemes flottakezelésben gondolkodni, amikor több jármű napi szintű használata szükséges, vagy ahol fontos az, hogy a gépjárműhasználat ne vonjon el belső erőforrásokat az alaptevékenységtől. A flottakezelés lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozás a járműveket valóban eszközként, nem pedig problémaként kezelje – anélkül, hogy azokkal külön foglalkoznia kellene. Ugyanakkor a döntés előtt érdemes megvizsgálni, hogy a flottakezelés valóban költséghatékonyabb-e, mint az egyes járművek egyéni lízingelése vagy bérlése!

Közösségi autózás - Carsharing

A közösségi autómegosztás – vagyis carsharing – elsősorban a nagyvárosi cégek és vállalkozók számára lehet vonzó megoldás. A lényege, hogy a felhasználó egy mobilapplikáción keresztül igénybe vehető autót bérel perc alapon, órás vagy napi díjért, amelynek használata után egyszerűen leparkolja az autót, és lezárja a bérlést. Ilyen szolgáltatást kínál többek között a MOL Limo, GreenGo vagy ShareNow (főként Budapesten és néhány vidéki nagyvárosban).

A carsharing nem jár hosszú távú elköteleződéssel, eszközbeszerzéssel vagy szervizfeladatokkal. A járműpark karbantartásáról, biztosításáról és üzemanyag-ellátásáról a szolgáltató gondoskodik, így a vállalkozásnak ezzel nincs teendője. A használat után a szolgáltató – megfelelő céges regisztráció esetén – áfás számlát is kiállít, így költségként elszámolható.

Előnyök:

• Teljes rugalmasságot biztosít, mindig csak a használatot követően kell fizetni.

• Fenntartási költség nincs, hiszen a biztosítás, karbantartás, parkolás a szolgáltatót terheli.

• Gyors és egyszerű a használata - nem kell szerződést kötni, autót fenntartani.

• Költségként elszámolható.

Hátrányok:

• Elérhetőségi korlátokokba ütközhetünk, jellemzően csak nagyvárosokban és kijelölt zónákon belül működik.

• Előre nem garantált az autóelérhetőség, így forgalmas időszakokban nehezebb szabad autót találni.

• Az elszámolás bonyolultabb lehet, mivel egyéni felhasználói fiókok kezelése, és adminisztráció szükséges.

• Rendszeres használat esetén drágább lehet, mint egy saját vagy bérelt autó.

Ez a megoldás elsősorban olyan vállalkozásoknak ajánlott, amelyek alkalmanként, rövid időre használnak gépjárművet városi közlekedéshez (pl. ügyintézéshez, tárgyalásokhoz, kiszálláshoz). Olyan cégek számára is jó kompromisszum lehet, akik még nem döntöttek járműbeszerzésről, vagy akik a fenntartási költségeket teljesen ki szeretnék iktatni.

Hogyan hozzuk meg a végső döntést?

A vállalkozás számára legmegfelelőbb gépjárműhasználati forma kiválasztása több tényező átgondolását igényli. A jó döntés hosszú távon nemcsak költséget takaríthat meg, hanem gördülékenyebbé teheti a működést, egyszerűsítheti az adminisztrációt, és minimalizálhatja az adózási kockázatokat is. Ehhez azonban fontos, hogy a választás ne kizárólag anyagi megfontoláson alapuljon, hanem a vállalkozás tevékenységéhez, működéséhez és jövőbeli terveihez is illeszkedjen.

Az első és legfontosabb szempont, amit mérlegelni kell: milyen gyakorisággal és célra használjuk az autót? Ha csak ritkán van szükség autóra (pl. néhány ügyintézési alkalomra vagy partnerlátogatásra), a rövid távú bérlés vagy a közösségi autózás jelenthet gazdaságos megoldást. Ha viszont állandó fuvarozási, kiszállítási vagy ügyfélkapcsolati feladatokat lát el valaki, akkor célszerűbb egy stabilabb, kiszámíthatóbb konstrukció (pl. tartós bérlet vagy saját tulajdonú jármű) mellett dönteni.

Fontos kérdés az is, hogy a jármű használója egyéni vállalkozó, társas vállalkozás tagja vagy alkalmazott. Ha a járművet több munkatárs is használja, vagy ha a flottát kell összehangolni, akkor a flottakezelés vagy operatív lízing lehet célszerűbb választás.

Pénzügyi szempontból a beruházás volumene és a fenntartási költségek szintén döntő tényezők. Saját autó vásárlása nagyobb kezdeti kiadással jár, ugyanakkor hosszú távon megtérülhet – főleg, ha az autó intenzíven van használva, és nem szükséges 2-3 évente új járműre váltani. Ezzel szemben a tartós bérlet vagy a pénzügyi lízing kiszámítható havi kiadással jár, de nincs tulajdonszerzés, ami hosszabb távon összességében többe is kerülhet.

Nem elhanyagolható az sem, hogy milyen adózási és ÁFA - kezelési lehetőségek járnak az egyes konstrukciókhoz. ÁFA csak akkor igényelhető vissza, ha az autó és annak használata kizárólag üzleti célú, és ezt hitelt érdemlően (pl. útnyilvántartással) igazolni lehet, azonban ilyenkor sem minden esetben. A cégautóadó-fizetési kötelezettség szintén sokaknál befolyásoló tényező. Érdemes ezért a könyvelővel egyeztetni, hogy az adott megoldás milyen adózási következményekkel jár.

A döntésnél érdemes figyelembe venni a jövőbeli rugalmasságot is. Egy vásárlás vagy pénzügyi lízing hosszú távra köti a céget egy járműhöz – ami problémás lehet, ha gyors növekedés vagy irányváltás történik. A rugalmasabb konstrukciók (mint a bérlés vagy a carsharing) könnyebben alakíthatók a cég változó igényeihez.

Végül, de nem utolsó sorban: a belső erőforrások és az ügyintézési hajlandóság is befolyásoló tényező. Van, ahol nincs kapacitás a szervizelés, biztosítás, papírmunka intézésére – ott a kiszervezett megoldások, mint a flottakezelés vagy a tartós bérlet, hosszú távon időt és energiát takaríthatnak meg. A céges járműhasználat tehát nemcsak egy eszközbeszerzési kérdés, hanem komplex döntés, amely pénzügyi, adózási, működési és adminisztratív szempontokat is érint: érdemes minden lehetőséget mérlegelni, és ha kell, szakértői segítséget kérni ahhoz, hogy a választott megoldás ne csak ma, hanem a cég jövőbeli terveihez igazodva is ideális legyen.

---

A cikkeink szeretettel és odafigyeléssel készülnek, mert hisszük, hogy Ti, vállalkozók vagytok a gazdaság mozgatórugói és megérdemlitek a támogatást.

Mi, a QUiCK csapata azon dolgozunk, hogy a tanácsadást digitalizáljuk: szuper digitális eszközökkel, de végletekig humán nézőponttal. A QUiCK-et is ebben a szellemben fejlesztjük.

Ha szeretnél rendet tenni a vállalkozásod pénzügyeiben, próbáld ki a QUiCK-et 30 napig ingyen!

 📄 Minden számlád egy helyen,

 💸 gyors utalások az Utaláskönnyítővel,

 📊 ha pedig tudatosabb működésre vágysz, a kontrolling funkciók segítenek: a rendszer megtanulja a kategóriáidat és címkéidet, így egy kattintással átláthatod az eredményeidet.

💡 Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk? Iratkozz fel a hírlevelünkre itt!